III. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÁC CHẾ ĐỘ VÀ VĂN BẢN HƯỚNG DẪN VỀ KẾ TOÁN
2. Nội dung cơ bản của chế độ và văn bản hướng dẫn về kế toán
Nội dung các quy định pháp lý về nghiệp vụ kế toán được đưa vào Chế độ và văn bản hướng dẫn kế toán doanh nghiệp bao gồm các quy định về Chứng từ kế toán, Tài khoản kế toán, Sổ kế toán và Hệ thống báo cáo tài chính; Cụ thể như sau:
2.1. Chứng từ kế toán
Các quy định pháp lý về chứng từ kế toán là các quy định về nội dung, biểu mẫu chứng từ, phương pháp lập chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán.
Nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ, chế độ chứng từ kế toán đưa ra các quy định mang tính nguyên tắc bắt buộc các đơn vị phải tuân thủ. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc thực hiện công tác kế toán ở đơn vị, cũng có những quy định mang tính hướng dẫn để các đơn vị vận dụng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình.
2.1.1. Những quy định mang tính pháp lý bắt buộc
Các quy định mang tính pháp lý bắt buộc của chứng từ bao gồm các quy định về: Các yếu tố của chứng từ, phương pháp lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán; Cụ thể như sau:
- Các yếu tố cơ bản của chứng từ gồm: Tên gọi, số hiệu của chứng từ; ngày, tháng, năm lập chứng từ; tên, địa chỉ của đơn vị và nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ, chữ ký…
- Các quy định về lập chứng từ, ghi chép nội dung kinh tế trên chứng từ… như: Lập chứng từ phải rõ ràng, trung thực, kịp thời, đầy đủ các yếu tố, phải dùng bút mực không phai, viết phải liên tục, không được viết tắt, không ngắt quãng…
- Đối với chứng từ điện tử hoặc những chứng từ kế toán được lập và lưu trên hệ thống máy tính phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính theo các chỉ tiêu quy định và các chứng từ này phải được in ra để lưu theo đúng quy định.
- Các quy định về ký chứng từ gồm: Ký chứng từ phải bằng bút mực, không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ. Riêng chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên…
- Ngoài ra còn các quy định về kiểm tra chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán…
- Các hành vi bị nghiêm cấm như: Nghiêm cấm giám đốc và kế toán trưởng doanh nghiệp ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn, xuyên tạc nội dung kinh tế của chứng từ, sửa chữa, tẩy xóa trên chứng từ kế toán, huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ, giả mạo chứng từ kế toán, sử dụng chứng từ không hợp lệ, không hợp pháp…
Đối với các mẫu chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp phải áp dụng theo đúng biểu mẫu quy định trong Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu do Nhà nước đã quy định. Trường hợp muốn bổ sung, sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với hoạt động đặc thù của doanh nghiệp thì phải được chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.
2.1.2. Những quy định mang tính hướng dẫn
Ngoài các quy định mang tính bắt buộc phải tuân thủ nêu trên, Chế độ chứng từ kế toán còn có các quy định mang tính hướng dẫn để các doanh nghiệp vận dụng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình, như:
- Đối với chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn, Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, trên cơ sở đó đơn vị vận dụng vào điều kiện thực tế của mình cho phù hợp. Doanh nghiệp có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung quản lý hoạt động kinh doanh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Ngoài các chứng từ quy định trong Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng để thiết kế thêm các chứng từ để phục vụ cho yêu cầu kế toán quản trị của doanh
nghiệp, tuy nhiên các chứng từ này vẫn phải đảm bảo đầy đủ những yếu tố cơ bản theo quy định.
2.2. Hệ thống tài khoản kế toán
Để hệ thống hóa được thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị phục vụ cho quản lý, kế toán sử dụng phương pháp tài khoản kế toán. Phương pháp tài khoản kế toán được sử dụng để phân loại đối tượng kế toán, phản ánh tình hình biến động của đối tượng kế toán nhằm cung cấp thông tin cho quản lý.
Để theo dõi và quản lý chặt chẽ toàn bộ tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin hữu hiệu cho quản lý, trong phần hướng dẫn Hệ thống tài khoản kế toán, Nhà nước cũng đưa ra những quy định mang tính nguyên tắc, đồng thời cũng đưa ra những nội dung mang tính hướng dẫn vận dụng.
Các quy định mang tính nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán gồm các quy định về tên gọi tài khoản, mã số tài khoản, nội dung kết cấu của tài khoản... như:
- Mỗi tài khoản kế toán chỉ phản ánh một đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt, mỗi tài khoản kế toán có tên gọi riêng, số hiệu tài khoản cấp 1 được quy định thống nhất là 3 chữ số...
- Các quy định về phương pháp ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào tài khoản, cách thức phân loại sắp xếp tài khoản kế toán như: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm 9 loại Tài khoản trong Bảng cân đối kế toán từ TK loại 1 đến loại 9 và 1 loại TK ngoài Bảng cân đối kế toán, trong đó: Từ loại 1 đến loại 4 gồm các tài khoản có số dư cuối kỳ dùng để lập Bảng cân đối kế toán. Các tài khoản từ loại 5 đến 9 phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh được dùng để lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên không có số dư cuối kỳ. Loại 0 bao gồm các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán, phản ánh những tài sản không thuộc sở hữu của đơn vị nhưng đơn vị có trách nhiệm quản lý, theo dõi hoặc những đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết.
Mỗi doanh nghiệp được lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trên cơ sở Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và phải tuân thủ đầy đủ những quy định mang tính nguyên tắc về nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của từng tài khoản kế toán. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung, sửa đổi khác với quy định trong Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất thì được sự chấp thuận của Bộ Tài chính.
Để đảm bảo tuân thủ những quy định mang tính nguyên tắc nhưng vẫn phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì ngoài những quy định mang tính nguyên tắc, cũng có những quy định mang tính hướng dẫn để các doanh nghiệp được vận dụng vào thực tế của đơn vị mình như được chi tiết hóa các tài khoản kế toán từ cấp 3 trở lên để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
2.3. Hình thức kế toán và Hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Đặc trưng của sổ kế toán là ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế theo đúng quy định của phương pháp kế toán trên cơ sở của số liệu chứng từ kế toán.
Để đảm bảo vai trò quan trọng nêu trên, chế độ sổ kế toán có những quy định mang tính bắt buộc về nội dung, biểu mẫu và phương pháp ghi chép trên sổ kế toán, các phương pháp sửa chữa sai sót, cách thức quản lý và sử dụng sổ... như:
- Các quy định về mở sổ, ghi sổ, người giữ sổ, như: Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở và giữ một Hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất; Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán; Sổ kế toán phải được mở vào đầu niên độ kế toán hoặc ngay sau khi có Quyết định thành lập;…
- Các quy định về yếu tố cơ bản của chứng từ, gồm: Ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;...
- Các quy định về ghi sổ kế toán, sửa chữa sổ kế toán, như: Ghi sổ phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ; Số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống, không được ghi xen kẽ, ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng; Ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, không phải, cấm tẩy xoá;…
- Các quy định về khóa sổ, quản lý sổ và lưu trữ sổ kế toán…, như: Hết kỳ kế toán, kế toán phải khóa sổ kế toán; Sau khi đã hoàn tất toàn bộ công việc kế toán, đơn vị phải sắp xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị;…
Các hình thức sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp bao gồm: Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Nhật ký - Chứng từ; Hình thức Chứng từ ghi sổ; Hình thức Nhật ký Sổ Cái và Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán bao gồm những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn hình thức kế toán để áp dụng phù hợp với điều kiện và yêu cầu quản lý của mình.
Để thuận tiện cho việc thực hiện kế toán tại đơn vị, ngoài các quy định mang tính bắt buộc nêu trên thì Chế độ sổ kế toán còn có các quy định mang tính hướng dẫn cho các đơn vị vận dụng, như: Doanh nghiệp được lựa chọn một Hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị căn cứ vào Hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định; Đơn vị kế toán được cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị; Các đơn vị căn cứ vào yêu cầu quản lý để mở các sổ kế toán chi tiết cho phù hợp;...
2.4. Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin tài chính về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Mục đích của Hệ thống báo cáo tài chính là tổng hợp trình bày một cách tổng quát toàn diện tình hình tài sản, công nợ nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua và những dự đoán trong tương lai. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp của các nhà đầu tư, các cổ đông, chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Hiện nay Nhà nước chỉ quy định bắt buộc Hệ thống Báo cáo tài chính của doanh nghiệp, còn Hệ thống Báo cáo kế toán quản trị phục vụ nội bộ của doanh nghiệp thì do doanh nghiệp tự quy định trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp bao gồm những quy định chung về lập báo cáo tài chính, nơi nộp báo cáo tài chính và thời hạn nộp và công khai báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo tài chính,…
Các quy định cụ thể về hệ thống báo cáo tài chính, gồm: Nguyên tắc lập; Nội dung biểu mẫu báo cáo; Phương pháp lập các chỉ tiêu trên các Báo cáo tài chính cụ thể: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính.