- Tương tự là công tác kiểmtra đánh giá của Giám đốc tài chính đối với nhân viên kế toán công nợ phải trả, công nợ phải thu và nhân viên IT (Phụ
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam.
tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam.
Trong quy trình bán hàng thu tiền:
- Để ngăn chặn phòng kinh doanh bỏ qua giai đoạn in phiếu đóng gói (packing list) nhằm thực hiện các lệnh bán hàng chưa đúng quy định (vì hệ thống MFG không thể chặn được trong trường hợp này). Do đó phải vừa kết hợp kiểm soát bằng thủ công và vừa kiểm soát tự động. Nghĩa là phải nhận đầy đủ các packing list của phòng kinh doanh kèm theo phiếu đề nghị xuất hàng kế toán mới tiến hành xuất hóa đơn.
- Để khắc phục được tình trạng hệ thống ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu ngay sau khi kế toán in hóa đơn thay vì ghi nhận hàng gửi đi bán (vì chưa chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng):
Giải pháp lâu dài là yêu cầu nhân viên công nghệ thông tin kết hợp với các chuyên gia của tập đoàn phát triển thêm phân hệ mới trong chu trình bán hàng để xử lý tình huống này cho đúng với chuẩn mực kế toán. Thiết nghĩ điều này rất khả thi vì thực tế đã có nhà máy Akzo Nobel Bảo An – Trung Quốc đang sử dụng phân hệ này rồi.
Giải pháp tạm thời là kế toán nên mở một tài khoản mới để phản ảnh hàng đang đi trên đường bằng cách hạch toán bằng tay những trường hợp này và theo dõi chúng cho đến khi hoàn tất giai đoạn chuyển giao hàng cho người mua.
Như vậy đối với bút toán xuất hàng bán ngày 25/06/2010, kế toán nên hạch toán thêm bút toán sau để thể hiện hàng gửi đi bán chứ không nên ghi nhận giá vốn hàng bán ngay khi xuất kho:
Nợ TK 1754 (Hàng gửi đi bán): 169.645.279 đồng
Có TK 6250 (Giá vốn hàng bán): 169.645.279 đồng
Khi hàng đã thực sự chuyển giao cho người mua tại nơi chỉ định, thể hiện bằng việc khách hàng ký xác nhận trên biên bản giao hàng, lúc này kế toán mới ghi đảo lại như sau:
Nợ TK 6250 (Giá vốn hàng bán): 169.645.279 đồng
Có TK 1754 (Hàng gửi đi bán): 169.645.279 đồng
Tôi nghĩ đây là vấn đề hết sức cần thiết mà công ty nên thực hiện, bởi lẽ đặt ví dụ lô hàng này được xuất kho vào ngày 31/12/2010, dự kiến nhanh nhất hàng có thể đến kho người mua là ba ngày (bước sang năm tài chính mới), trong khi đó hệ thống đã ghi nhận giá vốn, phản ánh doanh thu và công nợ phải thu trong năm tài chính 2010 rồi mà đúng ra nó phải phản ánh trong năm 2011. Điều này khiến cho doanh nghiệp có khả năng vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
Việc kế tóan công nợ không được phép gọi điện đòi nợ khách hàng khu vực Chi nhánh là một cách lỏng lẻo trong quản lý thu tiền, tuy nhiên vì nó được chấp nhận bởi Giám đốc cấp trên nên cần phải có biện pháp kiểm soát nhóm khách hàng một cách chặt chẽ hơn là phải thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng, bằng cách chọn tùy ý 30% khách hàng của mỗi khu vực (S1,S2,S3) mà không cần báo trước cho nhân viên kinh doanh phụ trách biết, việc làm này sẽ khách quan hơn và nhân viên kinh doanh sẽ khó có thể tính toán được thời gian hữu dụng để thực hiện chiếm dụng tiền hàng bằng phương pháp gối đầu. Cụ thể là trong những năm 2005 đã có trường hợp nhân viên kinh doanh làm thủ thục gối đầu này để chiếm dụng số tiền thu được, mãi đến ba tháng sau khi kế toán làm đối chiếu công nợ mới phát hiện ra, lúc đó nhân viên này đã chiếm dụng gần 100.000.000 đồng. Tuy hiện tại nhân viên
này buộc phải hoàn trả dần cho công ty như quyết định của Toà Án kinh tế nhưng thực trạng chúng ta thấy rằng công tác quản lý thu tiền mặt còn lỏng lẻo.
- Nhân viên kinh doanh lợi dụng mối quan hệ với khách hàng để thu tiền mà không cần Giấy ủy quyền hoặc Giấy giới thiệu nào từ phía công ty: Để hạn chế được điều này và tránh được những rủi ro, công ty cần thể hiện rõ bằng văn bản hoặc trong điều khoản thanh toán của hợp đồng hai bên rằng: “trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, khi nhận được Giấy giới thiệu của bên bán thì khách hàng mới được thanh toán tiền, ngược lại nếu khách hàng thanh toán mà không có sự đồng ý của bên bán là xem như trách nhiệm thanh toán chưa hoàn thành, bên khách hàng (bên mua) vẫn phải chịu trách nhiệm với bên bán về khoản nợ đó nếu như có thất thoát xảy ra”.
Thật sự cho đến hiện tại giải pháp này được công ty xem là hữu hiệu nhất vì đây là nhóm khách hàng đặc biệt là người hoa, chủ yếu họ là các cơ sở làm ăn kinh doanh nhỏ lẻ, chỉ thu chi bằng tiền mặt, họ tin tưởng vào những người bạn thân thiết và họ cho rằng đó là văn hóa kinh doanh riêng biệt của họ, thậm chí họ không mở tài khoản giao dịch ở ngân hàng vì có lần công ty đã đề cập với họ hình thức thanh toán bằng chuyển khoản để tránh khỏi những bất cập nhưng không thành công. Công ty cũng nhìn nhận là họ làm kinh doanh rất giỏi và dĩ nhiên công ty cũng muốn duy trì làm ăn kinh doanh với nhóm khách hàng này với điều kiện là làm thế nào để giảm thiểu những rủi ro, hay nói khác là công ty chấp nhận những rủi ro mà ở chừng mực nào đó công ty có thể kiểm soát được. - Công ty cần tách biệt vai trò của Trưởng Chi nhánh và Trợ lý kinh doanh để họ có thể thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình nhằm đảm bảo quy trình kiểm soát nội bộ của Công ty được chặt chẽ hơn, hoặc đề nghị Trưởng chi nhánh (đại diện phòng kinh doanh) kết hợp với Thủ quỹ chi nhánh (Đại diện phòng kế toán) kiểm kê tồn kho hàng tháng để hạn chế những gian lận trong trường hợp Phòng kinh doanh giao hàng trước xuất hóa đơn sau hoặc xuất hóa đơn trước giao hàng sau.
Trong quy trình mua hàng và trả tiền:
- Công ty cần thực hiện đánh giá nhà cung cấp hàng năm về dịch vụ, chất lượng, giá cả, điều khoản thanh toán,… để có cơ hội so sánh với các nhà cung cấp khác và đòi hỏi những yêu cầu phù hợp hơn, tránh được tình trạng nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp quen thuộc để nâng giá mua nhằm mục đích thu lợi cá nhân.
- Để quá trình đánh giá nhà cung cấp đáng tin cậy hơn, công ty nên thành lập một hội đồng đánh giá bao gồm các bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Mua hàng và bộ phận Tài chính, không nên để bộ phận Mua hàng tự lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp vì như thế thông tin sẽ không đáng tin cậy.
Có hai lý do để công ty thực hiện giải pháp này là:
Thứ nhất: Bộ phận kế toán tài chính là nơi tập hợp nhiều thông tin nhất về giá cả, dịch vụ của nhà cung cấp, là bộ phận thường xuyên cập nhật tình hình thị trường nên có thể nắm bắt tốt mặt bằng chung về giá của các mặt hàng. Do đó bộ phận kế toán tài chính là một chủ thể không thể thiếu trong hội đồng đánh giá nhà cung cấp (chính vì thế mà trong quy trình mua hàng tại công ty, Giám đốc tài chính là người xét duyệt mua hàng thứ nhất trước Tổng Giám Đốc).
Thứ hai: Bộ phận kỹ thuật là nơi có thể kiểm tra được chất lượng của các chủng loại nguyên vật liệu của công ty nên bộ phận kỹ thuật sẽ đánh giá được chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp.
Từ hai yếu tố trên công ty sẽ có tiêu chí chọn lựa nhà cung cấp của mình phù hợp hơn, đảm bảo được chất lượng hàng hóa mua vào với giá cả hợp lý. - Nguyên vật liệu mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm tra chất lượng để tránh trường hợp nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để nhận lấy nguyên liệu hư hỏng, kém chất lượng gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể là việc này chưa thực hiện tốt nên khi sản xuất hàng không đạt công ty thường đổ lỗi cho bộ phận sản xuất làm sai quy trình hoặc bộ phận kỹ thuật đã xây dựng công thức sản phẩm chưa chuẩn.
- Đề nghị công ty sửa đổi quy trình ghi sổ khi thanh toán, nên thực hiện ghi “Phiếu chi”vào hệ thống MFG sau khi chứng từ đã được duyệt và thực tế đã chi trả cho nhà cung cấp, vì lúc đó công ty mới có thể kiểm soát chặt chẽ được số dư thực tế của các khoản tiền và sổ sách luôn cân xứng với nhau, đở mất nhiều thời gian kiểm tra đối chiếu.
Cụ thể trong bút toán thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ngày 25/08/2010 với số tiền là 2.112 USD, tuy sổ sách đã ghi giảm lượng tiền gửi ngân hàng nhưng thực tế theo giấy báo nợ của ngân hàng (phụ lục 24) mãi đến ngày 27/08/2010 ngân hàng mới thanh toán số tiền trên.
Tương tự là bút toán thanh toán tiền mặt ngày 24/09/2010, kế toán ghi nhận chi phí và ghi giảm tiền mặt ngay khi nhận hóa đơn 1.200.100 đồng, sau đó mới trình duyệt theo quy trình, rõ ràng tại thời điểm 24/09/2010 thủ quỹ chưa thể chi số tiền này. Do đó việc hạch toán trước như vậy sẽ luôn làm cho số dư sổ sách và thực tế luôn chênh lệch nhau và rất khó kiểm tra đối chiếu.
Trong quy trình kiểm soát vốn bằng tiền:
- Đề nghị Giám đốc tài chính cùng tham gia kiểm kê quỹ hàng tuần với Thủ Quỹ và kế toán thanh toán để việc kiểm tra mang tính độc lập hơn, tránh được sự thông đồng của nhân viên Thủ quỹ và kế toán thanh toán.
- Giám đốc tài chính cũng nên thực hiện kiểm tra quỹ đột xuất mà không cần báo trước cho nhân viên quỹ.
- Với tình hình hiện tại, việc lập báo cáo kiểm kê tồn quỹ, đối chiếu kiểm tra số liệu giữa thục tế và sổ sách nên giao cho Kế toán thanh toán đảm trách không nên giao cho Kế toán tổng hợp (kiêm thủ quỹ) thực hiện vì như vậy sẽ không đảm bảo được tính độc lập trong kiểm soát .
- Các quy định về quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cần được thể hiện bằng văn bản rõ ràng để các nhân viên căn cứ thực hiện và sẵn sàng chịu trách nhiệm khi không thực hiện tốt các quy định này.
- Giám đốc tài chính cần kiểm tra các đối ứng lạ trong nhật ký chung hàng ngày, ví dụ các đối ứng giữa tài khoản phải thu khách hàng và tài khoản chi phí
hay tài khoản tạm ứng. Vì có thể đây là một hình thức gian lận của nhân viên để biển thủ tiền hàng và xóa nợ khách hàng.
- Yêu cầu nhân viên công nghệ thông tin kết hợp với chuyên gia của tập đoàn để phát triển một báo cáo liên quan đến việc ghi nhận chi tiết các khoản thu chi tiền trong kỳ, trên đó thể hiện tên người thực hiện cho mỗi nghiệp vụ, từ đó Giám đốc tài chính sẽ dễ dàng kiểm soát hơn nếu có người truy cập và hạch toán thu chi trái phép.
Trong quy trình kiểm soát tài sản cố định hữu hình:
- Đề nghị tính khấu hao tài sản cố định ngay tháng phát sinh, dựa trên số ngày thực tế mà tài sản đó được đưa vào sử dụng, nhằm đảm bảo chi phí khấu hao được trích lập đúng kỳ và phù hợp với quy định hiện hành Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009)
- Tài sản cố định khi di dời hoặc mang đi gia cố phải thông tin cho Kế toán tài sản cố định để theo dõi và phản ánh kịp thời, nhất là tài sản khi di dời từ phòng ban này sang phòng ban khác, tuy mục đích sử dụng không đổi nhưng bộ phận sử dụng đã thay đổi, từ đó kế toán sẽ xác định lại đối tượng chịu chi phí và làm thủ tục bàn giao tài sản cố định nội bộ cần thiết để đảm bảo tài sản đó được quản lý một cách chặt chẽ.
- Đề nghị bộ phận sản xuất đầu mỗi năm tài chính phải lập kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định, thông tin cho bộ phận Kế toán để theo dõi và trích lập chi phí, điều này giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được nguyên tắc phù hợp trong kế toán, có thể dự đoán lợi nhuận dự kiến trong kỳ hợp lý hơn và xây dựng được dòng tiền phù hợp hơn, Đề nghị doanh nghiệp khai thác sử dụng phân hệ quản lý tài sản cố định trên hệ thống MFG để tất cả các số liệu được tự động hóa, tránh được những sai sót do quá trình nhập liệu của con người, những rủi kho khi mất dữ liệu và có thể in sổ tài sản cố định dễ dàng.
- Đề nghị hàng tháng kế toán tài sản cố định liệt kê danh sách tài sản theo phòng ban, gửi đến các chủ quản bộ phận sử dụng (gửi bằng thư điện tử) để họ tự kiểm tra lại tình hình tài sản của bộ phận mình, điều này giúp cho các bộ
phận ý thức hơn về tài sản mình quản lý và họ sẽ phản hồi ngay lập tức nếu các tài sản này được cập nhật chưa đúng hoặc trong tình trạng hư hỏng, mất mát mà không phải chờ đến thời điểm cuối năm khi kiểm kê mới phát hiện ra. Điều này giúp cho kế toán xử lý kịp thời tình hình biến động tài sản và phản ánh số liệu trên báo cáo tài chính được trung thực và hợp lý hơn theo từng thời điểm.
- Trong quy trình kiểm soát nội bộ bỗ trợ khác:
- Đề nghị phát triển thêm phần mềm khác hỗ trợ cho việc chuyển đổi các dữ liệu trên hệ thống MFG thành báo cáo theo quy định hiện hành.
Hiện tại ở thị trường Việt Nam có nhiều công ty chuyên viết về các phần mềm kế toán, họ có thể thực hiện chức năng chuyển đổi dữ liệu một cách dễ dàng với mức chi phí tương đối phù hợp. Tôi nghĩ công ty nên tìm hiểu và sớm xây dựng cho mình những báo cáo tiện ích nhất để phục phụ cho chính đơn vị mình và đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán.
Nhìn chung công ty đã thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tương đối chặt chẽ và thống nhất, hệ thống luôn được kiểm tra, đánh giá định kỳ bởi những người có thẩm quyền và có xu hướng ngày càng hoàn thiện hơn.
Quy trình kiểm soát nội bộ của công ty đã hài hòa được lợi ích chung của công ty và lợi ích riêng cho từng cá nhân, quy trình chặt chẽ nhưng không gò ép người thực hiện mà nó thể hiện một chuẩn mực hợp lý, nhân viên luôn được những phần thưởng xứng đáng hàng tháng, hàng năm cho việc thực hiện tốt các quy trình này, vì vậy họ luôn tự hào là một thành viên của Akzo Nobel.
Các nhân viên kế toán luôn hiểu rõ quy trình và trách nhiệm của mình vì vậy họ làm việc luôn hướng đến kết quả và hiệu quả, họ khẳng định rằng chính họ là những
“Giám đốc” công việc mình làm.
Đáp ứng được các yêu cầu trên, Akzo Nobel đã thực sự thành công trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của mình. Cụ thể trong những năm qua, Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam luôn được sự tín nhiệm của tập đoàn vì luôn đạt được những phần thưởng danh giá trong công tác kiểm soát nội bộ, được tổ chức hai năm một lần bởi các kiểm toán viên nội bộ của tập đòan Akzo Nobel.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực thì quy trình kiểm soát trong kế toán của công cũng còn những hạn chế nhất định, mong rằng với những ý kiến đóng góp của em với tư cách là một nhân viên kế toán tổng hợp, em tin chắc rằng sẽ mang đến cho công ty những ý tưởng mới trong công cuộc hoàn thiện và đổi mới quy trình của mình cho phù hợp với tình hình thực tế hơn.