CÁC ĐẶC TÍNH KHI XÂY DỰNG WEBSITE TMĐT
II. Các đặc tính khi xây dựng giải pháp TMĐT
3. Đặc tính quản trị
Website là một môi trường làm việc do đó chính bản thân nó cần được quản trị để có thề thực hiện được tốt nhiệm vụ đặt ra, cũng như các kết quả do quá trình hoạt động cho các thông tin về quản trị giúp DN có định hứơng trong kinh doanh.
+ Quản trị website: Vào những năm đầu của thập niên 80, Website đã đánh dấu một bước ngoặc quan trọng trong sự phát triển của CNTT và trong môi truờng Internet. Từ một trang thông tin điện tử Website đã phát triển thành trung tâm trao đổi mua bán hàng hóa trên mạng Internet. Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, Website đã trở thành một công cụ quản lý trực tuyến thật sự hữu ích cho các nhà quản trị. Để xây dựng một Website mang tính chất quản trị, cả Doanh Nghiệp và nhà cung cấp công nghệ cần phải xem xét toàn bộ các yếu tố có liên quan đến Website :
+ Kiểm tra quyền truy cập hệ thống của nhân viên, các lưu đồ và đánh dấu phê chuẩn một quá trình mua hàng của Doanh nghiệp, sơ đồ lưu trữ thông tin về các sản phẩm cần mua, hổ trợ các đơn mua hàng có nhiều dạng khác nhau.
+ Cho phép trao đổi thông tin với các hệ thống thông tin kinh doanh có cấu trúc sử dụng internet hoặc các hệ thống EDI (Electronic data interchange) sẵn có.
+ Hệ thống các bước xử lý đơn hàng tương ứng theo các qui tắc kinh doanh khác nhau.
+ Hoặc nhà quản trị Doanh nghiệp đánh giá được các giao dịch mua bán của khách hàng và đại lý, các mức sử dụng dữ liệu có thể đưa ra các quyết định thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình kinh doanh điện tử. Các đặc tính của thành phần này bao gồm:
•Phân tích chi tiết các giao dịch mua bán và tần số truy cập của Website
•Lưu trữ các thông tin về các lần mua hàng của khách hàng trong quá khứ.
•Cung cấp một công cụ quản lý tập trung cho tất cả các chức năng của hệ thống.
•Hỗ trợ cho giám đốc tiếp thị thực hiện các chương trình khuyến mãi cho một sản phẩm hoặc đan chéo nhiều sản phẩm.
•Quản lý toàn dữ liệu bán hàng theo thời gian, chủng loại...
Các yếu tố chính cấu thành nên đặc tính quản trị:
3.1. Đối tượng tham gia:
- Nội bộ Doanh nghiệp tại cùng một trụ sở: Thường là các Website mang tính quản lý nội bộ như các Website tài chính, quản lý công văn giấy tờ v.v.
- Hệ thống hoạt động của toàn nhóm: Các Website của các tổng Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh muốn quản lý tòan bộ họat động của hệ thống văn phòng trong mạng lưới của Doanh nghiệp. Các forum trao đổi thông tin trên Website của Doanh nghiệp.
- Đại lý trong và ngoài nước: Áp dụng cho các Doanh nghiệp có nhiều quan hệ đại lý ở trong và ngòai nước. Các Website này thường dùng chủ yếu trong ngành dịch vụ, vận tải, bảo hiểm, ngân hàng v.v.
- Khách hàng chính: Là các khách hàng quan trọng của Doanh nghiệp, hoặc có thể là đại lý cấp một, cấp 2. Trường hợp này áp dụng cho các Doanh nghiệp có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp.
- Khách hàng vãng lai: đây là những khách hàng không thường xuyên nhưng vẫn có thể truy cập và sử dụng dịch vụ của Doanh Nghiệp thông qua Website của Doanh Nghiệp.
Dựa vào đối tượng tham gia để xây dựng đúng vai trò và chức năng của người truy cập. Ngoài ra, còn phân quyền phù hợp cho người truy cập vào Website.
Ví dụ: Website chuyên về dịch vụ giao nhận tải hàng hóa quốc tế của Doanh nghiệp Weixin www.weixin.com.vn: cú phõn biệt rừ đốI tượng cấp bậc khi sử dụng Website như môi trường trao đổi thông tin, tài liệu… đựơc xem là Website master/clients, vì Weixin sẽ là người cấp quyền cho đại lý, khách
hàng khi truy cập vào Website, Weixin sẽ admin toàn bộ thông tin trên Website để mọi đối tượng có thể vào dùng phần thông tin này.
Còn trang golpage http://www.golmart.com.vn/golpage/Vietnam/ là Website clients/clients: vì khách hàng có thể tự truy cập, đăng ký account của mình trên Website, cập nhật thông tin trên trang này mà không cần phải thông qua admin của Website master.
3.2. Yếu tố về thông tin:
a/ Mật độ trao đổi:
Tần số trao đổi thông tin thông qua Website sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kỹ thuật thiết kế Website. Dựa vào yếu tố này Doanh Nghiệp có thể chia Website thành 03 cấp khác nhau:
Cấp thứ nhất - Website tĩnh: Đây là mô hình Website sơ khai nhất, Website chỉ là một catalogue trên mạng Internet, là nơi cung cấp các thông tin cố định về Doanh Nghiệp. Khách hàng hay người truy cập chỉ có thể liên lạc với Doanh Nghiệp bằng mail, điện thoại hoặc Fax. Đối với các Website này, tốc độ trao đổi thông tin rất ít và hầu như không diễn ra. Về yếu tố kỹ thuật:
loại Website này chỉ thiết kế đơn giản, chỉ cần cung cấp phần thông tin, người quản trị không thể cập thông tin vào Website bất kỳ mọi lúc, mọi nơi được.
Cấp thứ hai - Website động: Là các Website mà người quản trị có thể thường xuyên cập nhật các thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ nhanh chóng đến với khách hàng. Hầu hết các Website trên Internet ngày nay là các Website động. Đó là nơi giao dịch giữa Doanh Nghiệp với khách hàng, với các đối tác. Bên cạnh hỗ trợ dịch vụ mua bán trao đổi hàng hóa, đây cũng là nơi tổ chức các diễn đàn trao đổi thông tin, cung cấp các dịch vụ trực tuyến như: May đo qua mạng, giảng dạy qua mạng v.v. Ngoài chức năng cập nhật thông tin, Website này có thể hổ trợ cho Doanh Nghiệp quản lý toàn bộ thông tin, hệ thống kinh doanh, sản phẩm, khách hàng… nhằm nắm bắt nhanh chóng tình hình hoạt động cũng như tài chính. Về yếu tố kỹ thuật thì đòi hỏi người quản trị phải đưa ra được giải pháp kinh doanh tốt để xây dựng được Website quản lý tốt. Người lập trình Website cũng phải có đủ kiến thức và kinh nghiệm để xây dựng hệ thống Website hoàn hảo cho nhiều tình huống khác nhau.
Cấp thứ ba - Sự kết hợp giữa Website và Software trong quản trị Doanh Nghiệp: Website và Sofware được lưu trữ và duy trì trên cùng một hệ thống máy chủ (server) và có đường kết nối Internet 24/24. Với mô hình này, sự trao đổi thông tin giữa Website và Soft sẽ biến Website trở thành cổng cung cấp thông tin giao dịch. Website sẽ trở thành một văn phòng ảo, thông tin sẽ liên tục được chuyển lên từ Software đến Website và ngược lại một cách trực tuyến, liên tục. Văn phòng ảo trên mạng sẽ xoá đi những rào cản khó khăn về khoảng cách trong giao dịch thương mại. Đây là một giải pháp cao cấp mang tính kỹ thuật và quản lý cao, do đó thuờng được các Doanh nghiệp lớn áp dụng.
Một trong những ví dụ điển hình của mô hình này là Website:
www.weixin.com.vn, đây là một Website phục vụ cho nghành vận tải hàng
hóa xuất nhập khẩu. Website được kết nối với phần mềm quản lý giao nhận vận tải SMS, đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho đại lý và khách hàng trên hơn 80 quốc gia khác nhau. Sau khi dữ liệu được nhập vào soft một cách chính xác, thì ngay tức khắc dữ liệu cần thiết cung cấp cho đại lý, khách hàng cũng được đưa lên Website. Tiện ích của việc cung cấp thông tin liên tục, trực tuyến này giúp cho mọi đối tượng không mất nhiều thời gian cũng như chi phí điện thoại, fax… để nhận các loại chứng từ cần thiết, mà chỉ cần truy cập vào Website là nhận được đầy đủ.
*** Sự khác nhau của Website cấp thứ hai và cấp thứ ba:
- Chi phí đầu tư cho việc xây dựng của Website cấp thứ hai thấp hơn Website cấp thứ ba rất nhiều: vì chỉ cần thiết kế Website quản lý là đủ.
Còn Website cấp thứ ba thì vừa phải đầu tư cho việc thiết kế Website vừa phải xây dựng phần mềm hỗ trợ. Như vậy chi phí đầu tư về trang thiết bị và cơ sở hạ tầng không phải nhỏ.
- Bảo mật thông tin: Nếu Website cấp thứ hai được đầu tư đúng về trang thiết bị, kỹ thuật để bảo quản thông tin thì dữ liệu tương đối an toàn.
Ngược lại, dữ liệu có thể mất khi bị hacker tấn công, khi đó sẽ không có cách phục hồi. Nhưng Website cấp thứ ba do có phần mềm hổ trợ, với đầy đủ thiết bị phần cứng, kỹ thuật cao cấp nên dữ liệu luôn được sao lưu một cách liên tục. Nếu có mất dữ liệu tạm thời thì vẫn còn nguồn dự trữ đã sao chép và được phục hồi cách mau chóng để sử dụng.
- Công tác cập nhật thông tin cho Website cấp thứ hai có thể thực hiện một cách nhanh chóng tại bất kỳ thời điểm nào, nơi nào. Còn đối với Website cấp thứ ba, để thông tin được cập nhật một cách tự động từ soft lên Website thì bắt buộc người quản trị phải vào soft, cập nhật dữ liệu mới, thì soft mới có thể cập nhật lên Website được. Do đó, có phần hạn chế về thời gian và vị trí. Nhưng ưu điểm là khi mở rộng tính năng quản lý cao cấp hơn cũng như các dịch vụ mới thì Website cấp thứ hai có phần giới hạn hơn, khó có thể đáp ứng được tính năng này.
- Hiệu quả cho toàn bộ hoạt động kinh doanh trực tuyến Website cấp thứ ba giúp Doanh Nghiệp đạt được tối đa yêu cầu về tiết kiệm nguồn nhân lực, quản lý toàn diện và chi tiết của từng bộ phận, thực hiện được yêu cầu về quản lý hiệu quả kinh doanh tại mọi thời điểm (realtime) cho toàn bộ hoạt động của Doanh Nghiệp dù là Doanh Nghiệp co nhiều chi nhánh.
b/ Phân cấp, chia sẻ thông tin:
Sự phân cấp và chia sẻ thông tin trên Website nhằm nâng cao tính bảo mật thông tin của người chủ Website cũng như khách hàng tham gia, điều đó phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Quyền bảo mật: Quyền bảo mật thông tin có thể do người chủ Website cung cấp hoặc do người sử dụng tự cấp cho họ. Trong trường hợp người chủ Website muốn quản lý các đối tượng tham gia thì họ sẽ cấp User name và Password cho từng đối tượng. Ví dụ: Website www.weixin.com.vn. Ngoài ra trên thực tế hầu hết các Website đều giao quyền kiểm soát Username và Password cho người tham gia Website như: www.yahoo.com
- Đối tượng tham gia: Các đối tượng tham gia khác nhau sẽ có quyền trao đổi thông tin khác nhau.
Ví dụ: Các đại lý, chi nhánh sẽ nhận những thông tin khác với khách hàng thông thường.
- Mức độ bảo mật của thông tin: Nội dung thông tin sẽ quyết định tính bảo mật và sự cần thiết trong quản trị thông tin. Cụ thể, các thông tin về tài chính hoặc đơn hàng phải luôn luôn được bảo mật và trao đổi một cách chính xác riêng cho từng account. Trong khi các thông tin chung về Doanh Nghiệp về giới thiệu hàng hoá sẽ được đến với tất cả mọi người.
c/ Độ nhạy của thông tin:
Người xây dựng dự án Website cũng cần phải quan tâm đến yếu tố tốc độ phản xạ thông tin. Tốc độ phản xạ thông tin là khoản thời gian cần thiết mà các thông tin trao đổi hai chiều thông qua Website. Sự phản hồi thông tin có thể thực hiện bằng cách: Người quản trị Website nhận yêu cầu, sẽ trả lời trên Website hoặc bằng nhiều phương tiện khác. Yếu tố phản hồi thông tin vẫn là yếu tố chính. Ví dụ: khi khách hỏi thông tin liên quan đến Website thì ngay sau đó cả admin lẫn khách hàng đều nhận được thông tin phản hồi từ người admin để xác nhận rằng yêu cầu đó đã được nhận và chờ trả lời. Hoặc khi khách đặt hàng, ngay sau đó sẽ có mail xác nhận là người quản trị Website đã nhận được đơn hàng… Như vậy, khách hàng sẽ yên tâm hơn khi thấy có thông tin phản hồi.