- Lựa chọn bên đặt gia cơng
Lựa chọn bên đặt gia cơng là khâu đầu tiên trong hoạt động nhận gia cơng hàng may mặc. Trong quá trình lựa chọn bên đặt gia cơng, các cán bộ của cơng ty đĩng vai trị quan trọng. Các nhân viên tiến hành nghiên cứu thị trường của cơng ty, tuy nhiên, cơng tác nghiên cứu vẫn cịn nhiều hạn chế, chỉ dừng lại ở các khâu nghiên cứu lượng cung của thị trường, giá cả của các đơn đặt hàng, giá nguyên phụ liệu, giá bán thành phẩm cĩ thể, giá bán sản phẩm của bên đối tác cho khách hàng của họ.
Việc tìm đối tác là do các mối quan hệ quen biết và do tìm kiếm được trên mạng internet. Cơng ty đã ra sức cố gắng tìm kiếm các đơn hàng cần gia cơng của các cơng ty may mặc khác. Bước đầu nhận gia cơng cho các cơng ty gia cơng hàng may mặc.
- Kí kết hợp đồng gia cơng
Sau khi lựa chọn được đối tác đặt gia cơng thì bước tiếp theo là tổ chức kí kết hợp đồng gia cơng. Giám đốc chịu trách nhiệm kí kết, thực hiện các hợp đồng gia cơng.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Nếu kí kết với khách hàng quen thuộc, đã đặt hàng với số lượng lớn, thời gian dài với mức giá cụ thể thì những hợp đồng này sẽ được gửi cho cán bộ phụ trách kỹ thuật từng thực hiện những mặt hàng trước đĩ. Nếu khách hàng muốn thực hiện với mức giá cũ mà là một mức giá mới thì sẽ lưu hồ sơ của khách hàng bằng một phiếu yêu cầu hoặc dùng chính văn bản chào giá của khách hàng làm phiếu yêu cầu, đánh số theo dõi và trình lên cho Giám đốc xem xét và quyết định.
Với những khách hàng mới thì việc chào giá gia cơng cũng tương tự như khi khách hàng quen thuộc của cơng ty khơng chấp nhận giá cũ, hoặc khi cơng ty khơng chấp nhận mức giá gia cơng đã kí ở những hợp đồng trước đĩ. Cơng ty sẽ lưu hồ sơ của khách hàng bằng phiếu yêu cầu, đánh số theo dõi và trình lên cho cấp trên.
Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng của cơng ty
Giám đốc sẽ xem xét các phiếu yêu cầu do cán bộ quản lý kho hàng gửi đến. Các nội dung chủ yếu cần xem xét là:
- Loại hàng đặt gia cơng, số lượng sản phẩm đặt hàng và tính tốn khả năng đáp ứng của cơng ty.
- Đơn giá và giá trị của từng mặt hàng, từng sản phẩm.
- Khả năng cơng nghệ của cơng ty cĩ đáp ứng được yêu cầu về chất lượng. - Bên cung cấp nguyên phụ liệu.
- Thời gian giao hàng. - Điều kiện thanh tốn.
Sau khi xem xét và thấy khả năng của cơng ty cĩ thể đáp ứng được, Giám đốc sẽ giao cho phịng kế hoạch hồn thành biểu mẫu “Xem xét phụ lục hợp đồng”. Nếu Giám đốc phê duyệt thì gửi một xác nhận tới khách hàng, sau đĩ tiến hành ký kết hợp đồng.
Bước 3: Soạn thảo và kí kết hợp đồng
Việc soạn thảo hợp đồng cĩ thể do cơng ty cổ phần Sài Gịn Wan Bin hoặc do bên đối tác soạn thảo. Nếu do cơng ty phụ trách soạn thảo thì việc soạn thảo sẽ được cơng ty thuê cơng ty tư vấn luật kinh tế soạn thảo hợp đồng với các nội dung cơ bản do cơng ty cung cấp. Khi cơng ty thấy bản hợp đồng đã đúng như ý muốn thì thực hiện ký kết hợp đồng với bên đặt gia cơng. Trong thời gian tiến hành thực hiện hợp đồng, cơng ty phải tiến hành theo dõi hợp đồng bằng, nếu cĩ phát sinh xảy ra thì lập phiếu “Yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng và phụ lục hợp đồng” để xem xét.
- Thực hiện hợp đồng gia cơng
Sau khi kí kết hợp đồng gia cơng thì bước tiếp theo là tổ chức sản xuất. Đơi khi cơng ty cũng phải sản xuất sản phẩm mẫu cho cơng ty đặt gia cơng để kiểm tra năng lực sản xuất và tiến độ hồn thành. Nếu phải sản xuất hàng mẫu cho phía đối tác thì cán bộ kỹ thuật sẽ nhận các số liệu kĩ thuật của sản phẩm và xem xét tiến hành cho sản xuất mẫu. Sau khi hàng mẫu được chấp nhận, hợp đồng được kí kết thì cơng ty bắt đầu tổ chức sản xuất hàng theo hợp đồng đã kí. Quy trình thực hiện hợp đồng gia cơng như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất
Trên cơ sở tài liệu kĩ thuật, cán bộ kỹ thuật cùng với thủ kho lập định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, số lượng sản phẩm sản xuất ra trong tháng, trong quý, từ đĩ lên kế hoạch nhập nguyên phụ liệu, kế hoạch sản xuất theo sự chỉ đạo của giám đốc.
Bước 2: Tiến hành nhập nguyên phụ liệu
Trên cơ sở định mức nguyên vật liệu của sản phẩm và kế hoạch sản xuất theo tháng, quý và dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, thủ kho sẽ tiếp hành nhập nguyên phụ liệu. Do đặc thù và quy mơ của cơng ty nên các hợp đồng gia cơng của cơng ty là nhập nguyên liệu, giao thành phẩm thì cán bộ kỹ thuật và thủ kho sẽ phối hợp với bên đặt gia cơng tiến hành nhập nguyên phụ liệu cho sản xuất. Khi nguyên phụ liệu được nhập về kho, thủ kho tiến hành nhận hàng, đối chiếu với bảng kê khai hàng hĩa để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhập và sau đĩ thực hiện làm bảng cân đối giữa nguyên phụ liệu nhập về và kế hoạch sản xuất. Và cuối cùng là trình lên cho Giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Tổ chức sản xuất
Sau khi nhập nguyên phụ liệu về, tùy theo tình hình nhập nguyên phụ liệu mà cán bộ ở phịng kế hoạch dưới sự chỉ đạo của Giám đốc phát lệnh tiến hành sản xuất tới các phân xưởng, chuyền may. Trong quá trình sản xuất cán bộ mặt hàng phải chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ sản xuất thường xuyên, nếu cĩ sự cố gì thì phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời lên Giám đốc để tìm hướng giải quyết. Mặt khác, cơng ty phải thường xuyên liên lạc với bên đặt gia cơng để đơn đốc việc giao nguyên phụ liệu cịn thiếu và thơng báo cho bên đặt gia cơng về tiến độ sản xuất.
Bước 4: Thực hiện nhiệm vụ giao hàng
Sau khi sản xuất xong lơ hàng, cán bộ mặt hàng thơng báo cho bên đối tác về thời gian giao hàng.
- Kiểm sốt hoạt động gia cơng
Trong quá trình từ khi cơng ty tiến hành lựa chọn đối tác gia cơng, sản xuất và giao hàng. Cơng ty phải luơn giám sát quy trình sản xuất, kiểm tra quy trình nhập nguyên phụ liệu để sản xuất. Khi nguyên phụ liệu đã được nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nguyên phụ liệu thực nhập, đối chiếu với hàng mẫu để kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, giám sát để chất lượng nguyên phụ liệu khơng bị giảm sút khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng thực hiện bảo quản để các sản phẩm sản xuất ra giữ được chất lượng khi giao hàng. Trong quá trình sản xuất, các cán bộ kỹ thuật phối hợp với các tổ trưởng và cán bộ quản lý các phân xưởng theo để theo dõi quá trình sản
xuất và kiểm tra xem cĩ sản phẩm nào bị lỗi, hỏng để nâng cao chất lượng lơ hàng, tạo uy tín cho cơng ty.