- Tương tự là công tác kiểmtra đánh giá của Giám đốc tài chính đối với nhân viên kế toán công nợ phải trả, công nợ phải thu và nhân viên IT (Phụ
3.1Nhận xét ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế
toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam. 3.1.1 Ưu điểm
- Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức một cách đơn giản nhưng chặt chẽ và dễ quản lý.
- Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên được phân chia rõ ràng, có bảng mô tả công việc cụ thể, tránh được sự chồng chéo công việc lên nhau, dễ dàng xác định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên.
- Mỗi nhân viên chỉ được phép truy cập vào hệ thống xử lý dữ liệu theo đúng phần hành và trách nhiệm của mình, được nhân viên công nghệ thông tin (IT) phân quyền bởi tên người dùng và mật mã cá nhân, điều này thể hiện rõ việc phân chia quyền hạn một cách độc lập giúp cho người quản lý dễ dàng kiểm soát.
- Hình thức tổ chức kế toán tập trung, bảo đảm sự thống nhất chung trong việc chỉ đạo công tác kế toán cho toàn công ty.
- Tất cả các công tác kế toán đều thực hiện theo một quy trình nhất định, hạn chế được những rủi ro, sai sót có thể xảy ra, làm cho nhân viên luôn tuân thủ để hướng đến kết quả và đạt được những mục tiêu trong công việc.
- Việc thực hiện quy trình luôn đi kèm với kiểm soát, kiểm tra và giám sát nội bộ liên tục bởi những người có liên quan, người có thẩm quyền nên dễ dàng
phát hiện những sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình thực hiện của các nhân viên, các bộ phận như:
Kế toán công nợ phải thu (AR) trước khi xuất hóa đơn bán hàng cho những khách hàng vượt hạn mức tín dụng cho phép hoặc có nợ quá hạn, phải kiểm tra và đảm bảo yêu cầu bán hàng phải được ký duyệt bởi các giám đốc có thẩm quyền.
Kế toán công nợ phải trả (AP) trước khi ghi nhận nợ phải trả cho nhà cung cấp phải kiểm tra tính đầy đủ của một bộ chứng từ yêu cầu thanh toán về hóa đơn, phiếu đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho,…
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra lại tất cả các chứng từ trên trước khi chuyển cho Giám đốc tài chính và Tổng Giám đốc ký duyệt.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường trải qua nhiều giai đoạn, nhiều bộ phận chứ không tập trung vào một cá nhân hay một bộ phận nào. Do đó các bộ phận này có thể kiểm tra chéo lẫn nhau đảm bảo hạn chế được những rủi ro, những gian lận và làm cho thông tin đó đáng tin cậy hơn.
- Công ty thực hiện chế độ quản lý chứng từ sổ sách kế toán rất rõ ràng, có kiểm tra, đối chiếu theo quy trình, chứng từ được phân loại, đánh số tự động và lưu trữ một cách khoa học, có thể truy xuất một cách nhanh chóng đỡ tốn kém thời gian.
- Mọi phần hành kế toán đều có quy trình thực hiện, đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu hoạt động và tuân thủ các quy định của công ty và pháp luật.
- Công ty có nhiều kênh chia sẻ thông tin pháp luật như: sử dụng hình thức internet, dịch vụ cung cấp các văn bản pháp luật về tài chính kế toán, giúp nhân viên cập nhật kịp thời và đáp ứng yêu cầu của xã hội.
- Nhân viên luôn luôn được huấn luyện về các nguyên tắc kinh doanh (Business principles) và đạo đức kinh doanh (Code of Conduct) của tập đoàn để tránh những sai phạm do đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích của công ty. Mọi hành vi vi phạm đều bị xử lý thích đáng, thực hiện được điều này đã làm cho
môi trường kinh doanh của công ty thêm lành mạnh và có uy tín hơn trên thương trường.
- Giám đốc tài chính với trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm luôn là người chỉ đạo rà soát, phân tích, cải tổ, hợp lý hoá bộ máy kế toán theo từng thời điểm, đảm bảo được hiệu quả công việc, kịp thời xử lý những hành vi gian lận ở hiện tại và tránh được những rủi ro tiềm tàng có thể xày ra trong tương lai. - Mục tiêu của các nhân viên, phòng ban không độc lập mà liên kết với nhau để tạo thành mục tiêu chung của toàn công ty, cụ thể là trong công tác bán hàng, hàng tháng công ty luôn đề ra các mục tiêu doanh số và lợi nhuận cho phòng kinh doanh, kèm theo đó là các mức thưởng hợp lý nếu đạt được mục tiêu này. Mức tiền thưởng cũng được áp dụng cho các phòng ban khác như phòng sản xuất nếu họ sản xuất tốt, đáp ứng nhanh và đủ số lượng hàng để giao cho khách hàng theo tiến độ, trong khi đó phòng tài chính kế toán là người kiểm soát công nợ phải thu một cách chặt chẽ, đảm bảo các đơn hàng được duyệt bán phải tuân thủ theo chính sách của công ty về hạn mức tín dụng hay nợ quá hạn (do nhân viên kinh doanh vì tập trung vào mục tiêu bán hàng để đạt doanh số nên họ có thể bằng mọi giá để bán được hàng mà quên đi công tác thu nợ quá hạn). Do đó kế toán phải đảm bảo quy trình bán hàng được thực hiện đúng và hạn chế những rủi ro cho Công ty.
Trên đây là những ưu điểm chung của hệ thống kiểm soát nội bộ, trong thực tế của từng phần hành việc kiểm soát nội bộ cũng có nhiều ưu điểm như sau:
Trong quy trình mua hàng và thanh toán:
- Việc kiểm soát nội bộ được thực hiện chặt chẽ từng khâu, tách biệt trách nhiệm giữa người mua hàng và người duyệt mua, tránh được việc mua hàng một cách vô tội vạ làm cho lượng tồn trữ lớn, có khả năng giảm chất lượng, hư hỏng, ứ đọng vốn …
- Công ty đã tách biệt được trách nhiệm của người nhận hàng (nhân viên kho) và người mua hàng, hạn chế việc nhận và biển thủ hàng không nhập kho hoặc nhập kho không đúng tiêu chuẩn.
- Bộ phận mua hàng cũng là bộ phận lập kế hoạch cho sản xuất (planning) nên luôn theo dõi đơn đặt hàng của phòng kinh doanh, số lượng hàng tồn kho và tiến độ sản xuất để đặt mua nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời, hạn chế tình trạng gián đoạn trong sản xuất do thiếu hụt nguyên vật liệu.
- Tất cả các đơn đặt hàng của phòng thu mua đều được ký duyệt bởi Tổng giám đốc, hạn chế được việc mua hàng với số lượng lớn hơn cần thiết do nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc này.
- Quy trình thanh toán được soát xét rất kỹ lưỡng từ các nhân viên kế toán, Giám đốc tài chính nên việc thanh toán trùng, chi trả nhiều hơn hàng đã nhận, là không có.
- Kế toán công nợ phải trả, định kỳ đầu tháng căn cứ vào thời hạn thanh toán đã thỏa thuận để lập kế hoạch thanh toán cho các nhà cung cấp, hạn chế được những khoản tiền phạt do thanh toán chậm.
- Phiếu Chi luôn luôn được duyệt bởi Giám đốc tài chính và Tổng giám đốc, điều này cũng được cam kết với ngân hàng nên việc chi trả cho nhà cung cấp mà chưa được duyệt là không thể xảy ra.
Trong quy trình bán hàng và thu tiền:
- Việc xét duyệt bán chịu và cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng tại công ty được xem xét rất kỹ lưỡng từ khâu quan sát thực tế về quy mô sản xuất, tiêu thụ, tình hình tài chính của khách hàng,… Định kỳ hàng quý còn rà soát và thay đổi lại hạn mức tín dụng của khách hàng cho phù hợp, điều này hạn chế được việc cấp hạn mức tín dụng quá lớn cho khách hàng dẫn đến khả năng không thể thu hồi công nợ.
- Hệ thống phần mềm kế toán MFG (Manufacturing Software)[01] sẽ tự động khóa các khách hàng bị nợ quá hạn hoặc vượt hạn mức tín dụng cho phép, vì vậy nếu khách hàng bị rơi vào tình trạng này khi lập phiếu yêu cầu xuất kho hàng bán (sales order) phòng kinh doanh không thể in phiếu đóng gói (packing list) như trình tự. Để thực hiện được thì phòng kế toán phải bỏ tình trạng khóa của nó, với điều kiện phòng kinh doanh cần phải trình các giám đốc có thẩm
quyền phê duyệt theo quy định của công ty(Phụ lục 21) Điều này giúp cho công ty hạn chế được các khoản nợ khó đòi vì bán hàng quá mức cho khách hàng mà họ không có khả năng chi trả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hàng hóa được bán theo phương thức giao hàng tận kho người mua nên công ty đã thuê dịch vụ vận chuyển bên ngoài và ký hợp đồng giao kết trọn gói cho từng chuyến, do đó công ty giảm bớt được sự lo ngại hàng hóa đi trên đường bị hao hụt, mất mát hoặc phát sinh những chi phí khác trong quá trình vận chuyển mà những rủi ro này thường khó kiểm soát.
- Giá vốn hàng bán, doanh thu, thuế giá trị gia tăng và công nợ phải thu đều được ghi nhận tự động sau khi kế toán công nợ phải thu in hóa đơn, hạn chế được những sai sót do ghi chép. Với sự kiểm tra chặt chẽ về mã hàng, đơn giá, số lượng từ bộ phận kinh doanh, đến bộ phận kế toán cùng với việc đối chiếu dữ liệu tự động của hệ thống MFG thì sai sót trên hóa đơn là khó xảy ra.
- Công nợ khách hàng được theo dõi và cập nhật hàng ngày, báo cáo tuổi nợ được lập hàng tuần để gửi cho các bộ phận liên quan giúp cho nhân viên kinh doanh quản lý sát hơn tình hình công nợ của khách hàng khu vực mình và yêu cầu thanh toán đúng thời hạn. Kế toán công nợ phải thu cũng đóng vai trò chủ yếu trong công tác thu hồi công nợ vì đó là mục tiêu tiền thưởng hàng tháng của mình. Rõ ràng điều này đã thúc đẩy nhân viên phải làm việc tích cực hăng say để đạt được mục tiêu đó, giúp cho công ty hạn chế được những khoản nợ khó đòi.
- Ngoài ra việc đối chiếu công nợ hàng quý cũng giúp cho công ty sớm phát hiện được những chênh lệch để kịp thời điều tra và xử lý.
- Định kỳ cuối mỗi tháng trước khi khóa sổ, kế toán tổng hợp đều tính toán và trích lập các khoản dự phòng theo quy định, việc trích lập được kiểm tra lại bời Giám đốc tài chính, điều này giúp cho công ty phản ánh đúng tình hình thực tế, đảm bảo các số liệu báo cáo trung thực và hợp lý.
- Nhân viên thu tiền mặt phải có giấy giới thiệu của giám đốc có thẩm quyền, giấy giới thiệu khi phát hành được theo dõi chặt chẽ đảm bảo nhân viên thu tiền xong phải nộp tiền lại cho thủ quỹ trong ngày. Nếu vì lý do nào đó không thể thu tiền thì nhân viên đó phải trả lại giấy giới thiệu cho bộ phận phát hành. Điều này hạn chế được công nợ bị thất thoát, khoản thanh toán tiền hàng của khách hàng bị chiếm dụng.
- Công ty đã tách bạch được chức năng kế toán tiền và thủ quỹ , hạn chế được khả năng gian lận có thể xảy ra do kế toán tiền có thể thao túng các nghiệp vụ.
- Mỗi nhân viên kinh doanh đều chịu trách nhiệm về một nhóm khách hàng riêng biệt nên họ dễ dàng kiểm soát tình hình công nợ khu vực của mình, do đó các khoản thanh toán của khách hàng nhân viên kinh doanh đều theo dõi rất chi tiết trong sổ cá nhân. Hàng tuần kế toán công nợ gởi báo cáo tình hình tuổi nợ và số dư phải thu của mỗi khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tự đối chiếu lại với số liệu của mình và sẽ phát hiện ngay nếu có sự sai sót trong ghi chép của kế toán. Đây là hành động kiểm tra chéo lẫn nhau, giúp hạn chế được những rủi ro do ghi chép các khoản thu tiền không đúng, sai số tiền, sai niên độ, sai đối tượng hoặc ghi trùng lắp các nghiệp vụ.
- Một bộ chứng từ thanh toán khi lập phiếu chi được kiểm tra rất chặt chẽ qua nhiều giai đoạn, trước hết là bộ phận đề nghị đến kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, Giám đốc tài chính và cuối cùng là Tổng giám đốc. Do đó việc thanh toán sai số tiền, sai đối tượng là khó có thể xảy ra.
- Các chứng từ sau khi thanh toán xong đều được đóng dấu xác nhận “ Đã thanh toán” nên việc thanh toán trùng lắp cho một chứng từ là không thể xảy ra. - Kiểm kê tồn quỹ và đối chiếu số dư thực tế với sổ sách được thực hiện hàng tuần nên tránh được thiếu hụt tiền do bị thủ quỹ chiếm dụng hay tham ô. - Thực hiện chính sách quản lý tiền mặt tại quỹ không quá 50.000.000 đồng (Năm mươi triệu đồng) luôn đảm bảo được lượng tiền hợp lý tại quỹ phục
vụ nhanh chóng khi cần thiết và đảm bảo được lượng tiền nhàn rỗi không quá lớn để có thể gây ảnh hưởng xấu đến tình hình sử dụng vốn của công ty.
- Số dư tiền gửi ngân hàng nếu vượt trên 200.000.000 đồng (Hai trăm triệu đồng), kế toán thực hiện ký gửi ngắn hạn Ngân hàng để thu lãi, đây là giải pháp để doanh nghiệp sử dụng tốt hơn, hiệu quả hơn đồng vốn của của mình.
Trong quy trình quản lý tài sản cố định hữu hình.
- Tài sản cố định trước khi đầu tư được công ty vạch ra các phương án rất cụ thể, rõ ràng và được đánh giá rất kỹ lưỡng bởi các chuyên gia phân tích của tập đoàn nên tài sản đầu tư bị thiếu hụt công suất là chưa có. Chỉ có trường hợp thừa công suất trong một phạm vi nhất định vì các nhà đầu tư dự đoán trước trong một tương lai gần công ty sẽ tận dụng được hết công suất đó.
- Tài sản cố định được giao trách nhiệm quản lý cho từng phòng ban sử dụng, tài sản cố định muốn di dời hoặc mang ra ngoài phải được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền xét duyệt, do đó hạn chế được rủi ro tài sản bị đánh cắp. - Đối với các tài sản là máy vi tính xách tay, trước khi cấp cho nhân viên sử dụng, nhân viên IT đều kiểm tra các tính năng của máy, phầm mềm, phần cứng (bộ nhớ), tem bảo hành…và được ký xác nhận trên biên bản bàn giao tài sản nội bộ. Khi có vấn đề về máy nhân viên sử dụng phải giao lại cho nhân viên công nghệ thông tin xử lý với trạng thái máy như ban đầu, không được tự ý tháo gỡ, cài đặt lại máy. Điều này tránh được rủi ro nhân viên đánh cắp, thay đổi cấu hình máy.
- Nguyên giá, thời gian hữu dụng của tài sản cố định được ghi chép luôn tuân thủ chính sách của công ty và dựa trên quy định của pháp luật. Trước đây là quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003, hiện tại áp dụng theo thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009.
- Định kỳ hàng năm, tài sản cố định được kiểm kê toàn bộ, giúp hạn chế và phát hiện những rủi ro mất mát có thể xảy ra.
- Tài sản cố định thanh lý được thông tin rộng rãi, thu hút nhiều đối tượng tham gia trả giá (hình thức đấu thầu) với mức khởi điểm do ban thanh lý tài sản
quyết định. Hình thức thanh lý này hạn chế được việc nhân viên cấu kết với người mua tài sản cố định cố tình hạ giá tài sản vì những lý do lợi ích cá nhân. - Tài sản cố định được đối chiếu hàng tháng giữa sổ excel của kế toán và sổ cái của hệ thống MFG, dễ dàng phát hiện những trường hợp sai lệch do ghi chép thiếu nghiệp vụ để điều chỉnh kịp thời.
- Cuối mỗi tháng kế toán tài sản cố định gửi cho Giám đốc tài chính sổ chi tiết theo dõi tài sản cố định bằng excel, trên đó thể hiện nguyên giá tài sản cố định, giá trị khấu hao phát sinh hàng tháng, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Giám đốc tài chính sẽ kiểm tra một lần nữa để đảm bảo giá trị khấu hao trong tháng được ghi nhận đầy đủ và chính xác, hạn chế được những trường