Chuẩn bị hàng đƣợc coi là một bƣớc khởi đầu rất quan trọng, nĩ quyết định và ảnh hƣởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đá, nĩ quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Cơng ty.
Cơng ty bắt đầu tiến hành chuẩn bị hàng XK sau khi nhận đƣợc thơng báo của khách hàng về L/C đã mở hoặc Ngân hàng Eximbank thơng báo nhận đƣợc tiền ký quỹ từ khách hàng. Theo thời gian giao hàng đã đƣợc ấn định, cơng ty tiến hành chuẩn bị theo đúng tên hàng, số lƣợng, đảm bảo về chất lƣợng. Các cơng việc thực hiện trong khâu này là thu gom hàng, bao gĩi, kẻ ký mã hiệu hàng XK.
Qua nhiều năm kinh doanh cơng ty đã tìm đƣợc một số nhà sản xuất uy tín. Các loại Đá đƣợc cơng ty thu mua hầu nhƣ là ở Bình Định: Cơng ty TNHH Trƣờng Huy, Cơng ty CP SX Tân Long, mối quan hệ giữa cơng ty và cơ sở sản xuất thơng qua hợp đồng nội hoặc đơn đặt hàng nhƣng cơng ty sử dụng đơn đặt hàng là chủ yếu và thƣờng giao dịch qua điện thoại. Việc đặt hàng đƣợc thực hiện theo mẫu của cơng ty với các yêu cầu cụ thể về loại Đá nhƣ: tên hàng, chủng loại, quy cách, chất lƣợng, số lƣợng, thời gian giao hàng. Cĩ khi cơng ty tự thiết kế mẫu Đá rồi fax qua cho bên sản xuất thực hiện mẫu Đá. Cơng ty cĩ Kho riêng nhƣng ít khi dự trữ hàng sẵn thƣờng là khi nào cĩ đơn đặt hàng cơng ty mới thu mua về. Với thời gian giao hàng nhƣ đã ấn định trƣớc trong hợp đồng, thì lơ hàng XK đƣợc nhà sản xuất
đảm bảo cung cấp cho cơng ty trƣớc 10 ngày để giải quyết các vấn đề phát sinh cĩ thể xảy ra với hàng hĩa, đảm bảo hàng XK đúng nhƣ thỏa thuận nêu trong hợp đồng với khách hàng nƣớc ngồi.
Khi XK để tránh mặt hàng Đá khơng bị hỏng hoặc vỡ, cơng ty thƣờng thực hiện bao gĩi mặt hàng Đá bằng các thùng gỗ, tùy từng loại Đá để xác định bao gĩi sao cho phù hợp nhất, tiết kiệm đƣợc chi phí. Đơi khi việc đĩng hàng phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhƣng xu hƣớng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm đƣợc chi phí.
Phƣơng châm kẻ ký mã hiệu của cơng ty nhằm đảm bảo cho phƣơng pháp giao nhận, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hố, tuy nhiên cĩ những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm khơng muốn cho ngƣời mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết đƣợc nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này đƣợc phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên thậm chí bên mua cũng cĩ thể sắp xếp, đĩng gĩi bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu khơng cần phải đĩng gĩi và kẻ mã hiệu.
Hình ảnh 2.1: đĩng gĩi mặt hàng Đá tại cơng ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo Cơng tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng Đá từ trƣớc tới nay của cơng ty cũng đƣợc coi là khâu quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài.
Theo quy định của nhà nƣớc việc kiểm tra hàng xuất khẩu của cơng ty đƣợc thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đĩ kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng đƣợc xuất đi hay khơng. Cịn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thơng thống hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nƣớc. Nội dung kiểm tra của mặt hàng Đá là Đá cĩ đúng chất lƣợng hay khơng? cĩ giấy kiểm định chất lƣợng chƣa?
sẽ xuống kiểm tra hàng hố nếu thấy khơng cĩ vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hố vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đĩ là những hàng hố mà cơng ty mang đến cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Cịn cơng ty thực hiện đĩng hàng tại nơi thu mua thì trƣớc đĩ cơng ty phải đến Hải quan khai báo, sau đĩ nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hố cũng là nơi đĩng gĩi để cùng cơ quan kiểm tra trọng lƣợng, chất lƣợng, xuất xứ.
Tĩm lại, nghiệp vụ này đã thể hiện một số ƣu nhƣợc điểm sau:
Cơng ty đã kiểm sốt đƣợc tiến trình sản xuất lơ hàng, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành các nghiệp vụ kế tiếp một cách chủ động.
Qua nhiều lần xuất hàng rút đƣợc nhiều kinh nghiệm, cơng tác chuẩn bị nguồn hàng giờ đây của cơng ty Thái bảo rất đƣợc quan tâm thƣờng hồn thành trƣớc thời gian quy định.
Tuy nhiên điều cịn hạn chế ở đây là Thái Bảo cĩ Kho nhƣng khơng dự trữ lƣợng hàng, khơng chủ động nguồn hàng và đã gặp phải một số trƣờng hợp: nguồn hàng khan hiếm, đột ngột lên giá, cĩ khi vận chuyển hàng trễ khơng đúng tiến độ làm ảnh hƣởng đến tâm lý khách hàng. Mặt khác, do cơng ty thƣờng chỉ đặt hàng qua điện thoại và nhà sản xuất chở trực tiếp đến kho nhƣ đã thỏa thuận, khơng cĩ bộ phận giám sát tại chỗ vì thế nên khi hàng xuất đi rồi thƣờng bị phàn nàn chƣa đúng tiêu chuẩn nhất là mặt hàng Sỏi đối với những khách hàng dễ tính cĩ thể chấp nhận đƣợc, cịn với những khách hàng khĩ tính yêu cầu trả hàng nhƣ thế làm mất rất nhiều chi phí.