Cơ chế kiểm soát là quy trình được thiết lập để ngăn chặn và phát hiện những rủi ro có thể xảy ra, một cơ chế kiểm soát chặt chẽ thường bao gồm các bước sau:
- Phê duyệt: là việc cho phép một nghiệp vụ kinh tế được phát sinh. Người được phép phê duyệt là người có thẩm quyền, thường được bổ nhiệm theo chức năng nhiệm vụ phù hợp. Khi phê duyệt phải có cơ sở và tuân thủ theo các quy định của công ty, phê duyệt phải xem xét kỹ lưỡng về mặt nội dung nghiệp vụ, không đặt nặng về mặt hình thức, nếu không cơ chế kiểm soát sẽ không hiệu quả.
- Định dạng trước: Là quy trình xử lý nghiệp vụ tự động trên hệ thống của máy
vi tính, nghiệp vụ sẽ không thể thực hiện nếu thiếu một trong những bước thực hiện của những người có trách nhiệm phê duyệt.
- Báo cáo bất thường: Trong quy trình kế toán những nghiệp vụ bất thường là
những nghiệp vụ chưa từng xảy ra, những nghiệp vụ ngoại lệ không đúng theo quy trình hoặc các vấn đề xảy ra nhưng có nhiều ý kiến cần xem xét, …
Khi phát hiện những nghiệp vụ bất thường, nhân viên công ty có trách nhiệm báo cáo lại cho người có thẩm quyền để họ xem xét giải quyết và đưa ra những biện pháp kịp thời. Việc báo cáo bất thường kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro có thể xảy ra và có thể khắc phục và xử lý nó một cách hiệu quả.
- Bảo vệ tài sản: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp là tất cả những hoạt động nhằm bảo vệ và hạn chế sự thất thoát, lãng phí, phá hoại tài sản. Ví dụ thực hiện các biện pháp kiểm kê kho định kỳ, kiểm kê tiền mặt tồn quỹ, kiểm kê tài sản cố định,…
- Bất kiêm nhiệm: nghĩa là một người không được thực hiện cùng lúc hai hay nhiều chức năng mà những chức năng này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sai phạm xảy ra.
Ví dụ: một nhân viên vừa làm thủ quỹ vừa là kế toán thanh toán, ghi sổ các khoản chi tiền. Gian lận có thể xảy ra là nhân viên này có thể hạch toán chi khống để chiếm dụng tiền trái phép.
- Sử dụng chỉ tiêu: Chỉ tiêu ở đây thực chất là những con số kế hoạch, những vấn đề được định mức trước nhằm phân định cho từng bộ phận, từng cá nhân kiểm soát và thực hiện, từ đó có thể so sánh với mức đạt được ở thực tế để đánh giá kết quả và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Ví dụ đề ra các chỉ tiêu về lãi gộp, chỉ tiêu về lợi nhuận trên doanh thu, …
- Đối chiếu: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường rất đa dạng và xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như: các cá nhân, các phòng ban trong doanh nghiệp hay từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, do đó việc đối chiếu tổng hợp giữa các đối tượng này với nhau là điều rất cần thiết để phát hiện và ngăn ngừa các gian lận và sai sót.
- Kiểm tra và theo dõi: Thực hiện kiểm tra và theo dõi thường xuyên sẽ
giúp cho doanh nghiệp phát hiện kịp thời những sai sót và ngăn chặn những hành vi gian lận.
Hầu hết các công ty kinh doanh thành công đều có cơ chế kiểm tra hữu hiệu để theo dõi các hoạt động đang tiến hành, và thực hiện kịp thời mọi điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra theo kế hoạch.
Tóm lại: Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát hoạt động của mình một cách liên tục và thay đổi cách thức kiểm soát sao cho phù hợp ở từng thời điểm, bởi vì kiểm soát nội bộ chính là một quá trình chứ không phải là một sự kiện hay tình huống nhất định nào đó. [04]Các đơn vị nên thiết lập cho mình hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô của đơn vị và phải đảm bảo có hiệu quả. Điều mẫu chốt của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là người lãnh đạo cao nhất của đơn vị phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát, đó là căn cứ quan trọng để thiết lập và vận hành có hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả.