Căn cứ vào thực tế và điều kiện cơ sở giao hàng, khối lƣợng và đặc điểm hàng hĩa và điều kiện vận tải để thuê phƣơng tiện vận tải cho phù hợp, lựa chọn mua hay khơng mua bảo hiểm hàng hĩa. Đa số các mặt hàng Đá của cơng ty đƣợc vận chuyển giao nhận bằng container đƣờng biển. Với số lƣợng hàng hĩa ký kết trong hợp đồng cơng ty tính tốn để xác định container cần thiết cho việc đĩng hàng, xác định số lƣợng hàng giao phù hợp.
Trong trƣờng hợp Bên mua khơng chỉ định hãng tàu, cơng ty sẽ liên hệ với các hãng tàu để tìm hãng tàu phù hợp với lịch trình và giá cƣớc mà Bên mua cĩ thể chấp nhận đƣợc. Cơng ty sẽ xem xét ngày giao hàng chậm nhất để sắp xếp thời gian liên hệ với hãng tàu một cách phù hợp, đảm bảo quá trình xuất hàng đã đƣợc đề ra. Thơng thƣờng hàng xuất sang Châu Âu chậm nhất là 40 ngày, nhanh nhất là 30 ngày. Xuất sang Châu Á nhanh nhất là 4 ngày, chậm nhất là 1 tuần.
Hình ảnh 2.2: Hình ảnh vận chuyển hàng ra cảng.
Trong việc thuê tàu, Cơng ty thƣờng thuê tàu chợ do lƣợng hàng chuyên chở khơng quá lớn, thƣờng mỗi lần xuất 3cont x 20’. Cơng ty thƣờng thuê tàu chuyến cho mỗi đợt xuất nhiều hàng với khối lƣợng lớn nhƣ trong năm 2009, Cơng ty đã ký hợp đồng thuê tàu chuyến với hãng tàu Cơng ty Cổ phần Vinalines Logistics
Việt Namđể xuất Đá cho EBERHART.
Trong quá trình vận chuyển bằng đƣờng bộ, cơng ty thƣờng thuê Container để vừa chủ động đi lại, vừa gọn và dễ bảo quản hàng. Quan hệ chủ xe và Cơng ty đều đƣợc điều chỉnh bằng hợp đồng văn bản.
Hiện nay, cơng ty chủ yếu ký kết hợp đồng XK với khách hàng theo điều kiện FOB hoặc CFR. Trong 2 điều kiện giao hàng thì cơng ty thƣờng sử dụng điều kiện FOB nhiều nhất.
Cơng ty cần tiến hành ký hợp đồng mua bảo hiểm cho hàng hĩa Xk. Cơng ty thƣờng ký hợp đồng mua bảo hiểm chuyến của Bảo Việt cho mỗi chuyến hàng. Đối với hàng vận chuyển bằng đƣờng biển, cơng ty thƣờng mua điều kiện bảo hiểm loại C.
Nghiệp vụ này thể hiện ƣu điểm là cơng tác thuê phƣơng tiện vận tải đƣợc thƣc hiện tốt, mối quan hệ giữa cơng ty và bên vận tải luơn đƣợc củng cố phát triển, khơng bị tình trạng tàu bị hƣ hàng dẫn đến chậm trễ hay mất hàng.
Tuy nhiên việc xuất hàng theo điều kiện FOB làm cho lợi nhuận của cơng ty bị giảm đi vì lƣợng ngoại tệ thu về ít hơn. Trong khi đĩ cơng ty rất cần vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh.
2.3.4.4 Làm thủ tục hải quan:
hành tại hải quan Cát Lái. Làm thủ tục hải quan cần tiến hành các bƣớc:
Khai báo:
Khai báo trên tờ khai là bƣớc quan trọng trong thủ tục hải quan. Vì nếu khai báo khơng đúng thì hải quan sẽ khơng chấp nhận dẫn đến việc làm thủ tục hải quan sẽ bị chậm trễ làm cho việc nhận hàng khơng đúng thời gian dẫn đến việc giao hàng cho ngƣời trong nƣớc chậm.
Do vậy, khi khai báo tờ khai nhân viên giao nhận của cơng ty cĩ trách nhiệm ghi đầy đủ chính xác những tiêu thúc trên tờ khai, đồng thời phải đúng với các chứng từ khác và dựa vào căn cứ tính thuế, xác định mã số, thuế xuất, tính thuế theo quy định để thanh tốn số thuế phải nộp cho từng loại thuế.
Đăng ký tờ khai:
Sau khi khai báo đầy đủ, chính xác tờ khai nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ đem tồn bộ hồ sơ đến hải quan để làm thủ tục hải quan:
Hồ sơ hải quan đối với hàng xuất 1) Bộ chứng từ gồm cĩ :
- Tờ khai hải quan hàng xuất (HQ/2002 – XK ): 01 bản chính.
- Sales contract hoặc giấy tờ cĩ giá trị tƣơng đƣơng hợp đồng: 01 sao y. - Invoice: 01 bản chính.
- Packing list: 01 bản chính + 01 sao y. 2) Các giấy tờ phải xuất trình:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 01bản sao.
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu:01 bản sao. 3) Chứng từ phải nộp thêm khi cĩ yêu cầu:
- Văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan Nhà nƣớc cĩ thẩm(đối với mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu cĩ điều kiện: 01 bản chính.
- Bản định mức nguyên vật liệu của mã hàng: 01 bản chính (chỉ nộp một lần khi xuất khẩu mặt hàng đĩ) đối với loại hàng xuất khẩu theo loại hình nhập nguyên vật liệu để sản xuất hàng XK hoặc hàng gia cơng.
Thủ tục hải quan hồn thành khi lãnh đạo đĩng dấu nghiệp vụ đã làm thủ tục hải quan vào tờ khai hàng hĩa XK và trả cho chủ hàng. Cơng ty chịu mọi chi phí thủ tục thơng quan.
Việc thực hiện nghiệp vụ này ở Thái Bảo cĩ vài nhƣợc điểm đĩ là: việc làm thủ tục hải quan cịn chậm trễ do cán bộ nghiệp vụ cịn để xảy ra tình trạng thiếu giấy tờ và khĩ khăn trong việc mời nhân viên hải quan đến kiểm tra. Ngồi ra,
Nhân viên giao nhận quá ít, từ cơng ty ra Cảng lại xa nên tiến trình thực hiện chậm trễ. Cơng ty cần cĩ chế độ lƣơng hợp lý và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên để khuyến khích nhân viên tích cực làm việc.