3.1.2.1. Mục tiêu giải pháp
Đây là giải pháp nhằm hạn chế khả năng xảy ra rủi ro đã nêu ở phần thực trạng rủi ro của NH: DN do còn hạn chế về trình độ nghiệp vụ ngoại thương, chưa thật sự hiểu rõ hết các thông lệ quốc tế nên còn gặp nhiều sai sót trong quá trình mở L/C đồng thời quá trình thanh toán vẫn còn nhiều tình huống phát sinh có thể gây rủi ro cho DN cho nên sự tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong suốt quy trình thanh toán TDCT của NH là điều vô cùng cần thiết.
Trong thực tế, không phải tất cả các DN tham gia vào hoạt động ngoại thương đều có sự am hiểu thông suốt về các văn bản quy định, nguyên tắc trong lĩnh vực này. Còn có nhiều DN kiến thức còn hạn chế, ảnh hưởng tới quyền lợi của bản thân họ trong quá trình ký kết hợp đồng mua bán cũng như thanh toán TDCT. Chính vì vậy, NH cần có sự tư vấn trên mọi khía cạnh cho các DN khi được yêu cầu trong suốt quy trình thanh toán TDCT nhằm tránh những rủi ro và có thể xử lý được những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng và thanh toán để đảm bảo quyền lợi của khách hàng đồng thời giữ uy tín cho NH.
Đây cũng là cách thể hiện sự quan tâm, chăm sóc của NH đối với khách hàng. Việc biết chăm sóc khách hàng một cách chu đáo, tận tình, biết quan tâm và hiểu rõ khách hàng cần gì bằng cách cung cấp cho họ những thông tin, những lời khuyên bổ ích cũng như giải đáp những thắc mắc, băn khoăn sẽ để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, qua đó góp phần củng cố mối quan hệ với các khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới đến với NH.
3.1.2.2. Cách thực hiện
NH nên thành lập một bộ phận tư vấn riêng biệt bao gồm những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm tiến hành tư vấn về kiến thức ngoại thương, TDCT, cung cấp thông tin, cho lời khuyên bổ ích trong mỗi giai đoạn hay trong cả quá trình thanh toán TDCT theo yêu cầu khách hàng.
Khách hàng nếu có nhu cầu sẽ được hướng dẫn tới bộ phận này để sử dụng dịch vụ tư vấn. Khách hàng có thể yêu cầu được tư vấn trong từng giai đoạn riêng biệt, khi gặp vấn đề phát sinh, khi có thắc mắc băn khoăn hoặc có thể lựa chọn dịch vụ tư vấn trọn gói suốt từ khi ký hợp đồng đến khi nhận được hàng. Những DN mới hoạt động, chưa có nhiều kinh nghiệm nên sử dụng dịch vụ này.
Chi tiết quá trình dịch vụ tư vấn trọn gói:
NH sẽ tư vấn cho khách hàng ngay từ khi lập và ký kết hợp đồng NK:
NH sẽ tìm hiểu kỹ các thông tin về đối tác tham gia ký kết hợp đồng với khách hàng của mình thông qua các nguồn thông tin như Internet, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam hay qua hệ thống NH đại lý của EIB ở quốc tế để có những thông tin đáng tin cậy về DN nước ngoài cung cấp cho khách hàng. Qua đó, có thể hạn chế khả năng khách hàng gặp phải kẻ lừa đảo.
Tư vấn cho khách hàng phương thức và những điều kiện thanh toán có lợi nhằm tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng:
Tư vấn cho khách hàng nên sử dụng phương thức thanh toán nào sao cho thuận tiện và chi phí thấp nhất, ngoài ra còn tính đến lợi ích tối đa mà phương thức thanh toán có
thể mang lại. Việc lựa chọn phương thức nào còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như: trị giá lô hàng, mức độ tin cậy lẫn nhau giữa hai bên. Nếu trị giá hợp đồng lớn, độ tin cậy giữa khách hàng và đối tác chưa cao, NH sẽ tư vấn khách hàng nên sử dụng phương thức TDCT, phương thức thanh toán an toàn nhất và chặt chẽ nhất về quy trình, đảm bảo quyền lợi tốt nhất đối với khách hàng. Nếu lựa chọn phương thức thanh toán TDCT, tùy từng trường hợp, NH sẽ tư vấn cho khách hàng nên sử dụng loại L/C nào. Chẳng hạn như:
Nếu khách hàng giao dịch với một đối tác có quan hệ thường xuyên, giao hàng theo chu kỳ, nhập về cùng một loại hàng hóa thì NH sẽ tư vấn khách hàng nên sử dụng L/C tuần hoàn cho tiết kiệm chi phí.
Nếu người XK cần thêm vốn để sản xuất trước khi giao hàng, NH sẽ tư vấn khách hàng nên sử dụng L/C có điều khoản đỏ để cấp vốn cho đối tác. Nhưng khi sử dụng loại L/C này, NH sẽ đề nghị khách hàng mở thêm một L/C dự phòng để đảm bảo an toàn cho khách hàng.
Nếu trị giá hợp đồng lớn, khách hàng cần một khoản thời gian sau khi hàng về mới thanh toán được, NH sẽ tư vấn khách hàng nên sử dụng L/C trả chậm.
Tư vấn cho khách hàng lựa chọn điều kiện thương mại nào cho hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Hiện nay hầu hết các DN vẫn thường lựa chọn điều kiện CIF1
cho hàng NK. Đó gần như là một tập quán từ trước đến nay. Nguyên nhân là do tư tưởng suy nghĩ rằng khi NK với điều kiện CIF thì sẽ không phải lo về vấn đề thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa. Thông thường, người NK ở Việt Nam thường để cho chắc ăn thì sẽ không muốn mình phải làm việc gì khác ngoài việc ra cảng nhận hàng nên họ sẽ muốn mua với điều kiện CIF hơn. Còn có một lý do nữa là nhiều DN vẫn chưa thật sự tin tưởng vào dịch vụ vận tải bảo hiểm trong nước. NH sẽ tư vấn cho DN những lợi ích khi sử dụng điều kiện CIF
1
CIF (COST, INSURANCE AND FREIGHT) Khi giá cả được nêu là CIF, nó có nghĩa là giá của bên
bán hàng đã bao gồm giá thành của sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm. CIF là một thuật ngữ thương mại quốc tế (xem bài Incoterm)
và các điều kiện khác để DN lựa chọn chứ không nhất thiết là lúc nào cũng là nhập CIF. Chẳng hạn như nếu sử dụng điều kiện FOB trong NK, DN có thể có các lợi ích sau:
DN chịu trách nhiệm thuê tàu, mua bảo hiểm nên DN có thể tiết kiệm được một khoảng chi phí khi thuê tàu và mua bảo hiểm tại Việt Nam do DN sẽ trả phí bằng đồng Việt Nam trong khi nếu vận tải bảo hiểm do bên người XK lo sẽ tính vào giá bằng ngoại tệ và tính ra DN phải trả khoản phí đó bằng ngoại tệ khi thanh toán. Ngoài ra DN có thể chủ động thương lượng hợp đồng vận tải, bảo hiểm, do đó cũng có thể tiết kiệm chi phí khi họ thương lượng được giá cước vận tải tốt hơn, phí bảo hiểm rẻ hơn.
DN có thể giảm rủi ro hơn khi chủ động chỉ định hãng vận tải. Đại lý của hãng vận chuyển tại cảng xuất sẽ liên lạc với người XK để kiểm tra tính sẵn sàng của hàng hóa, số lượng hàng, khối lượng hàng… Công việc này sau đó sẽ được đại lý hãng vận chuyển tại cảng xuất báo cáo về người chỉ định (bên NK). Công việc này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi người XK là công ty “ma” hay khi người XK cố tình lừa đảo giao hàng không đúng hợp đồng.
Trong khi đó, nhập theo điều kiện CIF vẫn tiềm ẩn rủi ro cho người NK. Do người XK được quyền lựa chọn hãng vận chuyển nên có khả năng hãng vận chuyển này có thể hùa theo người XK để lừa người NK. Ví dụ như ký lùi vận đơn hay chưa nhận hàng hoặc hàng chưa lên tàu mà phát hành vận đơn để người XK có thể nhận được tiền thanh toán. Hay như rủi ro tiềm ẩn là người XK sẽ chọn hãng vận tải giá rẻ, và theo quy luật “tiền nào, của nấy”, dịch vụ cũng kém theo mức độ rẻ, thời gian chuyển tải dài ngày. Trong khi nếu NK theo điều kiện FOB1
thì DN chủ động chọn hãng vận tải, do vậy biết rõ lịch trình lô hàng và có những quyết định phù hợp.
Tư vấn cho khách hàng lựa chọn hãng tàu, nhà cung cấp bảo hiểm uy tín nếu khách hàng chọn nhập theo điều kiện FOB.
1
FOB là Free On Board, nghĩa là Miễn trách nhiệm Trên Boong tàu nơi đi còn gọi là " Giao lên tàu".
Tư vấn cho khách hàng chọn NH thông báo L/C và các NH khác có liên quan. Những NH càng lớn, càng có uy tín, quan hệ tốt và thường xuyên thanh toán sòng phẳng thì việc thanh toán sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn.
NH sẽ kiểm tra và lưu ý với khách hàng một số chi tiết trong BCT để phù hợp với các quy định trong nước. Ví dụ: Khi hàng hóa là nguyên liệu làm thuốc có thời hạn 3 năm, NH sẽ lưu ý với khách hàng tránh trường hợp thời gian hàng nhập cảng quá 6 tháng kể từ ngày sản xuất; NH sẽ tư vấn cho khách hàng nhắc nhở hoặc yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ không được phép viết tay để phù hợp với quy định của Hải quan.
NH sẽ kiểm tra đơn đề nghị mở L/C của khách hàng, đảm bảo mọi điều khoản đều phù hợp với quy định, luật pháp trong nước cũng như quốc tế.
Nếu phát hiện chứng từ giả mạo, NH sẽ báo ngay cho khách hàng và thực hiện các biện pháp xử lý nhằm bảo vệ lợi ích của DN cũng như NH.
Khi chứng từ có sai sót, đặc biệt đối với những lô hàng giá trị lớn, NH sẽ khuyến cáo khách hàng xem xét cẩn thận trước khi chấp nhận bất hợp lệ, ký hậu vận đơn chấp nhận thanh toán và làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Sau khi nhận hàng hóa, nếu phát hiện hàng hóa giao không đúng quy định như trong L/C do người XK cố ý, NH sẽ tư vấn, giúp đỡ khách hàng tiến hành kiện tụng, tranh chấp.
Nếu có xảy ra rủi ro gây hư hỏng, tổn hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển, NH sẽ tư vấn cho khách hàng tiến hành những thủ tục cần thiết để đòi tiền bảo hiểm.