Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trờn Sổ Cỏi.
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau:
Tổng số tiền của cột “Phỏt sinh” ở phần Nhật ký Tổng số phỏt sinh Nợ của tất cả cỏc Tài khoản Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc Tài khoản = = Tổng số dư Nợ
- Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cỏi, Cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào Sổ Cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
Cuối thỏng, phải khoỏ sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phỏt sinh Nợ, Tổng số phỏt sinh Cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi. Căn cứ vào Sổ Cỏi lập Bảng Cõn đối số phỏt sinh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cú của cỏc tài khoản trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.5: TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ. Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra