7. Khúa luận bao gồm cỏc phần
2.1.2.Cơ cấu bộ mỏy tổ chức
Ban đầu cụng ty cú 5 thành viờn, đú là những người sỏng lập ra cụng ty. Bộ mỏy tổ chức cũn sơ sài chưa mang tớnh chuyờn nghiệp. Đến nay, sau 6 năm hỡnh thành và phỏt triển, số thành viờn của cụng ty khụng ngừng tăng lờn theo từng năm, được chia thàn nhiều bộ phận, phũng ban, dần mang tớng chuyờn nghiệp húa.
Xuyờn Á cú một cơ cấu tổ chức hết sức khoa học, cỏc cỏn bộ đầu ngành, cựng cỏc nhõn viờn giàu kinh nghiệm cú trỡnh độ cao đẳng trở lờn, cú tỡnh thần và tỏc phong làm việc chuyờn nghiệp. Với phong cỏch quản lý: thứ cấp phõn quyền, tất cả hoạt động như một cỗ mỏy.
Đứng đầu là giỏm đốc, tiếp đến là phú giỏm đốc và trưởng phũng. Dưới trưởng phũng cú cỏc phũng: thị trường, quốc tế, nội địa, bỏn vộ mỏy bay...
Về quy mụ: do sự chi phối của một số cỏc yếu tố như phạm vi địa lý, khả năng tài chớnh, nhõn lực của doanh nghiệp, cỏc yếu tố thuộc về mụi trường kinh doanh, tiến bộ khoa học kỹ thuật … nờn cơ cấu tổ chức của Xuyờn Á cú quy mụ trung bỡnh, vừa phải.
Sơ đồ:
Giỏm đốc: ụng Trần Tuấn Thanh chịu trỏch nhiệm về toàn bộ tỡnh hỡnh hoạt động của doanh nghiệp Xuyờn Á, đồng thời điều hành và giỏm sỏt cỏc bộ phận, đưa ra chớnh sỏch của doanh nghiệp về quan hệ ngoại giao.
Phú giỏm đốc: ụng Nguyễn Đức Hải chịu trỏch nhiệm về nội bộ, giỳp đỡ giỏm đốc giỏm sỏt mọi tỡnh hỡnh trong cụng ty, và là người trực tiếp giỏm sỏt phũng bỏn vộ mỏy bay của cụng ty.
Trưởng phũng: ụng Nguyễn Mạnh Cường chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt mọi hoạt động của cỏc bộ phận bờn dưới. Cú trỏch nhiệm trong việc tuyển dụng nhõn viờn, bao gồm cả tuyển dụng và lựa chọn, cũng như cỏc chương trỡnh đào tạo, định hướng đào tạo mối quan hệ giữa cỏc nhõn viờn, quan hệ lao động và phỏt triển nguồn nhõn lực. Giám Đốc Tr-ởng Phòng Phó Giám Đốc các bộ phận nghiệp vụ du lịch các bộ phận tổng hợp các bộ phận hỗ trợ và phát triển tài chính kế toán tổ chức hành chính thị tr-ờng điều hành h-ớng dẫn hệ thống các chi nhánh đại diện đội xe khách sạn
Bộ phận nghiệp vụ lữ hành: là bộ phận quan trọng nhất của doanh nghiệp, bao gồm ba bộ phận thành phần: thị trường hay cũn gọi là marketing, điều hành và hướng dẫn.
Phũng thị trường: là chiếc cầu nối và hợp nhất mong muốn của người tiờu dựng trờn thị trường mục tiờu với cỏc nguồn lực bờn trong doanh nghiệp. Phũng thị trường cú cỏc nhiệm vụ sau:
Chịu trỏch nhiệm về xỳc tiến thương mại, quảng cỏo và đối ngoại, tỡm kiếm thị trường nguồn khỏch cho cụng ty...
Nghiờn cứu và dự đoỏn về thị trường, tham gia vào việc định giỏ chương trỡnh, lập kế hoạch kinh doanh. Nắm vững cỏc thụng tin và lập hồ sơ thụng tin về đối thủ cạnh tranh cỏc phương diện như sản phẩm, chớnh sỏch giỏ cả và chương trỡnh kinh doanh. Dự trự về số lượng khỏch ở từng thời kỳ cụ thể...
Phỏt triển và giữ vững mối quan hệ với cỏc đối tỏc như cỏc cụng ty đại diện ở nước ngoài, cỏc cụng ty hàng khụng, cỏc đơn vị kinh doanh khỏc cú quan hệ thu chi, chuyển khoản với cụng ty.
Tập hợp cỏc tư liệu liờn quan đến khỏch trong thời gian khỏch đến cụng ty và đưa vào hồ sơ lưu trữ.
Xỏc định thị trường mũi nhọn, lờn kế hoạch kinh doanh, đề xuất với lónh đạo cỏc chớnh sỏch cụ thể, cỏc chương trỡnh chiến lược và khuyến mói trong cỏc thời điểm cụ thể.
Phũng điều hành: Tổ chức điều hành, xử lý cỏc tỡnh huống, xử lý cỏc mối quan hệ với nhà cung cấp, với khỏch du lịch. Phũng điều hành là cầu nối giữa doanh nghiệp và cỏc nhà cung cỏp dịch vụ hàng hoỏ du lịch.
Lập kế hoạch và triển khai cỏc cụng việc liờn quan đến việc thực hiện cỏc chương trỡnh du lịch, đảm bảo yờu cầu về thời gian chất lượng.
Phũng hướng dẫn: cú nhiệm vụ thực hiện cỏc chương trỡnh du lịch. Xử lý cỏc tỡnh huống xảy ra trong khi thực hiện chương trỡnh du lịch. Là đại diện trực tiếp của doanh nghiệp trong quỏ trỡnh tiếp xỳc với khỏch và bạn hàng, cỏc nhà cung cấp. Tiến hành cỏc hoạt động quảng cỏo, tiếp thị thụng qua hướng dẫn viờn.
Bộ phận tổng hợp gồm: phũng tài chớnh kế toỏn, tổ chức hành chớnh.
Phũng tài chớnh kế toỏn: cú nhiệm vụ theo dừi toàn bộ cỏc hoạt động tài chớnh của cụng ty như: nhận tiền mặt, chuyển khoản ngõn hàng, chi trả tiền lương, lưu trữ cỏc số liệu, kiểm toỏn, tuõn thủ cỏc quy định về tài chớnh. Theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp. Thực hiện chế độ bỏo cỏo định kỳ, kịp thời phản ỏnh những thay đổi với cấp trờn.
Phũng tổ chức hành chớnh: cú vai trũ quản trị nhõn lực và văn phũng của cụng ty.
Bộ phận hỗ trợ và phỏt triển gồm: đội xe, khỏch sạn, kinh doanh khỏc (đại lý bỏn vộ mỏy bay, làm hộ chiếu visa, cho thuờ xe, tư vấn du học). Đõy là bộ phận tạo ra nguồn lực để phỏt triển của doanh nghiệp. Bộ phận này vừa chủ động bảo đảm cỏc dịch vụ đầu vào, vừa đảm bảo mở rộng phạm vi lĩnh vực kinh doanh, đa dạng hoỏ sản phẩm của doanh nghiệp.
Chi nhỏnh, đại diện
Cỏc văn phũng đại diện được đặt tại một số địa bàn như: Hải Dương, Thỏi Bỡnh, Quảng Ninh... Là đầu mối tổ chức thu hỳt khỏch, thực hiện cỏc hoạt động xỳc tiến cho doanh nghiệp tại địa bàn đặt chi nhỏnh, thu thập thụng tin, bỏo cỏo kịp thời mọi thay đổi cho cấp trờn của doanh nghiệp.
2.1.3. Thị trƣờng đang khai thỏc và thị trƣờng mục tiờu
Với bất kỳ một đơn vị kinh doanh lữ hành nào đều đặt thị trường lờn hàng đầu, thị trường cú khai thỏc tốt thỡ đơn vị mới thu hỳt được khỏch hàng, đúng gúp doanh thu hàng năm cho cụng ty và làm cho doanh nghiệp đứng vững.
hàng. Chẳng hạn: cụng ty du lịch Hồng Nhật tập trung vào khai thỏc đối tượng khỏch là học sinh, sinh viờn, giỏo viờn; cụng ty du lịch HP tour tập trung vào đối tượng khỏch đi du lịch quốc tế;... Cũn đối với cụng ty cổ phần du lịch và thương mại Xuyờn Á thỡ đối tượng khỏch du lịch là tương đối đa dạng: như học sinh, sinh viờn, cụng nhõn viờn chức, khối văn phũng ủy ban, khối khu cụng nghiệp.
Hiện nay, thị trường chớnh là Hải Phũng và cỏc tỉnh lõn cận như: Quảng Ninh, Thỏi Bỡnh, Hải Dương. Trong năm 2010 ban lónh đạo cụng ty đó đề xuất phũng thị trường mở rộng thờm đối tượng khỏch hàng mục tiờu sang cỏc tỉnh lõn cận cú tiềm năng như: Hưng Yờn, Nam Định, Bắc Ninh. Chiến lược lõu dài của cụng ty cũn vươn tới cỏc tỉnh thành xa hơn như: Thành phố Hồ Chớ Minh, Khỏnh Hũa, Lõm Đồng trờn phương thức hợp đồng vận chuyển khỏch du lịch, ghộp tour.
2.1.4. Vị trớ của đơn vị trờn thị trƣờng
Những thuận lợi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hải Phũng là thành phố phỏt triển năng động với nhiều nhà mỏy, xớ nghiệp, nhiều khu cụng nghiệp, nhiều đơn vị hành chớnh. Bờn cạnh đú, đời sống của con người ngày càng được nõng cao, nhu cầu đi du lịch của con người tương đối lớn, nờn cụng ty cú lượng khỏch tiềm năng rất lớn.
Xuyờn Á là một trong những doanh nghiệp lữ hành lớn tại Hải Phũng, cụng ty cú một hệ thống cơ sở vật chất khỏ đầy đủ và tiện nghi, cú độ ngũ cỏn bộ nhõn viờn giàu kinh nghiệm, cú chuyờn mụn, nhiệt tỡnh, đồng thời cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp đều xõy dựng được tinh thần đoàn kết cao. Chớnh điều này là cơ sở cho việc triển khai và thực hiện những kế hoạch cũng như cỏc chiến lược của cụng ty một cỏch nhanh chúng và đồng bộ. Tờn tuổi và thương hiệu của doanh nghiệp cú vị trớ nhất định trờn thị trường, giỏ cả cũng cạnh tranh hơn.
Xuyờn Á luụn làm tốt cụng tỏc thị trường. Từ việc nghiờn cứu thị trường, xõy dựng chương trỡnh, chào bỏn, đún tiếp khỏch, bảo hành, xử lý phàn nàn,
khiếu nại… đều làm vừa lũng khỏch, bởi vậy Xuyờn Á đó xõy dựng được lũng trung thành của khỏch với nhón hiệu sản phẩm, tiến tới mở rộng thị phần.
Phương tiện vận chuyển được mua mới, đầu tư nõng cấp đỏp ứng yờu
cầu của khỏch hàng.
Là doanh nghiệp cú chỗ đứng trờn thị trường thị du lịch nờn cụng ty cú lượng khỏch truyền thống dồi dào.
Trước đõy khỏch đi du lịch một cỏch tự phỏt, đơn lẻ nhưng nay xu hướng đi du lịch trọn gúi được khỏch lựa chọn nhiều hơn.
Cú mối quan hệ tốt với cỏc nhà cung cấp như khỏch sạn Media, khỏch sạn Xanh, khỏch sạn Thương mại Vinh.... Cỏc hóng bỏn vộ mỏy bay, cỏc đối tỏc nước ngoài làm Land tour. Cỏc nhà cung cấp của cụng ty đều cú khả năng đa dạng hoỏ sản phẩm.
Chất lượng sản phẩm ngày càng nõng cao, được đổi mới, tỡm ra nhiều tuyến điểm mới phự hợp với từng đối tượng khỏch hàng.
Với số lượng lớn về nhõn viờn nờn Xuyờn Á luụn chủ động về nguồn nhõn lực lớn hơn so với cỏc cụng ty khỏc tại Hải Phũng.
Xõy dựng tốt cỏc chiến lược kinh doanh như chiến lược phõn biệt sản phẩm, tạo ra sự khỏc biệt với đối thủ cạnh tranh, xõy dựng lũng trung thành với cụng ty. Vớ du: tặng mũ, ỏo, tranh ảnh, cốc cú lụgụ của cụng ty…
Bờn cạnh đú doanh nghiệp luụn được sự quan tõm, giỳp đỡ của cỏc ban ngành, thành phố, Tổng cục du lịch và sở du lịch
Hiện nay, Hải Phũng đó thực hiện chớnh sỏch mở cửa nhằm khuyến khớch đầu tư của nhà nước, nhờ vậy mà Xuyờn Á đó thu hỳt được một số lượng khỏch lớn.
Khú khăn
Nhu cầu, đũi hỏi của khỏch du lịch ngày càng tăng cao, nhưng họ lại mong muốn cú một mức giỏ thấp, trong khi cỏc nhà cung cấp lại gõy sức ộp lớn về giỏ cả đối với doanh nghiệp. Đặc biệt, khi nhà cung cấp cú khả năng đa dạng hoỏ sản phẩm hoặc cỏc nhà cung cấp liờn kết mạnh mẽ với nhau.
Cỏc phương tiện vận chuyển mặc dự đó được đầu tư, nõng cấp nhưng vẫn khụng thể đỏp ứng được nhu cầu của du khỏch. Đặc biệt, vào thời kỳ cao điểm số lượng xe khụng thể đỏp ứng được toàn bộ nhu cầu của khỏch nờn cụng ty phải thường xuyờn thuờ mượn phương tiện vận chuyển từ bờn ngoài.
Hải Phũng cú hơn 100 doanh nghiệp, nờn thường xuyờn xảy ra tỡnh trạng tranh giành khỏch của nhau bằng nhiều hỡnh thức như núi xấu, phỏ giỏ thị trường… Điều đú làm mất lũng tin của khỏch, gõy tư tưởng “Vơ đũa cả nắm”, doanh nghiệp nào cũng như nhau.
Nhiều cụng ty lập lờn với đội ngũ hướng dẫn viờn mới ra trường, vỡ quỏ núng vội, chưa hiểu hết chương trỡnh, giỏ cả dẫn đến tỡnh trạng phỏ giỏ thị trường tạo ra sự so sỏnh lớn cho khỏch hàng. Bờn cạnh đú, sự ra đời của hàng loạt cỏc cụng ty sẽ gõy tỡnh trạng phõn chia thị trường, phõn chia nguồn cung cấp và cỏc hoạt động khuyến mại…
Một trong những đặc trưng cơ bản của sản phẩm du lịch là tớnh dễ dàng sao chộp, bắt chước nờn sản phẩm thường khụng cú sự phõn biệt hoỏ, nếu cú thỡ chỉ trong một thời gian ngắn.
Đội ngũ nhõn viờn giàu kinh nghiệm, nhưng cần được thường xuyờn bồi dưỡng, tiếp cận với những thay đổi cho phự hợp với yờu cầu phỏt triển hiện nay.
Mặc dự cỏc chiến lược kinh doanh được làm tốt nhưng vẫn cú một số hạn chế cụ thể, chẳng hạn: khi ỏp dụng chớnh sỏch hạ giỏ thành, chắc chắn sẽ hạ thấp chất lượng sản phẩm.
Cụng ty chưa cú văn phũng đại diện tại nước ngoài. Vỡ vậy việc quảng bỏ, phổ biến về cụng ty tới khỏch nước ngoài cũn hạn chế. Việc quảng bỏ hỡnh ảnh của cụng ty hiện nay chỉ chủ yếu thụng qua website của cụng ty và việc du khỏch về thụng tin cho nhau nờn lượng thụng tin khụng được cập nhật hàng ngày.
2.1.5. Hoạt động của đơn vị
Hoạt động marketing
Tổ chức Du lịch thế giới năm 1998 đó nhận định rằng: “Chỡa khoỏ dẫn đến thành cụng của cỏc doanh nghiệp lữ hành nằm ở việc nhanh chúng nắm bắt được những nhu cầu của khỏch hàng và đem đến cho khỏch hàng tiềm năng như những thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc, độc đỏo và cập nhật”. Nhận rừ được điều đú nờn Xuyờn Á đó và đang xõy dựng phũng thị trường cú chuyờn mụn nghiờn cứu về tỡnh hỡnh của khỏch. Phũng thị trường đang cố gắng thực hiện cỏc hoạt động quảng bỏ một thụng điệp đến với nhúm đối tượng quảng bỏ dựa trờn nhiều cụng cụ như: tờ rơi, tập gấp, bỏo trớ, ỏp phớch, thư điện tử… Khụng chỉ hạn hẹp với những hỡnh thức trờn mà cũn mở rộng quảng bỏ dưới hỡnh thức website, email. Thụng qua đõy, doanh nghiệp lữ hành cú thể xõy dựng và giới thiệu đầy đủ thụng tin về doanh nghiệp, hệ thống sản phẩm của doanh nghiệp. Internet cho phộp Xuyờn Á khụng cần tới cỏc đại lý mà vấn dễ dàng quảng bỏ sản phẩm du lịch của mỡnh một cỏch trực tiếp tới khỏch hàng, và cú thể giảm được một phần chi phớ hoa hồng cho cỏc đại lý lữ hành.
Hoạt động xõy dựng và bỏn chương trỡnh
Do thị trường khụng ổn định và cú dung lượng khụng lớn nờn Xuyờn Á thường xõy dựng chương trỡnh du lịch kết hợp. Đõy là chương trỡnh mà Xuyờn Á chủ động nghiờn cứu thị trường, xõy dựng chương trỡnh du lịch nhưng khụng ấn định ngày thực hiện. Khi khỏch tỡm đến với cụng ty, trờn cơ sở cỏc chương trỡnh cú sẵn, hai bờn tiến hành thoả thuận và sau đú thực hiện chương trỡnh.
Bờn cạnh chương trỡnh du lịch kết hợp, Xuyờn Á cũn xõy dựng chương trỡnh bị động, là loại chương trỡnh mà khỏch tự tỡm đến với doanh nghiệp, đề ra cỏc yờu cầu và nguyện vọng của họ. Trờn cơ sở đú doanh nghiệp xõy dựng chương trỡnh. Hai bờn tiến hành thoả thuận và thực hiện khi đó đạt được sự nhất trớ của hai bờn.
Xuyờn Á cũng xõy dựng cỏc chương trỡnh du lịch chủ động, là loại chương trỡnh mà mà Xuyờn Á chủ động nghiờn cứu thị trường, xõy dựng cỏc chương trỡnh du lịch, ấn định ngày thực hiện, sau đú mới tổ chức bỏn và thực hiện chương trỡnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, Xuyờn Á chủ yếu xõy dựng chương trỡnh du lịch trọn gúi, chương trỡnh này bao gồm hầu hết cỏc thành phần dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn viờng, tham quan, hướng dẫn, giải trớ ăn uống…Giỏ trọn gúi của tất cả cỏc dịch vụ chi phớ thường thấp hơn so với dịch vụ cựng loại của cỏc chương trỡnh du lịch khỏc.
Xuyờn Á thường tổ chức cỏc chương trỡnh du lịch với mục đớch văn hoỏ, lịch sử, phong tục tập quỏn, tụn giỏo tớn ngưỡng.
Hoạt động hướng dẫn, thực hiện chương trỡnh
Hoạt động hướng dẫn du lịch là hoạt động của cỏc tổ chức kinh doanh du lịch, thụng qua hướng dẫn viờn và những người cú liờn quan để đún tiếp phục vụ, hướng dẫn khỏch du lịch đó được thỏa thuận và giỳp đỡ khỏch giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện chuyến du lịch.
Hoạt động này cung cấp cho khỏch du lịch những kiến thức, cỏc thụng tin cần thiết và khỏc nhau, liờn quan đến mục đớch của chuyến du lịch, loại hỡnh du lịch mà khỏch lựa chọn. Đõy là hoạt động phức tạp gồm nhiều mặt như: cung cấp cỏc thụng tin cho quản cỏo, tiếp thị du lịch, đún tiếp và phục vụ khỏch; giới thiệu cỏc đối tượng tham quan du lịch trong chuyến đi; phục vụ khỏch về cỏc dịch vụ lưu trỳ, ăn uống, vận chuyển, mua sắm, giải trớ, y tế... Những vấn đề phỏt sinh trước, trong và sau chuyến du lịch của khỏch.
Phần lớn hoạt động hướng dẫn du lịch được thực hiện bởi cỏc hướng dẫn viờn. Chất lượng phục vụ hướng dẫn cho khỏch phụ thuộc chủ yếu vào khả năng nghiệp vụ, tri thức, phẩm hạnh của hướng dẫn viờn du lịch.