Hoạt động chủ yếu của công ty TNHH MTV Hồ Ánh Dương là lắp ráp và kinh doanh xuất nhập khẩu. Cụ thể là nhập khẩu các linh kiện để lắp ráp các sản phẩm hàng điện tử, điện gia dụng sau đó bán buôn cho các khách hàng trong nước.
Là một công ty TNHH một thành viên, được thành lập và hoạt động kinh doanh nhập khẩu theo quy định của pháp luật nên công ty có quyền hạn như sau:
Công ty được phép ký kết các hoạt động kinh tế, hợp đồng về dịch vụ với các tổ chức kinh doanh trong và ngoài nước về xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng điện tử, điện gia dụng.
Được phép mở cửa hàng buôn bán các sản phẩm do công ty sản xuất, lắp ráp theo đúng quy định của nhà nước.
Được vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tai ngân hàng nhà nước Việt Nam và ngân hàng nược ngoài.
Được đặt đại diện chi nhánh ở trong nước và nước ngoài theo đúng quy định của nhà nước Việt Nam và nước sở tại. Được thu nhập và cung cấp thông tin kinh tế thị trường.
Được tham gia các hội chợ, triển lãm trưng bày và giới thiệu sản phẩm trong và ngoài nước.
Là một công ty hạch toán độc lập về kinh tế, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của nhà nước, được mở tài khoản tại ngân hàng và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình.
Hiện nay tổng số nhân viên toàn công ty là 122 người, được phân bổ vào 4 phòng chức năng và một nhà mày lắp ráp.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty:
“Nguồn: Công ty TNHH MTV Hồ Ánh Dương, năm 2009”[3] Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Phòng kinh doanh:
Theo dõi thị trường, sự biến động của thị trường để tham mưu cho Giám đốc trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty.
Tìm kiếm thị trường mới cũng như tìm nguồn hàng để xác định nên kinh doanh mặt hàng nào, mua hàng từ nguồn nào, số lượng bao nhiêu, nên giao dịch buôn bán với thị trường nào. Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Xuất Nhập khẩu Phòng dịch vụ Quản đốc Tổ soạn linh kiện Tổ lắp ráp Tổ đóng gói Tổ OTK Phòng tổ chức hành chánh
Xuất phát từ tình hình thực tế, tham mưu cho Giám đốc để Giám đốc có các quyết định thích hợp trong việc khai thác nguồn hàng cũng như tiêu thụ hàng hóa sao cho đem lại hiệu quả cao nhất.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh, theo dõi, thống kê hoạt động của các bộ phận liên quan. Kết hợp nhịp nhàng, triển khai phương án, tổ chức các nghiệp vụ về giao, nhận hàng theo đúng thông lệ quốc tế. Trong quá trình thực hiện phát hiện những sai sót, lệch lạc để kịp thời điều chỉnh.
+ Phòng kế toán:
Có nhiệm vụ quản lý các các mặt liên quan tới tài chính của công ty nhự: lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin về tài chính tới Giám đốc công ty, tổ chức huy động vốn kịp thời cho phòng kinh doanh, kiểm soát chi phí, đôn đốc thu hồi nợ, thay mặt công ty thực hiện các yêu cầu về thuế với nhà nước…
+ Phòng xuất nhập khẩu:
Là đầu mối tham mưu cho Giám đốc trong các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, chủ yếu trong các lĩnh vực như xây dựng và phổ biến kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm của công ty, đồng thời trực tiếp tiến hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện các hoạt động về đối nội, đối ngoại trong toàn công ty, nghiên cứu các điều kiện và môi trường kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước.
+ Phòng tổ chức hành chánh:
Quản lý về nhân sự của công ty, quản lý hồ sơ của nhân viên, bình chọn thi đua khen thưởng, phê bình, xem xét lương nhân viên, ban hành nội quy lao động.
Tố chức công tác in ấn, đánh máy, lưu chuyển công văn, giấy tờ đi, đến kịp thới đúng nguyên tắc, đúng thủ tục.
Thực hiện đảm bảo các điều kiện và phương tiện phục vụ làm việc, sinh hoạt cấp thiết của công ty, thực hiện công tác bảo mật văn thư, lưu trữ.
Có chức năng cung cấp dịch vụ sau bán hàng với các hoạt động bảo hành, bảo trì những sản phẩm do công ty phân phối. Phòng dịch vụ được đặt tại các tỉnh nơi công ty có các đại lý phân phối.
+ Nhà máy lắp ráp:
Bao gồm 4 tổ: tổ lắp ráp, tổ soạn linh kiện, tổ đóng gói và tổ OTK(kiểm tra cuối cùng trước khi giao hàng). Nhà máy là nơi tiến hành lắp ráp sản xuất các sản phẩm hàng điện tử, điện gia dụng từ các linh, phụ kiện nhập về, lưu kho và bảo quản các sản phẩm hoàn chỉnh trước khi đem ra thị trường.
Ngoài ra, công ty còn có trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại 47B, tổ 80, Khương Trung, Thanh xuân, Hà Nội.
Như vậy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo kiểu trực tiếp với chế độ một thủ trưởng lãnh đạo dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ nên tránh được sự chồng chéo trong quản lý để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
