V. Tiến trình ra quyết định
5.3. Tiến trình vă mô hình ra quyết định
5.3.1. Tiến trình ra quyết định
Stephen P. Robbins vă Mary Coulter đề xuất tiến trình ra quyết định bao gồm 8 bước như được chỉ ra trong Hình 5.2. Tiến trình năy bắt đầu bằng việc xâc định vấn đề, đưa ra câc tiíu chuẩn của quyết định, lượng hóa câc tiíu chuẩn, xđy dựng câc phương ân, đânh giâ vă lựa chọn phương ân tối ưu, tổ chức thực hiện phương ân đê lựa chọn vă cuối cùng lă đânh giâ tính hiệu quả của quyết định.
Tổ Chức Thực Hiện Quyết Định Xâc Định Vấn Đề
Lượng Hóa câc Tiíu Chuẩn Xđy Dựng câc Phương Ân Tôi cần một mây tính Giâ Dịch vụ Thời gian bảo hănh Độ tin cậy Mẫu mê Độtin cậy 100 Dịch vụ 85 Thời gian bảo hănh 70 Giâ 30 Mẫu mê 20
Acer IBM Dell HP Toshiba
IBM
Đânh Giâ câc Phương Ân Acer Lựa Chọn Phương Ân Tối Ưu Xâc Định câc Tiíu Chuẩn của Quyết Định Acer
Đânh Giâ Tính Hiệu Quả của Quyết Định
Acer
X Xâc định vấn đề
Trước hết cần phải xâc định có cần phải quyết định hay không hay có nghĩa lă có một vấn đề thực sự không. Việc tìm ra vấn đề lă một bước quan trọng trong tiến trình ra quyết định, vì không thể sửa sai khi không biết câi sai lă gì. Xâc định câi sai vă mô tả câi sai chính lă công việc liín tục tìm vă xử lý thông tin, do đó phải có hệ thống thu thập thông tin hiệu quả. Đđy lă bước đầu tiín của tiến trình ra quyết định nhưng lại rất quan trọng như một nhă quản trị nổi tiếng đê nói: ‘Xâc định đúng vấn đề lă thănh công được một nửa công việc’.
Để đơn giản, với ví dụ được chỉ ra trong tiến trình ra quyết định (Hình 5.2), chúng ta thấy rằng vấn đề mă nhă quản trị đang đối mặt lă cần có một mây tính mới tốc độ xử lý nhanh hơn, có thể lưu giữ nhiều hơn câc dữ liệu. Tuy nhiín, ‘vấn đề’ trong thực tiễn quản trị thường không xuất hiện rõ răng, cần phải chẩn đoân để tìm ra nguyín nhđn, giống như trường hợp câc bâc sĩ phải chẩn đoân để xâc định bệnh chính xâc vậy. Ví dụ như việc giảm doanh số bân có phải lă ‘vấn đề’? Hay nó chỉ lă hiện tượng vă nguyín nhđn hay ‘vấn đề’ lă do chất lượng sản phẩm kĩm!
Hình 5.2. Hiện Tượng & Nguyín Nhđn của Vấn Đề
Y Xâc định câc tiíu chuẩn của quyết định
Một khi vấn đề đê được xâc định để hướng sự nỗ lực của nhă quản trị văo việc giải quyết nó, xâc định câc tiíu chuẩn của quyết định lă bước tiếp theo cần phải lăm. Tiíu chuẩn của quyết định nghĩa lă những căn cứ được xem xĩt để đi đến sự chọn lựa quyết định. Ví dụ như việc mua mây tính, những tiíu chuẩn năy bao gồm giâ cả, dịch vụ, thời gian bảo hănh, độ tin cậy, mẫu mê. Trong bước năy, việc xâc định không đầy đủ những tiíu chuẩn (đặc biệt những tiíu chuẩn ảnh hưởng nhiều đến quyết định) sẽ có thể dẫn đến tính kĩm hiệu quả của quyết định.
Z Lượng hóa câc tiíu chuẩn
Câc tiíu chuẩn được liệt kí ở bước 2 thường có mức độ quan trọng khâc nhau đối với quyết định, vì vậy chúng ta cần phải đo lường mức độ quan trọng của câc tiíu chuẩn năy để có thứ tự ưu tiín chính xâc khi chọn lựa quyết định. Lượng hóa câc tiíu chuẩn như thế năo? Một câch đơn giản lă chúng ta sẽ sử dụng hệ số 10 cho tiíu chuẩn có ảnh hưởng quan trọng nhất đến quyết định vă sử dụng hệ số thấp hơn cho những tiíu chuẩn kĩm quan trọng. Ví dụ cho hệ số 5 đối với tiíu chuẩn có mức độ quan trọng chỉ bằng ½ của tiíu chuẩn quan trọng nhất.
[ Xđy dựng câc phương ân
Bước năy đòi hỏi nhă quản trị phải đưa ra được câc phương ân mă những phương ân năy có thể giải quyết được vấn đề. Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quả cao khi nhă quản trị dănh nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương ân khâc nhau. Trong ví dụ về vấn đề mua mây tính, câc phương ân được đề xuất, đơn giản đó lă những mây tính khâc nhau như Acer TravelMate 290, IBM ValuePoint P/60D ...
\ Đânh giâ câc phương ân
Những phương ân đê được đề xuất ở bước trín cần được phđn tích thận trọng. Những điểm mạnh vă những hạn chế/điểm yếu của từng phương ân sẽ được đânh giâ dựa trín câc tiíu chuẩn đê được xđy dựng ở bước 2. Bảng 5.1 chỉ ra việc phđn tích câc phương ân – câc mây tính nhên hiệu Acer, IBM, Dell ...
Bảng 5.1. Đânh giâ câc phương ân theo từng tiíu chuẩn của quyết định Nhên hiệu mây tính Câc tiíu chuẩn của
quyết định
Lượng hóa câc tiíu
chuẩn Acer IBM Dell HP Toshiba
Độ tin cậy 10 9 10 8 8 9
Dịch vụ 8 10 9 8 7 6
Thời gian bảo hănh 7 10 8 7 8 10
Giâ 3 7 5 10 8 6
Mẫu mê 2 9 7 8 6 9
] Lựa chọn phương ân tối ưu
Bước năy đòi hỏi nhă quản trị phải thực hiện hănh động có tính then chốt đó lă quyết định phương ân năo được chấp nhận giữa câc giải phâp đê được phđn tính, đânh giâ. Trong ví dụ đơn giản của chúng ta, phương ân tốt nhất được chấp nhận lă phương ân có tổng số điểm tối đa - Chọn mua mây Acer TravelMate 290 vì phương ân năy có điểm cao nhất lă 272 điểm. Lưu ý tổng điểm được tính bằng câch lấy điểm của mỗi phương ân theo từng tiíu chuẩn nhđn tương ứng với hệ số lượng hóa của tiíu chuẩn đó, vă sau đó cộng câc điểm lại (Bảng 5.2). Tuy nhiín, trong thực tiễn quản trị, việc
chọn lựa giải phâp tối ưu lă khâ khó khăn vì không phải mọi phương ân đều có thể định lượng được.
Bảng 5.2. Tổng điểm của câc phương ân
Nhên hiệu mây tính Câc tiíu chuẩn
của quyết định Acer IBM Dell HP Toshiba Độ tin cậy 9 x 10 = 90 10 x 10 = 100 8 x 10 = 80 8 x 10 = 80 9 x 10 = 90 Dịch vụ 10 x 8 = 80 9 x 8 = 72 8 x 8 = 64 10 x 8 = 80 6 x 8 = 48 Thời gian bảo hănh 9 x 7 = 63 8 x 7 = 56 7 x 7 = 49 8 x 7 = 56 10 x 7 = 70 Giâ 7 x 3 = 21 9 x 3 = 27 10 x 3 = 30 9 x 3 = 27 6 x 3 = 18 Mẫu mê 9 x 2 = 18 7 x 2 = 14 8 x 2 = 16 10 x 2 = 20 9 x 2 = 18 Tổng điểm 272 269 239 263 247 ^ Tổ chức thực hiện quyết định
Một quyết định đúng được chọn lựa ở bước trín vẫn có thể không đạt được kết quả tốt nếu việc tổ chức thực hiện quyết định kĩm. Để thực hiện quyết định đúng cần phải lập kế hoạch cụ thể trong đó cần níu rõ:
- Ai thực hiện?
- Bao giờ bắt đầu? Bao giờ kết thúc? Tiến độ thực hiện như thế năo? - Thực hiện bằng phương tiện năo?
_ Đânh giâ tính hiệu quả của quyết định
Khi đânh giâ kết quả thực hiện quyết định cần phải cẩn thận về câc mặt như: - Kết quả thực hiện mục tiíu của quyết định.
- Câc sai lệch vă nguyín nhđn của câc sai lệch.
- Câc tiềm năng chưa được sử dụng trong quâ trình thực hiện quyết định. - Câc kinh nghiệm vă băi học thu được.
Tiến trình ra quyết định còn được đề xuất lă một qui trình gồm 6 bước. Câc bước năy với 6 chữ đầu mỗi bước ghĩp thănh từ tiếng Anh lă DECIDE, nghĩa lă
Quyết Định. (1) Define the Problem (xâc định vấn đề); (2) Enumerate the decision factors (Liệt kí câc yếu tố ảnh hưởng đến quyết định); (3) Collect relevant information (Thu thập thông tin có liín quan); (4) Identify the Solution (Quyết định giải phâp: gồm 3 bước nhỏ lă đưa ra nhiều phương ân khâc nhau để lựa chọn, so sânh/đânh giâ câc phương ân vă lựa chọn phương ân tốt nhất); (5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực hiện quyết định); vă (6) Evaluate the results (Đânh giâ kết quả thực hiện quyết định).Tiến trình năy được trình băy trong Hình 5.4 dưới đđy.
Hình 5.4. Tiến Trình ra Quyết Định theo ‘Mô Hình DECIDE’
5.3.2. Mô hình ra quyết định
Có 5 mô hình ra quyết định thường được sử dụng trong câc tình huống khâc nhau như sau:
MÔ HÌNH NỘI DUNG
Mô hình 1 Nhă quản trị độc lập ra quyết định dựa trín những hiểu biết của mình, hoăn toăn không có sự tham khảo với câc thuộc cấp khâc
Mô hình 2 Nhă quản trị đề nghị câc thuộc cấp cung cấp câc thông tin, sau đó
đọc lập đưa ra giải phâp cho vấn đề cần quyết định
Mô hình 3 Nhă quản trị trao đổi với câc thuộc cấp có liín quan để lắng nghe ý kiến vă đề nghị của họ mă không cần tập trung họ lại. sau đó nhă quản trị ra quyết định có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi câc ý kiến trín
Mô hình 4 Câc nhă quản trị trao đổi với tập thể để lấy ý kiến vă đề nghị chung của họ. Sau đó nhă quản trị sẽ ra quyết định với nội dung có thể bị ảnh hưởng hoặc không bịảnh hưởng bởi ý kiến tập thể
Mô hình 5 Nhă quản trị trao đổi ý kiến với tập thể, lấy ý kiến vă đi đến một sự
nhất trí chung. Quyết định đưa ra bị phụ thuộc văo ý kiến đa số của tập thể