Trong hợp đồng nếu thanh tốn bằng phƣơng thức L/C thì trƣớc khi chuẩn bị hàng hĩa xuất khẩu, cơng ty phải nhắc nhở Bên mua mở L/C đúng hạn quy định trong hợp đồng. Cĩ thể gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi email và fax. Qua việc nhắc nhở đối tác mở L/C, cơng ty cĩ thể biết đƣợc thiện chí của khách hàng và khả năng thanh tốn của họ tránh bị thiệt hại khi cĩ rủi ro phát sinh từ phía ngƣời nhập khẩu. Sau khi nhận đƣợc thơng báo về L/C do ngƣời mua mở, bộ phận chứng từ kết hợp với Ngân hàng kiểm tra kỹ lƣỡng từng nội dung, chi tiết L/C cĩ đúng nhƣ hợp đồng đã ký để sữa chữa kịp thời những sai xĩt xảy ra, nếu các sai xĩt đĩ gây khĩ khăn cho thanh tốn thì cơng ty cƣơng quyết địi bên mua sữa chữa lại cho phù hợp với hợp đồng.
Các nội dung cần kiểm tra kỹ trong L/C:
- Số L/C: Nhằm đảm bảo tính chân thực của L/C.
- Ngày phát hành L/C: Là ngày bắt đầu phát sinh cam kết trả tiền của ngân hàng mở và là mốc để tính thời gian thực hiện nhiệm vụ đầu tiên của Bên mua và cũng là điều kiện kiên quyết để thực hiện hợp đồng.
- Ngày hết hạn: Đƣợc hiểu là ngày hết hạn xuất trình bộ chứng từ. Cơng ty cần xem xét ngày hết hạn xuất trình bộ chứng từ cĩ phù hợp khơng để thực hiện
tốt hợp đồng. Đối với Bên bán, ngày hết hạn nộp bộ chứng từ càng dài càng cĩ lợi. - Số tiền, loại tiền, địa điểm giao nhận hàng, ngày giao hàng chậm nhất, mơ tả hàng hĩa cĩ khớp trong hợp đồng khơng.
- Bộ chứng từ thanh tốn: Bên bán xem xét bộ chứng từ mà Bên Mua yêu cầu cĩ quá mức thực hiện của Bên bán khơng và cĩ điểm gì chƣa phù hợp.
Nếu L/C đã lập xong và khơng gặp vấn đề gì thêm thì bộ phận chứng từ sẽ cĩ thơng báo cho Phịng xuất nhập khẩu thực hiện hợp đồng.
Tuy nhiên trong tâm lý chung của cán bộ cơng ty đặc biệt là các nhân viên trong phịng XNK thì khơng thích dùng phƣơng thức L/C mặc dù thấy đƣợc ƣu điểm của nĩ là đảm bảo chặt chẽ một cách tốt nhất việc thanh tốn của khách hàng. Theo ý kiến chung cho rằng việc sử dụng phƣơng pháp này cịn khá rƣờm rà, tốn kém và mất nhiều thời gian hơn trong quá trình kiểm tra L/C vì các dịch vụ thơng tin, dịch vụ ngân hàng cịn đắt đỏ, chƣa phát triển mạnh nhƣ ở một số nƣớc khác tạo điều kiện cho quá trình thơng báo, đàm phán trong khi mở, kiểm tra L/C…