Việc đầu tiên NH cần làm là chú trọng việc tìm hiểu kỹ đối tác giao dịch của DN Việt Nam ngay từ khi DN gửi đơn xin mở L/C.
Nếu đối tác của khách hàng là một DN nước ngoài có uy tín hoặc được NH hiểu biết rõ do đã từng là đối tác giao dịch với các DN khác mở L/C tại NH thì không sao. Nhưng nếu đối tác nước ngoài là một DN lạ lẫm, nằm ngoài tầm hiểu biết của NH và nhất là nằm trong những thị trường cung ứng có rủi ro lớn, đã từng xảy ra lừa đảo như Châu Phi, Trung Đông thì việc tìm hiểu ban đầu này là vô cùng cần thiết và có tác dụng quan trọng
trong việc hạn chế rủi ro do sự không trung thực của người XK trong thanh toán L/C. Khi tiến hành giao dịch với một DN nước ngoài mới, trước tiên NH cần tìm hiểu tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, mức độ uy tín và các thông tin liên quan khác của DN đó. Việc tìm hiểu thông tin có thể được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau như thông qua các NH đại lý, các tổ chức xúc tiến thương mại, tham tán thương mại tại quốc gia đó, các tạp chí chuyên ngành, các tổ chức quốc tế có uy tín …
NH cần mở rộng mạng lưới các NH đại lý và văn phòng đại diện ở các thị trường chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động ngoại thương và các thị trường có rủi ro cao như Trung Đông, Châu Phi.
Bằng cách này, NH vừa có thể giảm chi phí vừa có thể có thêm nguồn cung cấp thông tin để có thể hỗ trợ cho DN trong việc tìm hiểu thông tin về bạn hàng và thực hiện hoạt động thanh toán TDCT một cách an toàn, hiệu quả và nhanh chóng.
Đề nghị người NK đưa thêm một số yêu cầu đối với các loại chứng từ phải xuất trình để bảo đảm tính chân thật của chứng từ.
Để hạn chế xảy ra việc người XK giao hàng không đúng L/C, sử dụng chứng từ giả mạo, khi giao dịch với các DN nước ngoài mà NH chưa thực sự hiểu rõ, NH cần đề nghị người NK đưa thêm một số yêu cầu đối với các loại chứng từ phải xuất trình được quy định trong L/C:
Vận đơn nếu có thể phải do hãng tàu có văn phòng đại diện ở Việt Nam phát hành để người NK có thể xác định tính chân thật của Vận đơn và tình trạng lô hàng.
Hoá đơn thương mại phải có sự xác nhận của đại diện phía NK hoặc của Phòng Thương mại hoặc là hoá đơn lãnh sự (Consular’s invoice).
Giấy chứng nhận xuất xứ phải được cấp bởi phòng thương mại công nghiệp ở nước người XK. Người NK cần yêu cầu rõ ràng: “Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại công nghiệp xxx phát hành 3 bản”.
Giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận số lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước XK hoặc quốc tế cấp hoặc nếu do bên XK lập thì phải có sự giám sát kiểm tra và ký xác nhận vào giấy chứng nhận của đại diện phía người NK.
Người NK có thể yêu cầu cung cấp thêm giấy chứng nhận kiểm tra (Certificate of inspection).
Bên cạnh đó, NH cần yêu cầu người NK quy định trong hợp đồng điều khoản Penalty1 việc phạt bên nào không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình.
Trong quá trình xếp hàng lên tàu, NH cần khuyến cáo người NK nên cử đại diện giám sát, kiểm tra
Để đảm bảo hàng hóa được giao đầy đủ, đúng chất lượng và kịp thời đối chiếu sự thật giả của Vận đơn và lịch trình tàu (đối với lô hàng có giá trị lớn). Đồng thời NH cần nâng cao khả năng phát hiện chứng từ giả mạo để hạn chế bớt các rủi ro, góp phần bảo vệ quyền lợi của khách hàng. NH cần chú ý khi gặp những hợp đồng có điều bất thường, ví dụ như giá cả hàng hóa thấp hơn nhiều so với giá cả thị trường hoặc có cước phí vận chuyển rẻ bất ngờ. Ngoài ra, NH có thể đề nghị DN lựa chọn NK theo điều kiện FOB để giành quyền chọn hãng tàu, qua đó tăng cường khả năng giám sát hàng hóa ở cảng xuất.