4. Dự kiến nghiên cứu tiếp tục
3.2.2. Hoạt động thanh tốn quốc tế tại AGRIBANK Biên Hịa
3.2.2.1.Các quy trình nghiệp vụ thực hiện thanh tốn quốc tế tại AGRIBANK Biên Hịa
Biểu đồ 3.3: Quy trình nghiệp vụ thanh tốn chuyền tiền với nước ngồi
Chuyển tiền đi
− Kiểm tra tính đầy đủ và phù hợp của các chứng từ khách hàng xuất trình theo yêu cầu của chế độ quản lý ngoại hối và thể lệ thanh tốn khơng dùng tiền mặt hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
− Hướng dẫn khách hàng ghi đúng, đầy đủ nội dung yêu cầu chuyển tiền của người hưởng và ký vào lệnh chuyển tiền gốc theo mẫu.
− Kiểm sốt nội dung thơng tin trên lệnh chuyển tiền theo quy định.
− Kiểm tra, xác nhận số dư tài khoản của khách hàng, so sánh mẫu dấu và chữ ký của chủ tài khoản với mẫu dấu và chữ ký đăng ký giao dịch tại chi nhánh.
− Lập phiếu báo Nợ hoặc hạch tốn số tiền thanh tốn và phí liên quan theo quy định hiện hành.
− Soạn thảo điện theo yêu cầu thanh tốn, đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của khách hàng Lập phiếu báo Nợ Hạch tốn Soạn điện chuyển tiền Ký duyệt In điện và gửi điện Theo dõi bổ sung
chứng từ Thanh tốn viên
đĩng và lưu trữ hồ sơ
− Kiểm sốt ký xác nhận lên lệnh chuyển tiền, điện thanh tốn, chuyển hồ sơ để lãnh đạo chi nhánh phê duyệt.
− Phụ trách phịng duyệt và chuyển điện thanh tốn đến Sở đầu mối, chuyển trả hồ sơ cho thanh tốn viên lưu trữ.
Chuyển tiền đến
− Hạch tốn số tiền, báo cĩ về vào tài khoản người hưởng: tên và số tài khoản người hưởng trên lệnh chuyển tiền khớp đúng với hồ sơ gốc tại chi nhánh.
− Lệnh chuyển tiền cho người hưởng khơng cĩ tài khoản tại ngân hàng: tên và địa chỉ người hưởng, hoặc các thơng tin xác định người hưởng ghi trên lệnh chuyển tiền phải ghi rõ ràng, chính xác.
− Khi nhận được điện chuyển tiền đến và báo cĩ từ Sở quản lý, chi nhánh gửi thơng báo trong ngày làm việc cho khách hàng đến nhận tiền.
Biểu đồ 3.4: Quy trình nghiệp vụ thanh tốn nhờ thu hàng nhập
Nhờ thu hàng nhập
− Tiếp nhận, thơng báo chứng từ nhờ thu
+ Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ, thanh tốn viên kiểm tra tên và địa chỉ ngân hàng được ủy nhiệm nhờ thu trên thư nhờ thu, đảm bảo chứng từ được gửi đúng địa chỉ
Ký kiểm sốt và ký duyệt Vào sổ theo dõi Kiểm tra chỉ thị nhờ thu. Lập hồ sơ nhờ thu Thơng báo chứng từđến Tiếp nhận bộ chứng từ Giao chứng từ nhờ thu và thanh tốn/chấp nhận Lưu hồ sơ
+ Thanh tốn viên vào sổ theo dõi các nội dung sau: ngày nhận chứng từ nhờ thu, tên người nhập khẩu, ngân hàng nhờ thu, trị giá, hình thức nhờ thu…
− Kiểm tra chứng từ
+ Kiểm tra tên, địa chỉ của khách hàng nhờ thu.
+ Kiểm tra số lượng từng loại chứng từ so với liệt kê chứng từ trên thư nhờ thu. Nếu chứng từ bị thiếu, phải điện báo ngay cho Ngân hàng gửi nhờ thu.
+ Kiểm tra chỉ thị nhờ thu, hình thức nhờ thu trên thư nhờ thu.
+ Điện cho ngân hàng gửi nhờ thu thơng báo đã nhận được chứng từ (nếu cĩ yêu cầu).
+ Lập 02 giấy báo nhờ thu hàng nhập theo mẫu, 01 bản gửi khách hàng, 01 bản lưu hồ sơ nhờ thu.
+ Chuyển giấy báo cùng tồn bộ chứng từ nhờ thu đến kiểm sốt phịng xem xét trình Lãnh đạo ký duyệt.
− Giao chứng từ nhờ thu và thanh tốn/ chấp nhận
+ Nhờ thu theo hình thức chấp nhận thanh tốn giao chứng từ (Delivery of documents Against acceptance – D/A): chi nhánh giao chứng từ cho khách hàng; lập thơng báo cho ngân hàng gửi nhờ thu về việc chấp nhận trả tiền của người mua, ngày trả tiền theo mẫu điện MT 412; nhập dữ liệu hoặc vào sổ theo dõi chi tiết các bộ chứng từ nhờ thu đã giao cho khách hàng và đã gửi thơng báo chấp nhận thanh tốn; ba ngày trước khi đến hạn thanh tốn, chi nhánh nhắc khách hàng trả tiền, khi khách hàng cĩ đề nghị thanh tốn, chi nhánh lập điện trả tiền theo chỉ thị nhờ thu, thu phí theo quy định hiện hành.
+ Nhờ thu theo hình thức thanh tốn giao chứng từ (Delivery of documents Against payment – D/P):
Thanh tốn trả tiền ngay (D/P at sight): chi nhánh gửi thơng báo chứng từ nhờ thu hàng nhập theo mẫu; khi khách hàng cĩ đủ tiền để thanh tốn bộ chứng từ nhờ thu (bằng ký quỹ 100%) hoặc đã hồn thành thủ tục vay; yêu cầu khách hàng chấp nhận thanh tốn trên giấy báo nhờ thu hàng nhập theo mẫu; giao chứng từ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận, lưu một bản copy mỗi loại chứng từ; lập điện trả tiền MT 202 theo chỉ thị nhờ thu, trình lãnh đạo ký duyệt, thu phí theo quy định hiện hành.
Thanh tốn hối phiếu cĩ kỳ hạn (D/P at X days sight):
nhận được chứng từ nhờ thu theo hình thức này, chi nhánh gửi thơng báo cho khách hàng đến chấp nhận hối phiếu cĩ kỳ hạn. Chứng từ chỉ được giao khi hối phiếu đã được khách hàng ký chấp nhận. Khách hàng đã ký quỹ 100% trị giá hối phiếu hoặc làm thủ tục vay để nhận ngay chứng từ.
Biểu đồ 3.5: Quy trình nghiệp vụ thanh tốn nhờ thu hàng xuất
Duyệt gửi chứng từ Tiếp nhận chứng từ nhờ thu Lập và gửi chứng từ nhờ thu Gửi chứng từ đi nước ngồi Lưu hồ sơ theo dõi Báo cĩ cho khách hàng (nếu thanh tốn) Xử lý thơng báo từ chối thanh tốn (nếu từ chối) Ký duyệt Lưu hồ sơ
Nhờ thu hàng xuất
− Tiếp nhận chứng từ nhờ thu.
+ Thanh tốn viên tiếp nhận chứng từ do khách hàng xuất trình kèm giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu cĩ đầy đủ chữ ký được ủy quyền.
+ Đăng ký số tham chiếu, vào sổ theo dõi và tiến hành kiểm tra chi tiết: tên, địa chỉ của người nhờ thu; tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng thu hộ; tên, địa chỉ đầy đủ của người trả tiền; số tiền, loại tiền nhờ thu; danh mục chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ đính kèm; hình thức thanh tốn và giao chứng từ; các loại phí (nếu cĩ) do ai chịu; các điều kiện khác nếu cĩ.
− Kiểm tra chứng từ.
+ Số tiền trên hĩa đơn, hối phiếu (nếu cĩ) và trên giấy yêu cầu nhờ thu
+ Tên hàng, số lượng hàng trên các chứng từ
+ Nếu cĩ sự khác biệt giữa yêu cầu nhờ thu và bộ chứng từ, thanh tốn viên phải yêu cầu người nhờ thu sửa hoặc xác nhận trên giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu để ngân hàng gửi chứng từ đi nhờ thu.
− Chiết khấu chứng từ nhờ thu.
+ Căn cứ vào điều kiện chiết khấu, thanh tốn viên đề xuất ý kiến và nêu rõ lý do chấp nhận/ khơng chấp nhận chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu. Kiểm sốt xem xét, ghi ý kiến đề xuất.
+ Căn cứ hạn mức tín dụng cho phép và khả năng tài chính của khách hàng, kiểm sốt trình lãnh đạo chi nhánh quyết định. Tỷ lệ chiết khấu tối đa 95% trị giá bộ chứng từ.
+ Nếu bộ chứng từ được quyết định chiết khấu, ngân hàng thực hiện hạch tốn số tiền chiết khấu vào tài khoản của khách hàng, vào sổ theo dõi số tiền chiết khấu, số tiền đã được thanh tốn.
− Gửi chứng từ nhờ thu.
+ Căn cứ vào giấy yêu cầu nhờ thu của khách hàng, thanh tốn viên lập Thư nhờ thu kèm chứng từ gửi ngân hàng thu hộ.
+ Thư nhờ thu kèm bộ chứng từ được kiểm sốt viên, phụ trách xem xét trình lãnh đạo ký duyệt trước khi gửi đi ngân hàng thu hộ. Thư nhờ thu phải cĩ đầy đủ các chữ ký ủy quyền theo quy định.
+ Chi nhánh gửi chứng từ cho ngân hàng thu hộ bằng thư chuyển phát nhanh hoặc các hình thức dịch vụ chuyển thư khác theo yêu cầu của khách hàng.
+ Sau khi gửi chứng từ, thanh tốn viên phải vào bìa hồ sơ nhờ thu, lưu hồ sơ theo dõi bao gồm: bộ chứng từ nhờ thu (bản copy), giấy yêu cầu nhờ thu của người ủy thác nhờ thu (bản gốc), thư nhờ thu gửi ngân hàng nước ngồi (bản gốc), hạch tốn nhập ngoại bảng trị giá chứng từ nhờ thu, thu phí nhờ thu theo quy định hiện hành.
− Thanh tốn kết quả nhờ thu.
+ Khi nhận được thanh tốn của ngân hàng nước ngồi, chi nhánh báo cĩ cho khách hàng sau khi đã khấu trừ số tiền chiết khấu và lãi chiết khấu (nếu cĩ), thu phí theo quy định hiện hành.
Biểu đồ 3.6: Quy trình nghiệp vụ thanh tốn thư tín dụng chứng từ (L/C)
L/C nhập khẩu trả ngay, trả chậm
− Tiếp nhận hồ sơ mở L/C
+ Thanh tốn viên kiểm tra hồ sơ pháp lý của khách hàng, hồ sơ mở L/C gồm các giấy tờ sau: thư yêu cầu mở L/C; hợp đồng nhập khẩu; văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thưong mại hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành (đối với mặt hàng nhập khẩu cĩ điều kiện).
− Thẩm định các điều kiện và điều khoản thanh tốn của L/C
+ Kiểm tra nội dung yêu cầu mở L/C, thanh tốn viên phải cĩ trách nhiệm hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hồn chỉnh, bổ sung trước khi mở L/C. Thư yêu cầu mở L/C phải cĩ đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế tốn trưởng.
+ Căn cứ vào hồ sơ mở L/C, bộ phận thanh tốn quốc tế thẩm định các điều kiện và điều khoản của thư tín dụng, đề xuất ký quỹ trên cơ sở các điều kiện như: loại L/C, điều kiện trả tiền L/C, phương thức giao hàng, loại hàng hĩa nhập khẩu.
Tiếp nhận bộ
chứng từ Kiểm tra bso vớội L/C chứng từ Kiký duyểm sốt ệt
Gửi chứng từđi nước ngồi Báo cĩ tiền vào tài khoản
khách hàng Lưu hồ sơ Soạn thư địi tiền Lãnh đạo ký duyệt
− Thẩm định nguồn vốn thanh tốn
+ L/C thanh tốn bằng vốn vay của ngân hàng: thủ tục xét duyệt hồ sơ cho vay theo chế độ tín dụng hiện hành; hồ sơ mở L/C thanh tốn bằng vốn vay ngân hàng phải cĩ quyết định phê duyệt phương án vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng ký với khách hàng xin mở L/C; ngày chi nhánh thanh tốn bộ chứng từ là ngày hạch tốn nhận nợ vay.
+ L/C thanh tốn bằng nguồn vốn tự cĩ, ký quỹ dưới 100%: trên cơ sở độ tín nhiệm của khách hàng, giám đốc chi nhánh quyết định áp dụng hoặc khơng áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký, đĩng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ cho phần giá trị chưa được ký quỹ của L/C.
+ Nếu khách hàng ký quỹ đủ 100% giá trị của L/C, bộ phận thanh tốn quốc tế tiếp nhận và trình giám đốc ký duyệt.
− Phê duyệt mở L/C: căn cứ nội dung thẩm định và các ý kiến đề xuất của bộ phận thanh tốn quốc tế, tín đụng, giám đốc chi nhánh ký duyệt hồ sơ mở L/C và ký các chứng từ kèm theo.
− Hạch tốn mở L/C: căn cứ vào ý kiến phê duyệt mở L/C, thanh tốn viên hạch tốn số tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản ký quỹ, hạch tốn ngoại bảng trị giá mở L/C theo quy định.
− Trình tự mở L/C: sau khi hồ sơ xin mở L/C được phê duyệt, chi nhánh thực hiện mở L/C theo trình tự sau:
+ Thanh tốn viên đăng ký số tham chiếu L/C, vào sổ để theo dõi gồm những thơng tin sau: ngày mở L/C, số L/C, tên khách hàng mở L/C, trị giá L/C, loại L/C.
+ Chọn ngân hàng thơng báo
+ Nhập dữ liệu vào máy vi tính, mở L/C: mở bằng điện sử dụng mẫu SWIFT MT700, MT701; L/C phát hành qua SWIFT hay Telex; chi nhánh hạch tốn nội bảng số tiền ký quỹ, nhập ngoại
bảng trị giá L/C phát hành, thu phí cĩ liên quan theo quy định; chuyển tồn bộ hồ sơ cùng điện mở L/C trình lãnh đạo ký duyệt; nội dung của L/C phải quy định rõ về việc thu phí thơng báo L/C; giao 01 bản gốc L/C cho khách hàng, cĩ dấu và chữ ký của lãnh đạo chi nhánh; vào bìa hồ sơ L/C lưu 01 bản điện đã chuyển đi cĩ chữ ký của thanh tốn viên, kiểm sốt và giám đốc vào hồ sơ theo dõi.
L/C xuất khẩu
− Tiếp nhận chứng từ
+ Thanh tốn viên tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu cĩ) cùng thư thơng báo L/C, sửa đổi L/C cĩ xác nhận mã/ chữ ký đúng của ngân hàng thơng báo và thư yêu cầu thanh tốn.
+ Trước khi ký nhận chứng từ, kiểm tra sơ bộ các loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ và thư yêu cầu thanh tốn của khách hàng, phải ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên theo yêu cầu thanh tốn của khách hàng.
+ Vào bìa hồ sơ L/C và những sửa đổi L/C liên quan và vào sổ theo dõi, đăng ký số tham chiếu, nhập dữ liệu vào máy vi tính.
− Kiểm tra chứng từ
Trách nhiệm của thanh tốn viên:
+ Kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ do khách hàng xuất trình. Ký xác nhận mặt sau L/C gốc trị giá bộ chứng từ xuất trình, rút số dư trên bìa hồ sơ. Việc kiểm tra chứng từ phải thực hiện khẩn trương.
+ Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu cĩ). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau.
+ Sau khi kiểm tra, thanh tốn viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất, chuyển tồn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan cùng phiếu kiểm tra chứng từ đến kiểm sốt hoặc phụ trách thanh tốn quốc tế.
Trách nhiệm của kiểm sốt viên, phụ trách thanh tốn quốc tế:
+ Kiểm tra lại tồn bộ chứng từ, ghi rõ ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, ký tên và chuyển lại chứng từ cho thanh tốn viên để trình lãnh đạo chi nhánh phê duyệt.
− Gửi chứng từ và địi tiền: thanh tốn viên lập điện, thư địi tiền theo quy định của L/C khi cĩ ý kiến của kiểm sốt viên hay phụ trách thanh tốn quốc tế.
− Thanh tốn kết quả địi tiền: khi nhận được báo cĩ của ngân hàng nước ngồi, chi nhánh thực hiện:
+ Báo cĩ cho khách hàng số tiền sau khi đã khấu trừ tiền chiết khấu (nếu cĩ), lãi chiết khấu và thu phí theo quy định. Báo cĩ phải ghi rõ tên đơn vị, số hiệu tài khoản được ghi Cĩ và lập thành 03 liên: liên 01 lưu kế tốn hạch tốn, liên 02 chuyển cho khách hàng, liên 03 lưu tại hồ sơ L/C xuất khẩu.
+ Hạch tốn xuất ngoại bảng số tiền ngân hàng nước ngồi thanh tốn (kể cả phần nước ngồi trừ phí) và số dư L/C sử dụng khơng hết nếu chi nhánh đã chiết khấu.