- Về hoạt động tiờu thụ sản phẩm của cụng ty:
3. Phõn tớch thực trạng hoạt động xuất khẩu tơ lụa của cụng ty dõu tằm tơ I.
3.7: Quy trỡnh nghiệp vụ xuất khẩu của cụng ty:
Ký kết hợp đồng:
Thụng thường cỏc khỏch hàng gửi đơn hàng đến cụng ty, cụng ty nhận đơn đặt hàng và giao dịch thụng qua thư từ, điện tớn, thoả thuận với nhau về số lượng, chất lượng, giỏ cả và điều kiện giao nhận, thanh toỏn... sau đú ký hợp đồng. Đối với khỏch hàng truyền thống thỡ vịờc thoả thuận đơn giản hơn, bởi vỡ họ đó cú cơ sở từ những hợp đồng trước. Họ chỉ cần thoả thuận lại một số nội dung, một số điều khoản như số lượng, chất lượng...
Kiểm tra L/C:
Sở dĩ cỏc nhà xuất khẩu phải kiểm tra L/C vỡ nú liờn quan tới việc thanh toỏn tiền hàng và cỏc tranh chấp cú thể phỏt sinh. Vỡ thế đõy là nghiệp vụ khụng thể thiếu trước khi triển khai thực hiện hợp đồng. Khi nhận L/C do ngõn hàng thụng bỏo, nhõn viờn phũng kinh doanh xuất nhập khẩu cú trỏch nhiệm kiểm tra L/C xem cú phự hợp với điều khoản trong hợp đồng khụng. Nếu khụng phự hợp phải gửi lại ngõn hàng bờn nhập khẩu yờu cầu sửa lại.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Cụng ty dõu tằm tơ I là cụng ty sản xuất và thu mua hàng để xuất khẩu. Do đú việc chuẩn bị hàng hoỏ là tớch cực sản xuất, gom hàng, phõn loại, đúng gúi bao bỡ theo yờu cầu của khỏch hàng cho kịp thời hạn hợp đồng.
Ngoài nguồn tơ do cụng ty tự sản xuất tại hai xớ nghiệp trờn địa bàn tỉnh Vĩnh Phỳc cũn phần lớn cụng ty cú được hàng từ khắp cỏc xớ nghiệp ươm tơ ở khu vực phớa Bắc bao gồm 8 cụng ty khỏc nhau ở cỏc tỉnh Nghệ An, Thanh Hoỏ, Nam Định, Hà Tõy, Hải Hưng, Sơn La.
Cụng tỏc chuẩn bị đối với nguồn hàng thu mua này bao gồm một số bước cụng cụng việc như:
+Nghiờn cứu nguồn hàng xuất khẩu: đõy là cụng việc quan trọng trong hoạt động thu gom tạo nguồn hàng xuất khẩu của cụng ty. Việc nghiờn cứu nguồn hàng sẽ cho biết khả năng cung ứng hàng hoỏ xuất khẩu tại cỏc chõn hàng như thế nào.Trong số 8 đơn vị cung cấp hàng xuất khẩu cho cụng ty cú đến 5 đơn vị là thành viờn của Tổng cụng ty. Nguồn hàng do cỏc đơn vị thành viờn của Tổng cụng ty cung cấp thường rất ổn định, khụng sợ bị chốn ộp giỏ ở khõu này. Như vậy, chỳng ta cú thể núi rằng cụng tỏc thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của cụng ty cú thực hiện tốt hay khụng phụ thuộc rất nhiều vào tỡnh hỡnh sản xuất của cỏc cụng ty đú. Cỏc cụng ty này đa phần là đơn vị thành viờn của Tổng cụng ty, điều đú rất thuận lợi cho cụng ty trong quỏ trỡnh thu mua, tạo nguồn hàng đầu vào. Nhỡn chung cỏc đơn vị thành viờn của Tổng cụng ty luụn cố gắng hoàn thành tốt hoạt động sản xuất của mỡnh. Đảm bảo cho sự ổn định sản xuất kinh doanh của bản thõn cỏc cụng ty đú, đồng thời cũng đảm bảo cho cụng tỏc thu mua hàng xuất khẩu của cụng ty dõu tằm tơ I được thuận lợi và trụi chảy.
+Tổ chức thu mua hàng xuất khẩu: dựa vào cỏc đơn hàng của bạn hàng cụng ty căn cứ vào khả năng cung ứng hàng hoỏ của cỏc chõn hàng và khả năng sản xuất của cụng ty để quyết định xem cú chấp nhận đơn hàng hay khụng. Cụng ty tiến hành thu mua hàng theo phương thức thu mua trực tiếp. Cỏc đơn vị cung cấp hàng xuất khẩu và cụng ty trực tiếp liờn hệ với nhau, thường thỡ cỏc đơn vị này trực tiếp mang hàng đến tận cụng ty để giao và nhận tiền, tuy nhiờn khi cần thiết cụng ty lại trực tiếp đến cơ sở thu mua để mua hàng. Để nhận hàng hoỏ được tốt, diễn ra nhanh chúng và an toàn cụng ty sẽ phải tớnh toỏn quóng đường, lựa chọn cỏc tuyến đường và thuờ ụ tụ với trọng tải thớch hợp để vận chuyền về kho hàng của cụng ty.
+Bảo quản, bao bỡ và xuất kho hàng xuất khẩu:
Hàng hoỏ sau khi được mua về sẽ được cất giữ tại kho của cụng ty. Tại đõy hàng hoỏ sẽ được bố trớ và sắp xếp hợp lý, bảo quản đỳng kỹ thuật đảm bảo an toàn cho hàng hoỏ và thuận tiện cho việc tiếp nhận hàng hoỏ mới cũng như việc xuất hang cho giai đoạn sau.
Trước khi xuất bỏn hàng hoỏ được bao bỡ cẩn thận, ngoài lớp bao bỡ bờn ngoài, bờn trong cú lơp nylong bọc nhằm trỏnh ẩm ướt.
Hàng hoỏ được xuất kho theo đỳng lịch trỡnh đó định để đảm bảo tiến độ giao hàng cho bạn hàng. Trước khi giao hàng cụng ty tiến hành cỏc cụng việc sau:
. Đối chiếu lệnh xuất khẩu với hàng thực tế cú trong kho . Chuẩn bị cỏc phương tiện, cụng cụ, nhõn lực bốc xếp hàng . Xỏc định địa điểm giao hàng
Khi giao hàng cụng ty yờu cầu người xuõt kho và người nhận hàng phải ký vào phiếu xuõt kho hay phiếu giao hàng để xỏc nhận.
Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu:
Về phớa cụng ty từ khõu sản xuất cho đến hoàn tất sản phẩm thỡ tại mỗi cụng đoạn đều cú bộ phận kiểm tra chất lượng, chất lượng cụng đoạn này cú đảm bảo thỡ chất lượng cụng đoạn sau mới tốt cú như võy tơ sản xuất ra mới tốt. Đối với hàng thu mua trước khi đưa về cụng ty cũng phải được kiểm tra cẩn thận xem chất lượng sản phẩm mỡnh mua vào cú đỳng với giỏ tiền, với yờu cầu của mỡnh khụng, trỏnh xảy ra những sai lầm đỏng tiếc. Việc kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu rất quan trọng bởi về phớa khỏch hàng họ cũng khụng dễ dàng chấp nhận ngay sản phẩm cụng ty giao. Trước khi hàng được xếp lờn tàu cũn phải qua cỏc cụng ty kiểm định mà họ thuờ để kiểm tra chất lượng.
Thuờ phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoỏ:
Việc vận chuyển hàng hoỏ qua biờn giới quốc gia đỏi hỏi phải sử dụng cỏc phương tiện cú tầm hoạt động xa và khả năng vận chuyển lớn, thụng thường thỡ tàu biển là phương tiện được sử dụng rộng rói nhất và thụng dụng nhất. Hầu hết cỏc hàng hoỏ xuất nhập khẩu đều được vận chuyển bằng tàu biển. Tuy nhiờn đội tàu Việt Nam chưa phỏt triển, bờn cạnh đú kinh nghiệm của cỏc cụng ty trong việc thuờ tàu và vận chuyển chưa nhiều, điều này khiến cụng ty gặp khú khăn khi lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng CIF. Hầu hết cỏc hợp đồng ký kết với nước ngoài cụng ty đều sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng CIF, vỡ vậy cụng ty phải đảm nhận việc thuờ tàu, mua bảo hiểm hàng hoỏ.
Cụng ty thuờ tàu của cỏc hóng vận tải ở Chõu Á như hóng: Hajn, Mearskline, Voza, Viefrarst... Cụng ty ký hợp đồng vận chuyển với cỏc hóng này với chi phớ theo thoả thuận của hai bờn. Chi phớ vận chuển cho mụt lụ hàng xuất khẩu sang Ấn Độ là 1150USD (chi phớ vận chuyển một container 8 tấn), trong đú: chi phớ vận chuyển từ Hà Nội đến cảng Hải Phũng là 100USD, cũn 1050USD là chi phớ vận chuyển từ Hải Phũng đến Madras.
Sau khi ký hợp đồng vận chuyển, cụng ty cũn phải mua bảo hiểm để đảm bảo cho sự an toàn của hàng hoỏ. Phần lớn hợp đồng bảo hiểm cụng ty mua ở Bảo Việt với phớ suất bằng 0,3% tổng giỏ trị lụ hàng xuất khẩu.
Làm thủ tục hải quan:
Khai bỏo hải quan: nhõn viờn phũng kinh doanh XNK cú trỏch nhiệm kờ khai chi tiết về hàng hoỏ trờn tờ khai hải quan. Thụng thường cụng ty làm thủ tục hải quan ở cục hải quan Hải Phũng.
Xuất trỡnh hàng hoỏ: sau khi làm thủ tục khai bỏo hải quan nhõn viờn hải quan kiểm tra hàng hoỏ, niờm phong kẹp chỡ.
Thực hiện cỏc quyết định của hải quan: sau khi kiểm tra cơ quan hải quan sẽ cú quyết định về lụ hàng.
Cụng ty giao hàng theo phương thức hàng đủ một container (8 tấn). Sau khi giao hàng lờn tàu thỡ lấy vận đơn đường biển (seaway bill).
Thanh toỏn:
Sau khi giao hàng cụng ty gửi bộ chứng từ tới ngõn hàng mở L/C, thụng qua ngõn hàng thụng bỏo yờu cầu thanh toỏn tiền hàng. Hầu hết cụng ty sử dụng phương thức thanh toỏn bằng L/C nhưng một số trường hợp làm ăn với khỏch hàng truyền thống thỡ cụng ty sử dụng phương thức chuyển tiền.
Giải quyết khiếu nại:
Trong thực tế trường hợp này rất ớt xảy ra với cụng ty.