Khi đào tạo nhân viên của bộ phận chăm sĩc khách hàng, phải tập trung vào những khía cạnh mà qua đĩ họ cĩ thể giải quyết những vấn đề liên quan tới khách hàng một cách hiệu quả. Cần phải đưa ra một quy trình hoạt động chuẩn và tuân thủ quy trình đĩ một cách chặc chẽ. Điều này cĩ nghĩa là cho nhân viên cĩ quyền làm những gì cần phải làm để làm hài lịng và gây ấn tượng tốt đối với khách hàng. Cĩ thể thấy rằng trong giai đoạn đầu của việc thực hiện quy trình CSKH, cán bộ quản lý cần hướng dẫn, giám sát cho nhân viên cĩ thể vừa làm vừa học và phát huy những sáng kiến để cung cấp dịch vụ khách hàng hiệu quả của mình.
Nhân viên làm nhiệm vụ quan hệ khách hàng phải được tập huấn tồn diện để hồn thành tốt vai trị của mình. Quá trình tập huấn bao gồm đào tạo và bồi dưỡng phát triển kỹ năng ban đầu và đào tạo lại theo thời gian.
Phát triển dịch vụ khách hàng phải được chú trọng nhiều trong quá trình tập huấn. Nhân viên mới phải nhận được bản mơ tả cơng việc, trong đĩ chỉ rõ những yêu cầu về cơng việc và trách nhiệm của họ. Điều này sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy tự tin và phát huy hết năng lực của mình.
Ban giám đốc nên thường xuyên tổ chức những đợt tập huấn về dịch vụ khách hàng cho nhân viên của mình, và mỗi khi họ thực hiện tốt cơng việc, tiếp tục đào tạo họ. Việc tập huấn nên bao gồm bài tập đĩng vai, mơ phỏng tình huống, nghiên cứu tình huống cụ thể và thảo luận theo nhĩm để giúp nhân viên nhận biết được và cĩ cơ hội hồn thiện cơng việc phục vụ khách hàng. Điều này cũng sẽ cũng cố thái độ đối với khách hàng và nâng cao kỹ năng xử lý những tình huống khĩ.
Đạo tạo nhân viên rất quan trọng cho việc mở đầu và thực hiện thành cơng của “hệ thống giải quyết khiếu nại và CSKH”. Bất kể nhân viên cĩ liên quan nào cũng phải tham gia các khĩa đào tạo về hệ thống hoạt động này.
Các nhân viên bộ phận CSKH phải được đào tạo về những vấn đề cụ thể sau:
kỹ năng giao tiếp cá nhân
kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quy trình hoạt động
vai trị và trách nhiệm tính cơng khai của hệ thống các nguyên tắc CSKH
Việc đào tạo này bao gồm cả các khĩa đào tạo ban đầu cho mọi nhân viên mới của bộ phận CSKH và các khĩa đào tạo lại cho tất cả các nhân viên của bộ phận.