- Thường xuyên cập nhật những công cụ bảo mật để ngăn chặn truy cập dữ liệu trái phép.
2.3.2.1Kiểm soát công tác bán hàng và công nợ phải thu Quy trình
(Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng và thu hồi công nợ)
Giải thích quy trình
Phương thức bán hàng của công ty là giao hàng tận kho người mua. Hiện tại công ty có ba kênh bán hàng chủ yếu là: Hàng bán tại trụ sở chính (Công ty), bán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh (Chi Nhánh), bán hàng qua Đại lý, cụ thể quy trình bán hàng như sau:
Tiếp nhận
đơn đặt hàng
Kiểm tra hàng tồn kho
Có Không
Lập lệnh bán hàng(sales order) và Phiếu đóng gói (Parking list)
Yêu cầu sản xuất Lập phiếu xuất kho hàng bán Xuất hóa đơn Thu tiền Lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đại lý xuất hóa đơn cho khách hàng Chi Nhánh xuất hóa đơn cho khách hàng Fax hóa đơn
Tiếp nhận đơn đặt hàng
- Đối với những khách hàng lần đầu, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu thực tế tại đơn vị khách hàng về quy mô sản xuất, lượng hàng tiêu thụ bình quân, thu thập những thông tin khác để đánh giá tình hình tài chính, từ đó ước tính hạn mức nợ và kỳ hạn thanh toán cho khách hàng (kỳ hạn thanh toán công ty thường áp dụng là: 30 ngày hoặc 60 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn, 30 ngày hoặc 60 ngày kể từ ngày cuối tháng của hóa đơn (30M hoặc 60M))
- Sau khi thương lượng bằng miệng với khách hàng, nhân viên kinh doanh lập phiếu thông tin khách hàng mới, trong đó thể hiện những thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế khách hàng, đặc biệt là hạn mức nợ cho phép và kỳ hạn thanh toán áp dụng cho khách hàng.
- Trình phiếu thông tin khách hàng mới cho Giám đốc kinh doanh xem xét và ký duyệt, tiếp theo là Giám đốc tài chính và Tổng giám đốc duyệt theo quy định của công ty. (Phụ lục 21)
- Nếu tất cả các thông tin được chấp thuận bởi các Giám đốc liên quan, phiếu thông tin khách hàng sẽ chuyển sang cho kế toán công nợ phải thu lưu giữ và cập nhật vào phần mềm kế toán MFG.
- Nếu một trong những nội dung trong phiếu thông tin bị yêu cầu điều chỉnh bởi các Giám đốc vì chưa phù hợp, nhân viên kinh doanh phải làm việc lại với khách hàng để có thỏa thuận cuối cùng, sau đó là thiết lập hợp đồng mua bán.
- Thông thường trước khi đặt hàng thì khách hàng đã thương lượng về giá cả với nhân viên bán hàng và bảng báo giá đã được hai bên ký xác nhận, lúc đó khách hàng mới bắt đầu gửi đơn đặt hàng sang.
- Bộ phận kinh doanh là nơi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và Đại lý, Đơn đặt hàng có thể nhận trực tiếp hoặc thông qua fax, khi nhận được đơn đặt hàng các trợ lý của bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lượng
hàng tồn kho trên sổ sách và liên hệ bộ phận kho để xem xét đối chiếu thực tế:
+Nếu lượng hàng tồn kho còn đủ, đúng số lượng, trợ lý kinh doanh sẽ fax đơn hàng lại cho khách hàng cùng với việc xác nhận ngày giao hàng, sau đó bộ phận kinh doanh sẽ lập lệnh bán hàng (sales order) và phiếu đóng gói (parking list) gửi sang bộ phận kho, bộ phận kho căn cứ vào lệnh bán hàng để lập phiếu xuất kho.(Phụ lục 11).
+ Nếu lượng hàng tồn kho không đủ để bán, phòng kinh doanh ngay lập tức lập phiếu thông báo sản xuất cho bộ phận sản xuất, khi bộ phận sản xuất tiếp nhận thông báo và lên lịch sản xuất, căn cứ vào đó phòng kinh doanh sẽ thông tin lại cho khách hàng về kế hoạch giao hàng của mình.(Phụ lục 25) - Hàng ngày nhân viên kinh doanh, bộ phận kho, bộ phận sản xuất đều liên hệ với nhau để theo dõi tiến độ sản xuất và kế hoạch giao hàng.
- Nhân viên kinh doanh cập nhật trên bảng báo cáo hàng ngày về lượng đợn đặt hàng, lượng hàng đã giao, lượng hàng chưa giao để các bên liên quan sắp xếp tiến độ đúng thời hạn.
- Đối với những khách hàng thường xuyên, trước khi lập yêu cầu xuất hàng (sales order), nhân viên kinh doanh phải kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng ở hiện tại về hạn mức nợ và nợ quá hạn, nếu tình trạng của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép thì chuyển yêu cầu xuất hàng cho bộ phận kho để xuất bán hàng bình thường, nếu khách hàng đã vượt hạn mức cho phép, trước khi bán hàng phải được người có thẩm quyền ký duyệt như chính sách của công ty.(Phụ lục 21)
Chính sách này tóm tắt như sau [07]:
- Khách hàng vượt hạn mức nợ (credit limit) nhưng chưa phát sinh nợ quá hạn
- Khách hàng vượt hạn mức nợ hoặc phát sinh nợ quá hạn nhỏ hơn hoặc bằng 25 triệu.
=> Người ký duyệt: Giám đốc kinh doanh -> Giám đốc tài chính
- Khách hàng vượt hạn mức nợ lớn hơn 25 triệu hoặc phát sinh nợ quá hạn nhỏ hơn hoặc bằng 25 triệu.
=> Người ký duyệt: Giám đốc kinh doanh-> Giám đốc tài chính-> Tổng giám đốc.
- Thông thường trước khi ký duyệt, các giám đốc liên quan thường yêu cầu nhân viên bán hàng liên hệ với khách hàng để xác nhận kế hoạch thanh toán của họ trước khi duyệt bán cho lô hàng mới.
- Sau khi đã được ký duyệt như quy định, nhân viên kinh doanh gửi lệnh xuất hàng sang bộ phận kho để xuất kho bán hàng.
Lập phiếu xuất kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Căn cứ vào lệnh xuất kho của phòng kinh doanh, tùy theo yêu cầu của lệnh mà bộ phận kho lập phiếu xuất kho cho phù hợp, phiếu xuất kho thường có các dạng: Phiếu xuất kho bán hàng thông thường (Phụ lục 9), Phiếu xuất kho hàng gửi bán Đại lý và Phiếu xuất kho dùng luân chuyển nội bộ (Phụ
lục 10)
- Các phiếu xuất kho được lập thành 4(bốn) liên: Liên 1 (Màu xanh đậm): Kế toán lưu
Liên 2 (Màu hồng): Khách hàng Liên 3 (Màu trắng): Vận tải
Liên 4 (màu xanh nhạt): Bộ phận kho
- Phiếu xuất kho của bộ phận kho và lệnh xuất hàng của bộ phận kinh doanh được chuyển sang bộ phận kế toán.
- Kế toán công nợ phải thu kiểm tra đối chiếu một lần nữa về số lượng, giá bán, tình hình công nợ của khách hàng, lệnh xuất hàng đã được ký duyệt theo quy định hay chưa? và xuất hóa đơn.
- Đối với các phiếu yêu cầu xuất kho cho Đại lý hoặc cho Chi nhánh, kế toán công nợ phải thu lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán Đại lý hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đính kèm theo phiếu xuất kho của bộ phận kho.(Phụ lục 26 và 27)
- Hóa đơn và phiếu xuất kho do bộ phận kế toán lập gồm 3 liên: Liên 1: Kế toán lưu
Liên 2: Khách hàng/Đại lý Liên 3: Vận tải.
Tất cả các liên 3 (liên giao cho bên vận tải) đều phải được khách hàng ký xác nhận, thể hiện hàng và hóa đơn đã được giao đủ. Bên vận tải sẽ tập hợp toàn bộ liên 3 để gửi lại phòng kế toán của công ty vào cuối tháng và là liên 3 cũng là căn cứ để tính tiền vận chuyển hàng cho bên vận tải.
Công ty sử dụng phần mềm MFG (Manufacturing software). Phần mềm tích hợp và liên kết các dữ liệu từ giai đoạn cung ứng, sản xuất, quản lý, bán hàng đến kế toán, do đó:
- Ngay khi bộ phận kho thực hiện lệnh xuất kho, hệ thống sẽ tự động sinh ra nghiệp vụ giá vốn hàng bán (nếu xuất kho hàng bán) và kết xuất sang bộ phận kế toán một hóa đơn trong tình trạng đang chờ duyệt.
+ Một số nghiệp vụ xuất kho hàng bán phát sinh trong kỳ như sau:
- Ngày 25/06/2010 xuất kho hàng bán cho Chi Nhánh Công ty Vận Tải Biển Việt Nam. Điều kiện giao hàng là giao tận kho của Công ty TNHH Nhà Nước MTV Kim Khí Thăng Long – Hà Nội (Do bên mua chỉ định). Tại thời điểm nhân viên kho lập phiếu xuất kho (Dispatch Notes), hệ thống hạch toán bút toán xuất kho hàng bán số IS00000825062010 là:
Nợ TK 6250 (Giá vốn hàng bán): 169.645.279 đồng
Có TK 1750 (Thành phẩm tồn kho): 169.645.279 đồng (Phụ lục số 09) (Nguồn : phòng kế toán)
- Ngày 20/05/2010 xuất kho hàng bán cho Công ty TNHH Đại Hiệp Hưng, giao hàng tận kho người mua tại Bình Dương. Tương tự tại thời điểm nhân viên kho lập phiếu xuất kho hàng bán, hệ thống hạch toán bút toán số IS00000620052010 như sau:
Nợ TK 6250 (Giá vốn hàng bán): 15.551.948 đồng
Có TK 1750 (Thành phẩm tồn kho): 15.551.948 đồng (Nguồn : phòng kế toán)
Lập hóa đơn
- Đối với lệnh yêu cầu xuất hàng bán phát sinh trực tiếp tại công ty, sau khi kiểm tra số lượng, giá bán và tình trạng của khách hàng phù hợp với chính sách, lúc này hóa đơn trên hệ thống xem như đã được duyệt, kế toán công nợ phải thu tiến hành in hóa đơn. (Phụ lục 17)
- Hóa đơn in xong được chuyển sang Kế toán tổng hợp xem xét và ký duyệt theo ủy quyền của Tổng Giám đốc. (Phụ lục 29)
- Đối với việc bán hàng thực hiện thông qua Đại lý, sau khi Đại lý xuất hóa đơn cho khách hàng, ngay lập tức fax hóa đơn đó vào cho Công ty.
- Bộ phận kinh doanh tiếp nhận hóa đơn của Đại lý, kiểm tra lại các chi tiết trên hóa đơn về số lượng, đơn giá có đúng theo quy định hay không, sau đó nhân viên kinh doanh lập lệnh xuất kho trên hệ thống để yêu cầu xử lý hàng tồn kho trên sổ sách đối với Đại Lý.
- Lệnh xuất kho được chuyển sang bộ phận kho, nhân viên kho tiến hành xuất kho trên hệ thống dữ liệu của Đại Lý.
- Sau đó chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn của Đại lý sang kế toán công nợ phải thu, kế toán kiểm tra một lần nữa trước khi in hóa đơn cho Đại lý.
- Đối với việc bán hàng thực hiện tại Chi nhánh, nhân viên kinh doanh trực tiếp xuất hóa đơn cho khách hàng và cũng đảm bảo tuân thủ theo chính sách bán hàng của Công ty.
- Cuối tháng nhân viên Chi nhánh tổng hợp tất cả các hóa đơn hàng bán ra trong kỳ gửi lại cho kế toán công nợ của Công ty, kế toán sẽ kiểm tra và xuất hóa đơn lại cho Chi Nhánh bằng với số lượng hàng mà Chi nhánh đã xuất trong tháng đó.
Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngay khi kế toán hoặc nhân viên kinh doanh (nếu bán hàng tại Chi Nhánh) in hóa đơn ra từ hệ thống MFG thì các khoản doanh thu, thuế giá trị gia tăng và các khoản phải thu khách hàng tự động sinh ra trong sổ sách.
Trong giai đoạn này ngoài việc kiểm tra tính hợp lệ của lô hàng bán, kế toán còn tính toán lại tỷ lệ lãi gộp mà công ty có thể thu được cho đơn hàng là bao nhiêu để xem nó có phù hợp với quy định của công ty hay không? (phụ lục số 29)
Ứng với mỗi nghiệp vụ xuất kho bán hàng như trên ta có các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu như sau:
- Ngày 25/06/2010 bút toán số IC00000825062010: Nợ TK 2000 (Phải thu khách hàng) : 273.439.008 đồng
Có TK 6003 (Doanh thu hàng bán nội địa): 248.580.917đồng Có TK 3751 (Thuế GTGT hàng bán ra): 24.858.091đồng
Kế toán có thể xác định được tỷ lệ lãi gộp trong trường hợp này là :
(Nguồn : phòng kế toán)
248.580.917-169.645.279
Tỷ lệ lãi gộp = *100% = 47% 169.645.279
- Ngày 20/05/2010 bút toán số IC00000620052010: Nợ TK 2000 (Phải thu khách hàng) : 23.950.000 đồng
Có TK 6003 (Doanh thu hàng bán nội địa): 21.772.727 đồng Có TK 3751 (Thuế GTGT hàng bán ra): 2.177.273 đồng
(Nguồn : phòng kế toán)
Tương tự tỷ lệ lãi gộp(GC%) trong trường hợp này là:
Tỷ lệ lãi gộp này hoàn toàn phù hợp với chính sách bán hàng của công ty (Phụ lục số 21)
- Việc theo dõi các khoản phải thu khách hàng thuộc trách nhiệm của kế toán công nợ phải thu, tuy nhiên trách nhiệm này cũng được chia nhỏ ra từng khu vực bán hàng, mỗi khu vực có một nhân viên kinh doanh phụ trách và chịu trách nhiệm riêng về khu vực của mình, cụ thể các khu vực được phân chia như sau:
Khu vực thị trường Miền Nam Việt Nam (South of Viet Nam) bao gồm 5(năm) khu vực nhỏ, ký hiệu: S1, S2, S3, S4, S5
Khu vực thị trường Miền Trung của Việt Nam (Middle of Viet Nam) ký hiệu: M1
Khu vực thị trường Miền Bắc Việt Nam (North of Viet Nam), gồ 3(ba) khu vực nhỏ, ký hiệu N1, N2, N3
- Khu vực S1, S2, S3 thuộc nhóm khách hàng phát sinh chủ yếu tại Chi nhánh (đây là nhóm khách hàng nhỏ, thường chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng doanh thu của Công ty), do đó khu vực này thường được quản lý bởi các nhân viên kinh doanh ở Chi nhánh.
21.772.727 - 15.551.948
Tỷ lệ lãi gộp = *100% = 40% 15.551.948
- Khu vực N1, S4, S5 thuộc nhóm khách hàng phát sinh tại Công ty, cũng có ba nhân viên kinh doanh theo dõi, tuy nhiên đây là nhóm khách hàng chủ lực của nên kế toán công nợ kiểm soát rất sát và chặt chẽ.
- Khu vực N2, N3 là nhóm khách hàng thuộc Đại lý phía Bắc, Nhóm này do Đại lý tự thu hồi (Đại lý bán hàng trực tiếp) và chịu trách nhiệm về các khoản phải trả cho Akzo Nobel, đây cũng là nhóm khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu lớn của Công ty nên nó cũng được giám sát chặt chẽ bởi nhân viên kinh doanh và kế toán.
- Mặc dù vậy trách nhiệm tổng thể về tình hình công nợ phải thu khách hàng vẫn thuộc về kế toán công nợ phải thu, đầu mỗi tháng, kế toán công nợ phải thu căn cứ vào thời hạn thanh toán của khách hàng để lên kế hoạch thu tiền trong tháng, gửi báo cáo cho kế toán tổng hợp và Giám đốc tài chính.
- Hàng ngày, theo dõi tình hình biến động các khoản phải thu ở tất cả các khu vực, lập báo cáo tình hình công nợ (tuổi nợ) hàng tuần cho giám đốc cấp trên và các phòng ban liên quan.
- Thúc đẩy nhân viên kinh doanh thu hồi công nợ quá hạn.
- Gọi điện trực tiếp cho khách hàng để đôn đốc thanh toán đúng thời hạn hoặc yêu cầu thanh toán những khoản nợ đã quá hạn.
- Hàng ngày nhân viên Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo tình hình bán hàng và thu nợ về cho Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính và kế toán ở công ty. - Hàng quý, cũng như cuối năm thực hiện đối chiếu công nợ đối với tất cả các khách hàng để sớm phát hiện kịp thời những sai sót, chênh lệch. (Phụ
lục 3)
Nhận tiền thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khách hàng thanh toán cho Công ty bằng hai hình thức chính: Chuyển khoản qua ngân hàng và thanh toán bằng tiền mặt.
- Hàng ngày kế toán công nợ kiểm tra sao kê ngân hàng trực tuyến để xem các khoản thanh toán của khách hàng.
- In bảng sao kê ngân hàng dùng làm chứng từ để ghi nhận tiền và giảm trừ công nợ của khách hàng.
- Kế toán in phiếu thu và khi nhận giấy báo có chính thức của ngân hàng sẽ đính kèm vào phiếu thu để trình cho kế toán tổng hợp tiền kiểm tra trước khi trình cho Giám đốc tài chính.
Nhận thanh toán bằng tiền mặt:
Đa số các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt là nhóm khách hàng S1, S2, S3 tại Chi nhánh Hồ Chí Minh.
- Hàng ngày khi nhân viên kinh doanh thu được tiền hàng phải nộp về cho Thủ quỹ của Chi nhánh, cuối mỗi ngày Thủ quỹ Chi nhánh gửi báo cáo sổ quỹ tiền mặt về cho Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính và phòng kế toán. - Kế toán công nợ phải thu căn cứ vào báo cáo này để ghi nhận tiền mặt tại quỹ Chi nhánh và giảm trừ công nợ phải thu khách hàng.
- Tương tự kế toán công nợ in phiếu thu ra và đính kèm chi tiết sổ quỹ trình cho kế toán tổng hợp tiền kiểm tra trước khi chuyển cho Giám Đốc tài chính.
- Các khoản thu tiền mặt từ Công ty do Thủ Quỹ thu tiền, lập phiếu thu tay giao cho kế toán công nợ phải thu để làm chứng từ ghi sổ chính thức trong hệ thống.(Phụ lục 26)
* Để khắc phục được những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình bán hàng - thu tiền, đòi hỏi kế toán công nợ phải thu phải thực hiện tốt các yêu cầu được đặt ra, việc này được kiểm soát định kỳ bởi Giám đốc tài chính và nhân viên trực tiếp thực hiện công tác liên quan, cụ thể theo FCA (Finance