2.1.2.1 Bộ máy tổ chức – Sơ đồ tổ chức và Sơ đồ chức danh của Công ty
Công ty Nhất Việt là Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên và chủ doanh nghiệp tham gia trực tiếp vào công tác quản lý. Công ty là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh. Công ty hoạt động theo chế độ thủ trƣởng. Giám đốc ủy nhiệm và ủy quyền cho Phó giám đốc phụ trách các mảng hoạt động trong Công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Nhất Việt bao gồm: - Ban giám đốc gồm:
21
01 Phó giám đốc - Phòng Điều hành, gồm:
01 Trƣởng bộ phận Điều hành; 01 nhân viên điều hành xe. các tài xế
- Phòng Tài chính - Kế toán, gồm:
01 Trƣởng bô phận Tài chính – Kế toán kiêm Kế toán trƣởng; 01 Kế toán sổ sách, chi phí, khai thuế.
01 thủ quỹ và tiền lƣơng.
- Bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng, thu hồi công nợ: gồm 01 nhân viên
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, do quy mô của Công ty nhỏ và đặc biệt là do đặc thù của một doanh nghiệp gia đình, chuyên quản lý trên cơ sở thuận tiện và tiết kiệm tối đa chi phí quản lý, chủ doanh nghiệp tận dụng hết công suất nguồn nhân lực hiện hữu của mình và kết quả là đơn vị phụ trách kinh doanh, chăm sóc khách hàng, và thu hồi công nợ chỉ có một nhân sự duy nhất, phụ trách tất cả các mảng công việc của phòng. Do đó, trong phạm vi đề tài này, tôi gọi đơn vị này là bộ phận - Bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng và thu hồi công nợ.
Theo đó, bộ máy tổ chức của Công ty đƣợc thể hiện qua Sơ đồ tổ chức sau:
22
Từ Sơ đồ tổ chức bộ máy này, chúng ta có Sơ đồ chức danh của Công ty Nhất Việt nhƣ sau: Ban Giám đốc Phòng Điều hành Bộ phận Kinh doanh, chăm sóc khách hàng và thu hồi công nợ Phòng Tài chính - Kế toán Giám Đốc BP.Điều hành BP. Kế toán Điều độ xe Tài xế Nhân viên kinh doanh, Chăm sóc kháchàng, thu hồi nợ Sổ sách, Chi phí, khai thuế Thủ quỹ, tiền lƣơng P.Giám Đốc
23
2.1.2.2 Chức năng & nhiệm vụ của các chức danh trong Công ty
Cụ thể chức năng, nhiệm vụ chung của từng chức danh trong Công ty Nhất Việt nhƣ sau:
Giám đốc: Là đại diện pháp luật, có quyền cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về mọi hoạt động của Công ty và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc theo pháp luật hiện hành. Giám đốc có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ; định hƣớng và tổ chức mọi hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Phó giám đốc: Là ngƣời có quyền thứ hai sau Giám đốc trong Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về mọi hoạt động của Công ty. Phó Giám đốc có chức năng tham mƣu cho Giám đốc về việc tổ chức bộ máy và quản lý điều hành Công ty theo chế độ trách nhiệm đƣợc phân cấp, ủy quyền trong Điều lệ Công ty. Đồng thời, Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp Bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng và thu hồi công nợ.
Trưởng Bộ phận Điều hành: Chịu trách nhiệm điều hành, sắp xếp lộ trình cho đội xe theo yêu cầu của khách hàng, báo cáo cho Giám đốc về tiến độ thực hiện công việc trong ngày.
Trưởng Bộ phận Tài chính - Kế toán kiêm Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra và theo dõi các vấn đề của phòng Tài chính - Kế toán; đôn đốc nhân viên của mình thực hiện công việc đúng thời hạn và theo yêu cầu của công việc.
Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng và thu hồi công nợ: chịu trách nhiệm liên hệ với đối tác, khách hàng để làm báo giá, hợp đồng; theo dõi công nợ, thu tiền xe thanh toán; thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng, tài xế để kịp thời báo cáo Lãnh đạo Công ty để có chế độ, chính sách cũng nhƣ cách thức xử lý phù hợp.
24
Nhân viên điều độ: Chịu sự điều hành của Trƣởng phòng Điều hành. Nhận lệnh từ Trƣởng phòng Điều hành, điều phối xe cho khách hàng, quản lý tài xế.
Kế toán sổ sách, chi phí, thuế: Là ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra, nhập vào máy tính chi phí của từng xe; khai báo thuế; chịu trách nhiệm lập, kiểm tra hóa đơn mua vào và xuất ra của Công ty; làm sổ sách khai báo thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm; Báo cáo trực tiếp cho Kế toán trƣởng.
Thủ quỹ - Tiền lương: Chịu trách nhiệm quản lý tiền trong Công ty, hàng ngày báo cáo cho Giám đốc về tình hình thu chi trong ngày và số tiền còn lại trong quỹ; theo dõi lƣơng nhân viên; theo dõi việc nhập - xuất phụ tùng xe, nhập - xuất dầu, nhớt của Công ty.
Tài xế: Chịu sự điều phối của Nhân viên điều độ; chịu trách nhiệm chở hành khách đi lại theo yêu cầu công tác,
2.1. 3 Nguồn lực của cty
Hệ thống thông tin marketing của công ty
Hệ thống thông tin marketing của công ty Nhất Việt chƣa đƣợc hoàn chỉnh ,chủ yếu thể hiện ở hệ thống ghi chép nội bộ, sổ sách chứng từ,các hoạt động thu thập tình báo marketing. Hệ thống ghi chép nội bộ chính là báo cáo về các yêu cầu cảu khách thuê xe,về chi phí trong tháng của từng xe,giá xăng tăng giảm, về doanh số tháng, quí .v.v. các thông tin này đƣợc các nhân viên trong công ty phản ánh trung thực, kịp thời. Do đó ban lãnh đạo công ty có thể nắm bắt thông tin một cách sớm nhất để xác định đƣợc cơ hội hoặc rủi ro
Hệ thống các đối tác thông tin của công ty cung cấp cho công ty những biến cố xảy ra trong ngày trên thị trƣờng và trên đƣờng, thông qua đó ban lãnh đạo công ty có những bƣớc điều chỉnh, hỗ trợ phù hợp hoặc công ty có thể lƣờng trƣớc hành động của các đối thủ cạnh tranh trƣớc nhu cầu của một khách hàng mới. Đối với công ty Nhất Việt phần lớn các thông tin này có đƣợc từ Tài Xế. Đây chính là lực lƣợng bán hàng,cung cấp thông tin chủ yếu cũng nhƣ đo lƣờng nhu cầu của khách hàng
25
Vì vậy các thông tin thị trƣờng của công ty tƣơng đối nhanh nhạy.Phản ứng của thị trƣờng khi công ty đƣa ra sản phẩm mới đều đƣợc phản ánh trung thực kịp thời. Do đó bộ phận kinh doanh luôn nắm bắt thông tin rất nhanh và lên kế hoạch rất khả thi và sát thực tế
Nguồn lực của Công ty Nhất Việt
Công ty Nhất Việt là một doanh nghiệp trẻ mới đƣợc thành lập khoảng 3 năm nay nhƣng đang rất có tiềm năng phát triển thông qua số phƣơng tiện và doanh số tăng hàng năm. Công ty cũng có các mối quan hệ tốt với các ngân hàng Thƣơng mại trên thị trƣờng nhƣ Ngân Hàng Phƣơng Đông TP.HCM,Ngân Hàng TM CP kỹ Thƣơng (Techcombank), Ngân hàng Việt Á, Ngân Hàng An Bình ..v.v nên khả năng huy động vốn cũng là thế mạnh của công ty
+ Là một công ty mới đƣợc thành lập nên Công ty Nhất Việt cũng đƣợc hƣởng những ƣu đãi về thuế trong những năm đầu cũng nhƣ những ƣu đãi về chính sách khác
+ Năm 2008, 2009 và năm 2010 Công ty nhất Việt đã đƣợc các hãng bán xe nhƣ Toyota Đông Sài Gòn, Hiroshima Tan Cảng đồng ý giảm giá bán so với giá nêm yết ,đồng thời hỗ trợ thêm bảo hiểm vật chất cho các xe mới mua.Đây cũng là một thuận lợi của Công ty Nhất Việt. Đặc biệt Công ty Nhất Việt vừa đƣợc Ngân Hàng Thƣơng Mại cổ phần Kỹ thƣơng (Techcombank) tái ký các hợp đồng tính dụng và bão lãnh vay mua xe mới trong năm 2010. Công ty cũng đã thành công trong việc thƣơng lƣợng với ngân hàng Việt Á chi nhánh Bình Dƣơng cho vay bổ sung nguồn vốn phát triển kinh doanh. Từ đó cho thấy nguồn lực về tài chính của cty rất thuận lợi. Công ty luôn nhận đƣợc sự hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau
Điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Nhất Việt
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty đang dần đƣợc cải thiện so với điều kiện những năm đầu mới thành lập. Hiện tại công ty đang xúc tiến thành lập xƣởng sửa chữa bảo dƣỡng xe đặt tai Q12. Tại đây công ty sẽ đầu tƣ trang bị những công nghệ, thiết bị để có thể đáp ứng nhu cầu sữa chửa bảo dƣỡng các loại xe. Hiện nay công ty Nhất Việt đang xúc tiến việc xin giấy phép mở chi nhánh để gấp rút tiến hành trong
26
năm 2010. Trong tƣơng lai đây là một phần của chiến lƣợc phát triển chủ đạo của công ty Nhất Việt sau dịch vụ cho thuê xe.
Nhìn chung công ty Nhất Việt đang từng bƣớc nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật của mình trong phạm vi cho phép để nhằm từng bƣớc nhằm tiết giảm chi phí sửa chửa cho đoàn xe của mình mà nhằm từng bƣớc làm giảm chi phí, tăng doanh thu cho công ty
Yếu tố nhân sự ủa công ty Nhất Việt
Công ty có sự phân công công việc rất rõ ràng và đang từng bƣớc ngày càng hoàn thiện hơn. Nguồn lao động của Công ty Nhất Việt chủ yếu là do quen biết và một phần là do tuyển dụng. Số lao động đã qua đào tạo có trình độ đại học và cao đẳng chiếm 4.7% trên tổng số lao động của Công ty. Số lao động này chủ yếu nắm các vị trí quan trọng trong Công ty. Số còn lại có trình độ trung cấp và lao động phổ thông chiếm 95.3% trên tổng số lao động trong Công ty, chủ yếu là các tài xế.
Bảng 2: Tình hình lao động của Công ty Nhất Việt từ 2007 – 2009
Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 30 100 42 100 42 100 Trình độ ĐH, CĐ 2 6.6 2 4.7 2 4.7 Trình độ trung cấp 6 20 6 14.3 6 14.3 Lao động phổ thông 22 73.4 34 81 34 81 (Nguồn từ phòng Tài chính - Kế toán)
Tình hình lao động của Công ty Nhất Việt cho thấy tổng số lao động qua các năm có tăng lên nhƣng chủ yếu là do sự tăng lên của số lao động phổ thông là tài xế. Điều này cũng dễ lý giải bởi vì Công ty Nhất Việt không ngừng tăng lên về số lƣợng phƣơng tiện, mở rộng quy mô hoạt động. Từ năm 2009 đến nay, do yêu cầu của công việc ngày càng cao nên đòi hỏi số lao động làm việc tại một số vị trí quản
27
lý trong công ty phải có trình độ đại học hoặc cao đẳng trở lên. Tuy nhiên, nhu cầu này vẫn chƣa đƣợc đáp ứng từ cuối năm 2009 đến thời điểm hiện nay
2.1.4. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nhất Việt 2.1.4.1Khách hàng của Công ty 2.1.4.1Khách hàng của Công ty
Dịch vụ cho thuê xe là một ngành kinh doanh đặc thù nên thời hạn hợp đồng dịch vụ cho thuê xe của Công ty Nhất Việt thƣờng là từ sáu tháng đến một năm đối với 90% tổng số khách hàng của Công ty. Từ đó, Công ty thực hiện việc phân nhóm khách hàng theo số lƣợng xe sử dụng trung bình của một năm bao gồm ba nhóm khách hàng khác nhau:
Khách hàng chủ yếu: là những khách hàng có nhu cầu thuê số lƣợng
xe lớn và Công ty có ký hợp đồng thuê xe hàng năm với khách hàng;
Khách hàng quen thuộc: là những khách hàng gắn bó lâu dài với
Công ty, có nhu cầu thuê trung bình từ 3 xe trở xuống;
Khách hàng lẻ: là những khách hàng có nhu cầu thuê số lƣợng xe
không cố định trong từng quý và số lƣợng ít.
Bảng 3: Phân tích biến động về cơ cấu khách hàng của Cty Nhất Việt S T T Phân Loại 2007 2008 Dự tính 209 Số Lƣợ ng Tỷ Lệ (%) Số Lƣợng Tỷ Lệ (%) Tăng, Giảm (%) Số Lƣợng Tỷ Lệ (%) Tăng, Giảm (%) 1 2 3=2/∑2 4 5=4/∑4 6=5-3 7 8=7/∑7 9=8-5 1 Khách hàng chủ yếu 3 20 3 13.6 -6.4 3 10,7 -2.9 2 Khách hàng quen thuộc 7 47 7 31.8 -15.2 7 25 -6.8 3 Khách hàng lẻ 5 33 12 54.5 +21.5 18 64.2 9.7 Tổng 15 100 22 100 (-7.8) 28 100 (-0.1)
28
Dựa vào Bảng phân tích về cơ cấu khách hàng của Công ty Nhất Việt, ta thấy tỷ lệ khách hàng năm 2008 với năm 2007 mặc dù có giảm trên lƣợng khách hàng chủ yếu -6.4% và khách hàng quen thuộc -15.2% nhƣng sự thay đổi này là do số lƣợng bình quân của khách hàng lẻ tăng lên(21.5) nên vẫn không làm doanh thu sụt giảm.
Về cơ cấu khách hàng năm 2009 cúa Công ty Nhất Việt, ta thấy tỷ lệ khách hàng năm 2009 với năm 2008 mặc dù tỷ lệ vẫn có giảm trên lƣợng khách hàng chủ yếu -2.9% và khách hàng quen thuộc – 6.8 % nhƣng vẫn là sự thay đổi bình quân trong khi khách hàng lẻ tăng lên nên vẫn không làm doanh thu sụt giảm. Xét về tổng thể thì doanh thu năm 2009 vẫn tăng.
2. 1.4.2 Chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụcho thuê xe
Các khoản chi phí mà Công ty Nhất Việt phải chi cho hoạt động kinh doanh dịch vụcho thuê xe là :
- Chi phí về nhiên liệu phục vụ hoạt động kinh doanh vận tải: gồm xăng, nhớt máy, mỡ xe.
- Chi phí sửa chữa xe: gồm tất cả các chi phí liên quan đến sửa xe nhƣ: làm máy, sơn lại xe, sửa bình điện, vá vỏ, thay vỏ,… Những chi phí này sẽ đƣợc ghi vào một cuốn sổ chi phí hàng ngày của xe và gửi về Công ty để thanh toán.
- Chi phí bãi xe: là số tiền thuê bãi xe mà hàng tháng Công ty phải trả cho chủ bãi xe. Nhằm phòng ngừa rủi ro bị mất cắp phụ tùng xe nhƣ Logo xe, kiếng chiếu hậu,….Công ty phải thuê bãi đậu xe cho tài xế trong một số trƣờng hợp khách hàng không có bãi đậu xe. Tuy nhiên, cũng tùy trƣờng hợp phải thuê bãi đậu xe. Cũng ít xảy ra.
- Chi phí tiền lƣơng nhân viên văn phòng và tiền lƣơng tài xế.
- Các khoản chi phí khác: là những khoản chi phí thƣờng là không thƣờng xuyên và không cố định mà Công ty phải chi trả và sẽ tính vào chi phí của xe, bao gồm chi phí đi đƣờng, chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, chi phí thuê văn phòng,
29
Bảng 4: Tình hình chi phí dịch vụ của Cty qua các năm 2008 – 2009
Đơn vị tính: đồng
Chỉ Tiêu 2008 2009
Tổng doanh thu 6,339,200,000 7,556,897,500
Tổng chi phí 5,223,968,444 6,373,939,119
Chi phí bán hàng, giá vốn HB 4160,625,000 5,408,812,500
Chi phí quản lý doanh nghiệp 396,864,000 476,236,800 Chi phí tài chính 319,937,500 190,937,500
Chi phí khác 346,541,994 297,952,319
Lợi nhuận trƣớc thuế 1,115,231,556 1,182,958,381
(Nguồn từ phòng Tài chính - Kế toán) Dựa vào Bảng chi phí trên ta thấy:
Tổng chi phí năm 2009 tăng so với năm 2008 18%/năm, tƣơng đƣơng 1.5%/tháng. Trong đó, chi phí bán hàng năm 2009 so với năm 2008 tăng 1,248,187,500 đồng, tỷ lệ tăng là 23% (1.91%/tháng), chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 so với năm 2008 tăng 79,372,800 đồng, tỷ lệ tăng là 16.7%(1.39% tháng). Lý do chi phí tăng là do công ty Nhất Việt đã tăng thêm số phƣơng tiện dẫn đến tăng doanh thu và tăng chi phí. Nhƣng tốc độ tăng doanh thu không nhiều so vói tốc độ tăng chi phí dẫn đến lợi nhuận năm 2009 chỉ tăng hơn chút ít so với lợi nhuận năm 2008 là 67,726,825 đồng, tỷ lệ tăng là 5.72%.
Bên cạnh những thuận lợi cũng cần phải kể đến những khó khăn mà công ty đang