Nếu hàng đƣợc đĩng tại kho:
Khi container đã sẵn sàng cho việc đĩng hàng thì thủ kho tiến hành bố trí nhân viên bốc xếp hàng vào container. Lúc này thủ kho sẽ lập thơng báo xuất hàng, container ghé sát vào miệng kho để đƣợc bốc hàng. Cơng việc này đƣợc thực hiện cho đến khi hàng đƣợc xếp đầy đủ và gọn gàng theo sơ đồ container đã đƣợc lập sẵn. Khi xếp thì theo trình tự nhất định, theo từng size riêng biệt, xếp hết size này thì xếp tiếp size khác. Sắp xếp hợp lý, tránh việc chất hàng quá cao dễ gây đỗ hàng trong khi vận chuyển.
Nếu hàng đƣợc đĩng tại cảng:
Lúc này hàng đã đƣợc thu mua hợp với quy cách chất lƣợng và đúng tỷ lệ mạ băng trong hợp đồng, cơng ty chỉ việc cho xe container chở ra cảng để đĩng hàng vào container mà khơng cần nhập kho. Phƣơng thức này cơng ty ít sử dụng hơn vì thƣờng phần lớn các cơng ty hợp tác với Thái Bảo cĩ nguồn hàng thơ chƣa qua xử lý, thêm vào đĩ cơng ty cẩn thận kiểm tra nguồn, nếu xuất sang chất lƣợng khơng phù hợp cơng ty sẽ chịu mọi chi phí mang đi và trả về, cơng ty chỉ dùng phƣơng pháp này khi lơ hàng cần xuất gấp nhƣng nguồn nguyên liệu khơng đáp ứng kịp thời.
Sau khi cơng việc giao hàng hồn thành cơng ty cĩ nghĩa vụ thơng báo ngay cho bên mua thơng tin về tàu, số hiệu tàu và lơ hàng, thời gian tàu đi, số vận đơn, nhằm tạo thuận lợi cho ngƣời mua nhận hàng.
Quá trình vận chuyển ít xảy ra trục trặc ảnh hƣởng đến hàng hĩa. Sử dụng giấy tờ đầy đủ, đảm bảo, nên phần lớn tránh đƣợc các lấn áp thiệt thịi, địi hỏi từ cơng ty xe tải. Tuy nhiên cũng cĩ một số nhƣợc điểm cơng ty khơng cĩ một đội ngũ khuân vác chỉ thuê những ngƣời vãng lai, họ khơng ý thức đƣợc chất lƣợng hàng hĩa trong quá trình vận chuyển đã vơ ý làm hƣ hỏng hàng.
2.3.4.6 Làm thủ tục thanh tốn:
Sau khi hồn thành nghĩa vụ giao hàng cho phƣơng tiện vận tải, cơng ty cần nhanh chĩng lập bộ chứng từ để thực hiện thanh tốn hàng XK. Theo thời gian ngân hàng quy định, cán bộ nghiệp vụ sau khi nhận đƣợc vận đơn đƣờng biển hồn
hảo nhanh chĩng ghi đúng số vận đơn vào các chứng từ. Đồng tiền thanh tốn mà cơng ty sử dụng trong các hợp đồng là USD. Thanh tốn thực hiện theo phƣơng thức quy định trong hợp đồng và thƣờng đƣợc thực hiện tại ngân hàng Eximbank Việt Nam. Cơng ty thƣờng sử dụng 2 phƣơng thức chuyển tiền (T/T) và phƣơng thức tín dụng chứng từ.
Hai phƣơng thức nêu trên đối với khách hàng mới cơng ty thƣờng sử dụng phƣơng thức L/C và một số hợp đồng cĩ giá trị lớn. Thơng thƣờng đối với những khách hàng quen thuộc đã cĩ quan hệ kinh doanh với cơng ty từ lâu và cơng ty cĩ những hiểu biết nhất định về thế mạnh, tình hình tài chính của đối tác khi đĩ cơng ty thƣờng sử dụng phƣơng thức thanh tốn T/T thơng qua ngân hàng EXIMBANK với tài khoản: 001.142.007.321