Lao động trong xê hội hiện đại mang tính chuyín môn hóa, đó lă một quy luật tất yếu. Chính vì vậy việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị cũng cần phải tuđn theo đòi hỏi của qui luật khâch quan năy. Có nhiều câch tổ chức hệ thống thông tin,
nhưng tổ chức hệ thống thông tin trong quản trịở một doanh nghiệp hay một đơn vị cụ
thể năo đó đòi hỏi cả một nghệ thuật khoa học vă sâng tạo.
Nghiín cứu câch tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị ở một doanh nghiệp sẽ giúp cho việc sắp xếp câc công việc vă con người trong hệ thống đó một câch hợp lý, giúp cho việc thực hiện câc hoạt động thông tin dễ dăng, nhanh chóng vă có hiệu quả hơn.
Cơ sở khoa học của việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị lă câc qui luật về tổ chức nói chung vă tổ chức hệ thống thông tin nói riíng cùng hoăn cảnh cụ thểở
mỗi đơn vị. Nghiín cứu vă vận dụng câc qui luật vă tính chất qui luật trong việc tổ
chức hệ thống thông tin vă truyền thông trong quản trị lă một việc lăm hết sức cần thiết. Trín thực tế người ta thường vận dụng câc qui luật tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị bằng việc định ra câc nguyín tắc xđy dựng hệ thống năy.
Những nguyín tắc phổ biến về việc xđy dựng hệ thống thông tin trong quản trị
lă: - Khoa học, - Hiệu quả; - Linh hoạt - Bí mật; - Hiện đại
Có rất nhiều loại mô hình tổ chức hệ thống thông tin quản trị, câc mô hình phổ
biến thường hay được âp dụng lă: mô hình tập trung, mô hình phđn tân; mô hình kết hợp, mô hình theo chức năng, mô hình theo nguyín tắc thị trường.v.v. Cần căn cứ văo hoăn cảnh thực tiễn, văo hiệu quả của mỗi mô hình vă văo khả năng của câc nhă doanh nghiệp người ta lựa chọn những mô hình tổ chức hệ thống thông tin thích hợp nhất cho
đơn vị của mình.
Chất lượng vă hiệu quả của thông tin trong quản trị phụ thuộc rất lớn văo câc biện phâp quản trị vă điều hănh hệ thống thông tin. Vậy quản lý vă điều hănh hệ thống thông tin lă gì? Nói một câch vắn tắt đó lă quâ trình hoạch định, lênh đạo, tổ chức vă kiểm soât hoạt động của hệ thống thông tin. Nghiín cứu một câch khoa học câch quản lý hệ thống thông tin trong quản trị sẽ giúp cho hoạt động thông tin được thông suốt, chính xâc, đầy đủ vă có hiệu quả hơn.
Những nội dung chính của công tâc quản lý hệ thống thông tin trong quản trị lă quản lý nội dung, phương phâp, hình thức, câc bước của qui trình thông tin v.v...
Câc hình thức quản lý thông tin vă hệ thống thông tin trong quản trị về cơ bản lă quản lý theo công việc, quản lý theo chức năng, quản lý theo thời gian, quản lý theo
đối tượng v.v... Những phương phâp chủ yếu để quản lý thông tin vă hệ thống thông tin trong quản trị lă câc phương phâp sau:
- Hănh chính; - Kinh tế;
- Xê hội;
- Phương phâp tập trung; - Phương phâp phi tập trung; - Phương phâp giân tiếp; - Phương phâp trực tiếp;
TÓM LƯỢC
Thông tin quản trị lă tất cả những tin tức nảy sinh trong quâ trình cũng như
trong môi trường quản trị vă cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề năo đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức năo đó.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung vă quản trị nói riíng đều cần có thông tin vă thông tin được nhiều người xem như lă một nguồn lực thứ tư trong quản lý.
Thông tin giữ vai trò quan trong trong việc ra quyết định, phđn tích, dự bâo, phòng ngừa rủi ro vă thực hiện câc chức năng quản trị. Cần phải chú ý câc đặc điểm của thông tin lă :
- Thông tin lă những tin tức cho nín nó không thể sản xuất để dùng dần được. - Thông tin phải thu thập vă xử lý mới có giâ trị.
- Thông tin căng cần thiết căng quý giâ.
- Thông tin căng chính xâc, căng đầy đủ, căng kịp thời căng tốt.
Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ
nhă quản trị đến câc đối tượng quản trị.
Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Một tổ chức cần phải quan tđm đúng mức đến việc xđy dựng mô hình thông tin quản trị có hiệu quảđể đảm bảo sự thông đạt trong tổ chức, góp phần thực hiện câc nhiệm vụ, mục tiíu của nó.
CĐU HỎI ÔN TẬP
1. Quâ trình thông tin gồm những bước năo? Những trở ngại vă biện phâp cải thiện trong thông tin gồm những gì?
2. Hêy liệt kí câc kính khâc nhau để truyền đạt một thông bâo. Thảo luận về
câc ưu điểm vă nhược điểm của câc kính khâc nhau đó.
3. Sự thông tin liín lạc từ trín xuống dưới có những loại năo? Thảo luận về câc loại hay được dùng nhất mă bạn biết.
4. Hêy níu một số khó khăn trong việc thông tin liín lạc lín trín. Bạn đề nghị
5. Những ưu vă nhược điểm của câc thông tin văn bản vă bằng lời lă gì? Bạn thích loại năo hơn? Trong hoăn cảnh năo?
6. Sự quâ tải thông tin lă gì? Bạn đê bao giờ gặp phải chưa? Bạn giải quyết nó như thế năo?
CHƯƠNG 5
QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
Học xong chương năy người học có thể:
1. Hiểu được tiến trình ra quyết định.
2. Biết được những kỹ năng cần có của nhă quản trị trong việc ra quyết định hiệu quả.
3. Mô tảđược những kiểu ra quyết định.
4. Xâc định được những thuận lợi vă bất lợi của việc ra quyết định theo nhóm.
5. Biết những kỹ thuật nhằm cải tiến việc lăm quyết định theo nhóm.
Ra quyết định lă nhiệm vụ quan trọng nhất của nhă quản trị. Quyết định quản trị có thể có ảnh hưởng đến vấn đề rất quan trọng của tổ chức như sự tồn tại vă phât triển của tổ chức đó, hoặc có thể ảnh hưởng đến vấn đề thứ yếu hơn như mức lương khởi điểm trả cho nhđn viín tập sự lă bao nhiíu. Tuy nhiín, tất cả câc quyết định đều có ảnh hưởng, dù lớn hay nhỏ, đến kết quả hoạt động của của tổ chức. Vì sự sống còn của câc tổ chức, những nhă quản trị cần phải phât triển được những kỹ năng ra quyết định. Có thể nói chất lượng câc quyết định quản trị chính lă thước đo tính hiệu quả của những nhă quản trị đối với tổ chức. Thật vậy, như Lee Lacocca - giâm đốc hêng xe hơi Chrysler nói: “Nếu phải tổng hợp thănh một từ để nói lín phẩm chất của một giâm đốc giỏi, tôi sẽ nói rằng đó lă ‘Tính quyết định’. Bạn có thể sử dụng những mây tính tuyệt vời nhất thế giới, bạn có thể thu thập mọi số liệu vă biểu đồ, nhưng sau cùng phải kết hợp mọi thông tin lại với nhau, vạch ra một thời khóa biểu chung vă hănh động”.
I. Bản chất, vai trò vă chức năng của quyết định trong quản trị
Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết câc vấn đề nảy sinh trong quâ trình quản trị. Để giải quyết câc vấn đề năy người ta thường phải xđy dựng vă lựa chọn câc phương ân tối ưu, đòi hỏi câc nhă quản trị phải cđn nhắc, lựa chọn vă đi đến quyết định.
1.1. Bản chất
Quyết định quản trị lă hănh vi sâng tạo của nhă quản trị nhằm định ra chương trình vă tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đê chín muồi, trín cơ sở sự hiểu biết câc quy luật vận động khâch quan của hệ thống bị quản trị vă việc phđn tích câc thông tin của hệ thống đó.
1.2. Vai trò
Câc quyết định quản trị có vai trò rất quan trọng vì:
- Câc quyết định luôn luôn lă sản phẩm chủ yếu vă lă trung tđm của mọi hoạt động về quản trị
- Sự thănh công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều văo câc quyết định của nhă quản trị.
- Không thể thay thế câc quyết định quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự động hóa bằng mây móc tinh xảo năo.
- Mỗi quyết định quản trị lă một khđu trong toăn bộ hệ thống câc quyết định của một tổ chức có sự tương tâc lẫn nhau rất phức tạp. Không thận trọng trong việc ra câc quyết định, thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường.
1.3. Chức năng của câc quyết định
Quyết định lă trâi tim của mọi hoạt động quản trị nó cần phải thực hiện được những chức năng chủ yếu sau:
- Lựa chọn phương ân tối ưu. - Định hướng. - Bảo đảm câc yếu tố thực hiện. - Phối hợp hănh động. - Chức năng động viín, cưỡng bức. - Bảo đảm tính thống nhất trong thực hiện. - Bảo đảm tính hiệu quả trong kinh doanh. - Bảo đảm tính hiệu lực.
- Bảo mật.