- Thường xuyên cập nhật những công cụ bảo mật để ngăn chặn truy cập dữ liệu trái phép.
1. order to cash bán hàng thu tiền
2.3.2.2 Kiểm soát công tác mua hàng và công nợ phải trả
Quy trình mua hàng
(Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng và kiểm soát công nợ phải trả)
Đề nghị mua hàng Lấy báo giá của nhà cung cấp Chọn lựa nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng Nhận hàng Thanh toán Xét duyệt mua hàng
Giải thích quy trình
Tiếp nhận phiếu đề nghị mua hàng
- Phòng xuất nhập khẩu cũng là phòng cung ứng vật tư hàng hóa trong công ty, khi các phòng ban có nhu cầu về vật dụng cần thiết sử dụng cho bộ phận mình, các phòng ban phải tự lập phiếu đề nghị mua hàng (Phụ lục 23)
- Phiếu đề nghị mua hàng được duyệt trước hết là ở bộ phận có nhu cầu, sau đó trình cho Giám đốc tài chính ký duyệt và cuối cùng là Tổng giám đốc, đảm bảo tuân thủ theo chính sách của công ty (Limit of Authority, mục 1), cụ thể là:
Nếu món hàng cần mua có giá trị dự đoán nhỏ hơn hoặc bằng 4 triệu =>Người phê duyệt mua hàng: Chủ quản bộ phận-> Giám đốc tài chính Nếu món hàng cần mua có giá trị dự đoán lớn hơn 4 triệu
=>Người phê duyệt mua hàng: chủ quản bộ phận-> Giám Đốc tài chính- >Tổng giám đốc.
Đối với những vật tư, vật liệu phục vụ chính cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phòng cung ứng theo dõi kế hoạch hàng ngày, báo cáo cho Tổng giám đốc và đề xuất kế hoạch nhập nguyên vật liệu, sau khi Tổng giám đốc đồng ý, phòng cung ứng tiến hành lập đơn đặt hàng và công tác đặt hàng được tiến hành theo tuần tự các bước sau:
Lấy báo giá và chọn lựa nhà cung cấp
Đối với những nhà cung cấp lần đầu, phòng cung ứng sau khi tiếp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiến hành lấy báo giá ít nhất của ba nhà cung cấp để so sánh, sau đó trình cho Tổng giám đốc xem xét để chọn lựa nhà cung cấp có giá thấp nhất.
Đặt hàng
- Khi nhận được sự chấp thuận cuối cùng của Tổng giám đốc về giá cả, phòng cung ứng yêu cầu nhà cung cấp lập hợp đồng mua bán.
- Hợp đồng mua bán ghi rõ giá bán, thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng. Căn cứ vào hợp đồng, phòng cung ứng lập đơn đặt hàng (Purchase Order) cho lần này và những lần tiếp sau.
Nhận hàng và lập phiếu nhập kho
- Trường hợp mua hàng nhỏ lẻ phục vụ ngay cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hàng ngày, hàng hóa mua về xài ngay không nhập kho: khi hàng hóa đã được nhập về công ty, bộ phận cung ứng sẽ đại diện nhận hàng và sau đó giao lại cho các bộ phận có nhu cầu ký xác nhận.
- Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu, bao bì về nhập kho chờ phục vụ sản xuất: hàng hóa về đến kho sẽ do thủ kho kiểm đếm và lập phiếu nhập kho trên hệ thống MFG, phiếu nhập kho được lập thành ba liên:
Liên 1: Thủ kho lưu Liên 2: Nhà cung cấp Liên 3: Phòng kế toán
- Đối với hàng hóa là máy móc thiết bị, tài sản cố định khác trước khi nhập kho phải được các bộ phận chịu trách nhiệm về kỹ thuật kiểm tra nghiệm thu như: Bộ phận bảo trì, Bộ phận kỹ thuật.
- Đối với hàng hóa là các thiết bị máy vi tính, người kiểm tra, nghiệm thu là nhân viên công nghệ thông tin (IT)
Theo dõi nợ phải trả và thanh toán
- Sau khi nhận hàng, phòng cung ứng sẽ tập hợp các hóa đơn chứng từ liên quan như:
+ Đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc phiếu đề nghị mua hàng đã được duyệt + Hóa đơn mua hàng
+ Phiếu nhập kho
+ Phiếu đóng gói, tờ khai hải quan đối với hàng nhập khẩu. + Biên bản nghiệm thu kỹ thuật máy móc thiết bị.
- Lập phiếu đề nghị thanh toán, đính kèm theo các chứng từ liên quan như trên trên. Chủ quản bộ phận Thu mua ký duyệt lên đề nghị thanh toán trước khi chuyển sang bộ phận kế toán.
- Khi nhận được đề nghị thanh toán, Kế toán công nợ (Kế toán thanh toán) kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và ghi nhận công nợ phải trả hoặc thanh toán cho nhà cung cấp hoặc hoàn lại các khoản tạm ứng mua hàng cho nhân viên.(Phụ lục 24)
+ Có nghiệp vụ nhập khẩu nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ như sau:
- Ngày 28/06/2010 kế toán hạch toán công nợ phải trả tại chứng từ số AP100628023881 như sau :
Nơ TK 1600 (Nguyên vật liệu chính tồn kho): 2.112 (USD) Có 2500 (Phải trả nhà cung cấp vật liệu): 2.112 (USD)
(Nguồn: phòng kế toán) (Phụ lục 24)
Ngày 20/09/2010 kế toán hạch toán tiền nước uống phải trả cho nhà cung cấp, số chứng từ: AP100920025320 như sau:
Nơ TK 7975 (Chi phí bằng tiền khác): 1.200.100 đồng
Có 2510 (Phải trả NCC hàng hóa, dịch vụ khác): 1.200.100 đồng
(Nguồn: phòng kế toán) (Phụ lục 22)
- Đầu mỗi tháng, kế toán công nợ phải trả căn cứ vào thời hạn thanh toán của mỗi nhà cung cấp để lên kế hoạch thanh toán trong tháng, gửi báo cáo cho Kế toán tổng hợp và Giám đốc tài chính,Tổng giám đốc.
- Để lên kế hoạch thanh toán, kế toán công nợ phải trả kết hợp với dự đoán thu tiền của kế toán công nợ phải thu để điều chỉnh chi tiêu cho phù hợp. - Kế hoạch thanh toán này sẽ được điều chỉnh bởi Giám đốc tài chính và Tổng giám đốc trước khi thực hiện thanh toán.
- Việc thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện chủ yếu bằng hai hình thức: chuyển khoản và tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt: Áp dụng cho những nhà cung cấp nhỏ, lẻ có số
tiền thanh toán thấp hơn 2.000.000 đồng (Hai triệu đồng) (Phụ lục 22)
Thanh toán bằng chuyển khoản: áp dụng cho tất cả các nhà cung cấp có
khoản công nợ phải trả phát sinh lớn hơn 2.000.000 đồng (Hai triệu đồng). + Một số nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kỳ được kế toán thanh toán ghi nhận như sau:
- Thanh toán bằng chuyển khoản tại chứng từ AP100825024947: Nơ TK 2500 (Phải trả nhà cung cấp vật liệu): 2.112 (USD) Có 5501 (Tiền gửi ngân hàng là USD): 2.112 (USD)
(Nguồn: phòng kế toán) (Phụ lục 24)
- Thanh toán bằng tiền mặt tại chứng từ AP100924025341:
Nơ TK 2510 (Phải trả NCC hàng hóa, dịch vụ khác): 1.200.100 đồng Có 5450 (Tiền mặt là VND tại quỹ): 1.200.100 đồng
(Nguồn: phòng kế toán) (Phụ lục 22)
- Kế toán công nợ phải trả sau khi xem xét tính hợp lệ của bộ chứng từ đề nghị thanh toán sẽ ghi nhận vào sổ sách, hạch toán chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng vào hệ thống MFG, sau đó trình cho kế toán tổng hợp kiểm tra tiền kiểm tra.
- Sau khi kế toán tổng hợp kiểm tra xong, chứng từ thanh toán được chuyển sang Giám đốc tài chính ký duyệt trước khi trình cho Tổng giám đốc duyệt chi cuối cùng.
- Sau khi Tổng giám đốc duyệt chi, chứng từ chi tiền mặt sẽ chuyển cho Thủ quỹ để chi và hoàn trả chứng từ lại cho kế toán thanh toán.
- Đối với các chứng từ chuyển khoản, lệnh chuyển tiền sẽ được gửi đến ngân hàng để yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp.
- Hàng ngày kế toán công nợ phải trả kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng trực tuyến, hạch toán những khoản chi phí ngân hàng phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thanh toán.
- Định kỳ lấy giấy báo nợ của ngân hàng đính kèm vào chứng từ thanh toán và lưu trữ.
- Hàng quý kế thanh toán kết hợp với Giám đốc tài chính để đánh giá tình hình kiểm soát quá trình mua hàng và thanh toán theo FCA (Finance Controlling Assessment) thể hiện như sau:
Thực hiện Số thứ tự Rủi ro Hoạt động kiểm soát Chịu trách nhiệm Có Không Bằng chứng 2. Purchasing- Mua hàng 2A Hàng hóa nhận được hoặc các dịch vụ khác phát sinh trong kỳ không được nhập kho hoặc không được ghi nhận chi phí một cách chính xác và kịp thời.
Các hóa đơn chứng từ phát sinh từ việc mua hàng phải đảm bảo ghi nhận hết trong kỳ và cuối mỗi tháng phải kiểm tra lại đảm bảo không còn trường hợp nào dỡ dang. Kế toán công nợ phải trả Kế toán tổng hợp 3 MFG:5.13.5 (Dùng quyền 5.13.5 trên MFG để kiểm tra hàng nhận chưa có hóa đơn hoặc hóa đơn nhận nhưng chưa có hàng) 2B
Hóa đơn mua hàng không đúng khớp với lượng hàng hóa thực tế nhập Kế toán phải kiểm tra để đảm bảo hóa đơn và lượng hàng nhập kho thực tế phải Kế toán công nợ phải thu 3
Đối chiếu hóa đơn và phiếu nhập kho trong bộ chứng từ đề
kho. Hoặc hóa đơn mua hàng không được ghi nhận một cách chính xác và kịp thời.
đúng khớp.
-Ngày viết hóa đơn của nhà cung cấp phải phù hợp với ngày nhận hàng thực tế trên phiếu nhập kho. - Mọi trường hợp chênh lệnh về số lượng hoặc giá mua phải được điều tra và giải quyết kịp thời. nghị thanh toán 2C Các khoản giảm trừ hoặc điều chỉnh công nợ phải trả không được ghi nhận.
- Phiếu trả hàng phải được lưu trữ kèm theo biên bản giảm trừ công nợ. - Tất cả những khoản công nợ cần được giảm trừ chưa giải quyết xong phải được người có thẩm quyền kiểm tra và xem xét hàng tháng. -Kế toán công nợ phải trả -Kế toán tổng hợp 3 Debitor & creditor (Chi tiết các khoản phải thu và phải trả khác)