III. Câc giải phâp quản trị bất trắc của yếu tố môi trường
1.1. Vai trò của thông tin
Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mă con người dănh để giao tiếp tại nơi lăm việc. Một nghiín cứu cho thấy rằng những người công nhđn sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ.
Điều năy nghĩa lă họ thông tin với những người khâc từ hai đến bốn phút, một lần. Nghiín cứu năy còn chỉ ra trâch nhiệm về thông tin của người lênh đạo vă đòi hỏi họ
phải thông tin vă nhận thông tin nhiều hơn. Những người lênh đạo cấp thấp nhất dănh khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả
thông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lín từ 29% đến 64%. Một số nhă quản trị cấp trung vă cấp cao dănh khoảng 89% thời gian của họđể thông tin bằng lời nói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiín cứu khâc câc nhă quản lý dănh ít nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa câc câ nhđn, vă hầu hết câc thông tin năy lă bằng lời nói vă tương tâc trực diện.
Thông tin được xem lă mâu của tổ chức; nó lă mạch gắn những bộ phận phụ
thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức lă một hệ thống ổn định của câc hoạt động nơi con người cùng lărn việc với nhau để đạt tới những mục tiíu chung thông qua thứ bậc của câc vai trò vă việc phđn công lao động.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung vă quản trị nói riíng đều cần có thông tin vă theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như lă một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu lă những tin tức được truyền đi cho ai đó. Hiện nay có khâ nhiều định nghĩa khâc nhau về thông tin, dưới đđy lă một sốđịnh nghĩa thường gặp:
- Thông tin lă độđo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số năo đó. - Thông tin lă bất kỳ thông bâo năo được tạo thănh bởi một số dấu hiệu nhất
Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị lă tất cả những tin tức nảy sinh trongquâ trình cũng như trong môi trường quản trị vă cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề năo đó trong hoạt động quản trịở một tổ chức năo đó. Cần phải chú ý câc đặc điểm của thông tin lă:
- Thông tin lă những tin tức cho nín nó không thể sản xuất để dùng dần được. - Thông tin phải thu thập vă xử lý mới có giâ trị.
- Thông tin căng cần thiết căng quý giâ.
- Thông tin căng chính xâc, căng đầy đủ, căng kịp thời căng tốt.
Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ
nhă quản trị đến câc đối tượng quản trị.
Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Để
xđy dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thường người ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau:
- Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình năy tất cả câc thông tin đến vă đi
đều được gom về một đầu mối lă trung tđm thông tin.
- Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức năy thông tin gửi đi vă nhận vềđều được thực hiện trực tiếp giữa bín gửi vă bín nhận.
- Mô hình thông tin phđn tân: lă mô hình thông tin được tập trung thu thập vă xử
lý theo từng đơn vị thănh viín một.
- Mô hình thông tin kết hợp: lă mô hình kết hợp câc kiểu tổ chức thông tin theo ba câch ở trín.
Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu vă nhược điểm vă điều kiện âp dụng riíng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp vă có hiệu quả nhất cho mình.
Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều công trình nghiín cứu đê chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn câc hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều không thể thiếu được lă phải xđy dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu quả kinh doanh của việc đầu tư văo hệ thống thông tin thường lă rất cao. Chính vì thế
mă ngăy nay hầu như mọi công ty, xí nghiệp đều không tiếc tiền của đầu tư mua sắm những phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nđng cao hiệu quả vă chất lượng hệ thống thông tin trong quản trị của mình. Vai trò hết sức quan trọng của thông tin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:
1.1.1. Vai trò trong việc ra quyết định
Ra quyết định lă một công việc phức tạp, khó khăn vă hết sức quan trọng của câc nhă quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn câc nhă quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin ởđđy sẽ giúp cho câc nhă quản trị giải quyết đúng đắn vă có hiệu quả câc vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
- Xâc định cơ hội, vă câc mối hiểm nguy trong kinh doanh. - Xâc định câc cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định. - Lựa chọn câc phương ân.
1.1.2. Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lênh đạo, điều hănh vă kiểm soât
Trong câc lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lênh đạo, điều hănh vă kiểm soât, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trín câc phương diện sau:
- Nhận thức vấn đề; - Cung cấp dữ liệu;
- Xđy dựng câc phương ân; - Giải quyết vấn đề;
- Uốn nắn vă sửa chữa câc sai sót, lệch lạc; - Kiểm soât.
1.1.3. Vai trò trong phđn tích, dự bâo vă phòng ngừa rủi ro
Trong câc hoạt động sản xuất vă kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong câc lĩnh vực sau:
- Phđn tích. - Dự bâo.
- Xđy dựng phương ân phòng ngừa rủi ro.