Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD tại CTCP Vận tải biển và Th- ơng mại Nghệ An đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban giám đốc
Ban kiểm soát
Giám đốc điều hành Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng tổ chức Hành chính Phòng tài vụ nghiệp Phòng vụ Phòng kỹ thuật công nghệ đầu t
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Ghi chú: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến:
Quan hệ trực tuyến. Quan hệ chức năng
Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp đợc bố trí theo hình thức hỗn hợp, kết hợp bố trí kiểu trực tuyến và kiểu chức năng.
Với cách bố trí này sẽ bảo đảm đợc tính chỉ đạo tập trung của Chủ tịch hội đồng quản trị đến Giám đốc điều hành, phân công lĩnh vực giúp việc của các Phó giám đốc, xác định rõ các mối quan hệ và cách xử lý thông tin của các phòng, đơn vị trong công ty dới sự giám sát của Ban kiểm soát, đồng thời phát huy đợc trách nhiệm và tính chủ động của đơn vị cơ sở.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và quan hệ với nhau rất chặt chẽ. Theo đó:
2.3.2.1.Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty. ĐHĐCĐ có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm HĐQT và thành viên ban kiểm soát. Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức thông qua ĐHĐCĐ 3 năm một lần. ĐHĐCĐ của công ty họp thờng niên sau khi phòng tài chính kế toán quyết toán xong để thông qua báo cáo tài chính hằng năm, quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, thông qua định hớng phát triển công ty và các quyền quyết định khác trong phạm vi quyền và nhiệm vụ của ĐHĐCĐ theo pháp luật.
2.3.2.2. Hội đồng quản trị
Thành viên HĐQT: 07 ngời.
Trong đó: + Đại diện phần vốn Nhà nớc: 03 ngời. + Đại diện phần vốn Cổ đông: 04 ngời.
xnkd xuất nhập khẩu trung tâm đào tạo lái xe Đội tàu vận tải đại lý sao biển Ban quản lý nhà nghỉ xí nghiệp kinh doanh than xí nghiệp cơ khí thuỷ
HĐQT có nhiệm kỳ 3 năm, sau khi hết nhiệm kỳ ĐHĐCĐ sẽ bầu HĐQT mới để thay mặt ĐHĐCĐ lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty cho đến kỳ Đại hội đồng Cổ đông tiếp theo.
HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền hạn trong điều lệ về tổ chức và hoạt động của Công ty đã đợc ĐHĐCĐ thông qua tại Đại hội.
Quyền hạn và nghĩa vụ của HĐQT:
HĐQT có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ thẩm quyền thuộc về ĐHĐCĐ. Các thành viên HĐQT không đợc chuyển nhợng cổ phần của họ sở hữu trong suốt thời gian đơng nhiệm.
HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác.
Chủ tịch HĐQT
Ông: Trần Quang Vũ
Đại diện phần vốn Nhà nớc tại Công ty.
Thành viên Hội đồng quản trị:
Các thành viên HĐQT mỗi ngời phụ trách một bộ phận và chịu trách nhiệm về phần việc mình theo dõi trớc Chủ tịch HĐQT và đợc phân công cụ thể trong thông báo kết quả về việc phân công nhiệm vụ của HĐQT kỳ họp thứ nhất (nhiệm kỳ 2004-2006) CTCP Vận tải biển và Thơng mại Nghệ An ngày 01/01/2004. Thành viên HĐQT thực thi công việc của HĐQT, không uỷ quyền cho ngời khác.
2.3.2.3. Ban giám đốc
Giám đốc Công ty
Giám đốc điều hành - Ông Nguyễn Văn Hạnh có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ.
Quyết định lơng và phụ cấp (nếu có) đối với ngời lao động trong Công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
Báo cáo trớc HĐQT tình hình SXKD và kết quả lãi, lỗ về các lĩnh vực sản xuất qua kỳ quyết toán sáu tháng, một năm.
Đại diện Công ty trong việc khởi kiện các vụ án liên quan đến quyền lợi Công ty khi đợc HĐQT uỷ quyền bằng văn bản.
Thay mặt Công ty ký kết hợp đồng Tài chính, Thơng mại, điều hành SXKD thờng nhật theo thông lệ quản lý tốt nhất.
Từ chối thực hiện những quyết định của Chủ tịch, phó Chủ tịch HĐQT nếu thấy trái pháp luật, trái điều lệ, trái với nghị quyết của ĐHĐCĐ và có trách nhiệm báo với ban kiểm soát.
Ký hợp đồng lao động, bố trí, sử dụng lao động, cho thôi việc, nghỉ hu, chuyển công tác theo quy định của luật lao động, Điều lệ bảo hiểm xã hội Việt Nam và điều lệ Công ty.
Đợc quyết định các biện pháp trong trờng hợp khẩn cấp nh: Thiên tai, hoả hoạn. Chịu trách nhiệm về quyết định này và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị biết.
Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ Công ty và quyết định của HĐQT.
Phụ trách điều hành chung chịu trách nhiệm quản lý vốn Nhà nớc và vốn Cổ đông trong CTCP.
Giúp việc cho Chủ tịch HĐQT, quản lý vốn Nhà nớc tại CTCP.
Phụ trách công tác tổ chức, kinh doanh xuất nhập khẩu, kế hoạch, kỹ thuật vật t, Tổ chức và đào tạo lái xe cơ giới đờng bộ.
Khi đi vắng hoặc đi công tác thì uỷ quyền lại cho phó Giám đốc Công ty hoặc một số ngời khác thay để giải quyết một số công việc của Công ty nhng phải chịu trách nhiệm về pháp lý trớc sự uỷ quyền của mình.
Không kiêm nhiệm bất cứ chức vụ quản lý kinh tế nào tại các tổ chức kinh tế khác.
Phó Giám đốc
Là ngời tham mu giúp việc cho Giám đốc điều hành. Thay giám đốc điều hành Công ty hoặc giải quyết một số công việc khi Giám đốc đi vắng uỷ quyền lại và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về những quyết định của mình trong thời gian và công việc đợc uỷ quyền.
Phó Giám đốc kinh doanh đợc Giám đốc điều hành giao nhiệm vụ phụ trách các đơn vị: Xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, Xí nhiệp kinh danh than.
Phó giám đốc kỹ thuật đợc Giám đốc điều hành giao nhiệm vụ phụ trách quản trị Công trị và các đơn vị Phòng kỹ thuật vật t, Xí nghiệp cơ khí thuỷ.
2.3.2.4. Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt Cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.
Ban kiểm soát bao gồm 3 thành viên do ĐHĐCĐ quyết định số lợng để bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng trực tiếp bỏ phiếu kín. Trong đó một ngời có chuyên môn về kế toán, Ban bầu một thành viên làm trởng ban. Ban kiểm soát chủ yếu làm việc theo chế độ kiêm nhiệm.
Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt Cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của Công ty; có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động SXKD của Công ty trong kế toán, báo cáo tài chính hằng năm của Công ty và kiến nghị khắc phục tồn tại (nếu có). Thờng xuyên báo cáo với HĐQT về kết quả SXKD. Báo cáo với đại hội cổ đông về những hoạt động tài chính bất thờng, u, khuyết điểm trong quản lý tài chính của HĐQT, Giám đốc và phải chịu hoàn toàn trớc các báo cáo đó.
Phòng nghiệp vụ;
Phòng kỹ thuật công nghệ đầu t; Phòng Tài vụ.
Điều 73 Quy chế tổ chức, quản lý, điều hành Công ty cổ phần Vận tải và Thơng mại Nghệ An có quy định nh sau:
Tổ chức quản lý, điều hành Công ty đợc thực hiện trên nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Thực hiện Nghị quyết của ĐHĐCĐ, HĐQT, giám đốc điều hành phân công trách nhiệm cho từng đồng chí phó giám đốc phụ trách từng công việc giúp giám đốc. Mối quan hệ cấp trên, cấp dới, quan hệ giữa các phòng, Ban, Đơn vị, Trung tâm, Xí nghiệp trực thuộc, trên tinh thần cộng đồng trách nhiệm vì lợi ích chung. Chức năng quản lý cụ thể do các phòng, Ban nghiệp vụ trực tiếp thực hiện dới sự chỉ đạo của Ban giám đốc điều hành.
Trên cơ sở quy chế tổ chức - Quản lý - Điều hành nhiệm kỳ thứ nhất (2004- 2006) đợc bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi thông qua ĐHĐCĐ hết nhiệm kỳ I thống nhất, tiếp tục thực hiện theo quy chế này tại nhiệm kỳ thứ hai (2007-2009) các phòng, Ban, đơn vị, Trung tâm, Xí nghiệp trực thuộc căn cứ để xây dựng cụ thể vào quy chế của đơn vị mình, sát đúng mô hình sản xuất, chức năng nhiệm vụ tổ chức, quản lý để thực hiện có hiệu quả.
2.3.3. Vốn và chế độ tài chính
Vốn điều lệ đợc đóng góp bằng đồng tiền Việt Nam (VNĐ), ngoại tệ (USD) hoặc bằng hiện vật và đợc quy đổi theo một đơn vị thống nhất là đồng Việt Nam.
Vốn điều lệ: 14.293.000.000 đồng Vốn Kinh doanh : 14.641.000.000 đồng Trong đó : + Vốn cố định : 12.706.000.000 đồng
+ Vốn lu động : 1.935.000.000 đồng Phân theo nguồn vốn :
+ Vốn ngân sách cấp : 7.208.082.962 đồng
Công tác kế toán
Phòng kế toán công ty có trách nhiệm tổ chức hạch toán trong toàn công ty, kiểm tra đôn đốc, chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc làm tốt chức năng nhiệm vụ đã đợc giao.