I. Tiền và các khoản tương đương tiền
3.2.2 Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng
Bộ phận kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng bán hàng sau khi thỏa thuận giá bán, hình thức thanh toán. Sau đó phòng kinh doanh sẽ lập đề nghị xuất bán. Kế toán sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hóa đơn GTGT. Kế toán công nợ sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công nợ. Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng.
Có hai trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Lỗi trong nhận giao hàng, chất lượng hàng... thuộc về Công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng.
- Trường hợp 2: Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ.
Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ như trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng. Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu.
Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với những khoản nợ không thu hồi được và cũng không bán được cho công ty mua bán nợ. Sau đây là một số nghiệp vụ thanh toán:
Ví dụ về nghiệp vụ: Ngày 07/04/2011, công ty Cổ phần Thương mại LD Hà Nội xuất bán thép cây cho Công ty CP XD TM Thành Long theo hóa đơn số 0000015.
Căn cứ vào hóa đơn thuế GTGT, kế toán của Công ty ghi nhận: Nợ TK 131: 19.349.000
Có TK 511: 17.590.000 Có TK 3331: 1.759.000
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán hạch toán vào giá vốn hàng bán và ghi nhận:
Nợ TK 632: 17.059.000 Có TK 156: 17.059.000
Mẫu 3.1: Hóa đơn thuế GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTHT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG LD/11P
Liên 1: Lưu 0000015 Ngày 07 tháng 04 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Thương Mại LD Hà Nội Mã số thuế: 0101623635
Địa chỉ: Số 19/536 Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 3633 4798 Fax: (84-4) 3633 8846
Đơn vị mua hàng: Công ty CP XD TM Thành Long Địa chỉ: 314/1 Nguyễn Chí Thanh – TP Thái Nguyên Mã số thuế: 4600441901
Hình thức thanh toán: TM/CK
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)
Mẫu 3.2: Phiếu xuất kho
STT Tên hàng hóa
Dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
1 Thép cây Kg 640 27.484 17.590.000
Cộng tiền hàng: 17.590.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.759.000 Tổng tiền thanh toán: 19.349.000 Số tiền viết bằng chữ: mười chín triệu ba trăm bốn chín nghìn đồng chẵn/
Công ty TNHH TM Mẫu số: 01-VT (Ban hành theo LD Hà Nội QĐ48/09/2006 của Bộ trưởng BTC