- Kỹ thuật tổ chức ghi chộp kế toỏn tại đơn vị
3.2.Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tạ
tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập biờn bản kiểm nghiệm vật tư.
- Ba là: Việc phõn loại nguyờn vật liệu ở cụng ty tiến hành chưa nhiều. Cụng ty vẫn chưa xõy dựng được hệ thống danh điểm vật tư, do đú gõy khú khăn cho cụng tỏc quản lý, hạch toỏn nguyờn vật liệu.
- Bốn là: Hiện nay cụng ty chưa cú phần mềm riờng cho hạch toỏn kế toỏn sản xuất núi chung và hạch toỏn nguyờn vật liệu núi riờng.
- Năm là: Việc tổ chức kho tại cụng trỡnh chưa được khoa học, nhiều lỳc đơn sơ do đú việc bảo quản nguyờn vật liệu chưa đảm bảo, việc sắp xếp cũn lộn xộn ảnh hưởng đến việc nhập – xuất gõy tốn mất nhiều thời gian.
- Sỏu là:. Qua thời gian thực tập tại cụng ty em thấy cụng ty chưa thực sự coi trọng cụng tỏc phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng nguyờn vật liệu. Nếu được thực hiện tốt, việc phõn tớch này sẽ giỳp cụng ty tỡm ra cỏc nhõn tố ảnh hưởng tới cỏc khoản chi vật liệu trong giỏ thành sản phẩm từ đú cú biện phỏp hạ thấp chi phớ, giỏ thành tăng lợi nhuận cũng như tỡm ra cỏc biện phỏp quản lý nguyờn vật liệu hiệu quả.
3.2. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty. cụng ty.
3.2.1.Nguyờn tắc hoàn thiện:
+ Việc hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty đặc biệt chỳ ý đến cỏc nguyờn tắc sau:
- Nguyờn tắc nhất quỏn: Kế toỏn đó chọn phương phỏp nào để hạch toỏn nguyờn vật liệu thỡ phải ỏp dụng phương phỏp đú trong cả niờn độ kế toỏn.
- Nguyờn tắc thận trọng:để hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu cần phải thận trọng trong từng bước.
3.2.3. Yờu cầu hoàn thiện:
Kế toỏn trong doanh nghiệp núi chung mà cụ thể ở đõy là kế toỏn nguyờn vật liệu là cụng cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý sản xuất kinh doanh núi chung nờn đũi hỏi nú phải luụn hướng tới sự hoàn thiện. Tuy nhiờn cụng việc kế toỏn lại thay đổi thường xuyờn, liờn tục tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của cụng ty trong từng giai đoạn và theo những chớnh sỏch chế độ quản lý kinh tế tài chớnh mới của nhà nước. Chớnh vỡ thế mà quỏ trỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp phải đỏp ứng được những yờu cầu sau:
- Tụn trọng nguyờn tắc, chế độ, chuẩn mực kế toỏn. Đõy là yờu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả cỏc doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khỏc nhau cú thể ỏp dụng những hỡnh thức, phương phỏp kế toỏn khỏc nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tuõn thủ đỳng chế độ, chuẩn mực kế toỏn của nhà nước. Đú chớnh là hành lang phỏp lý của cụng tỏc kế toỏn tạo ra khả năng so sỏnh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cỏn bộ kế toỏn.
- Tổ chức kế toỏn núi chung và kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng phải phự hợp với đặc điểm của doanh nghiệp vể tổ chức sản xuất kinh doanh và về cụng tỏc quản lý. Mỗi doanh nghiệp cú đặc điểm sản xuất kinh doanh khỏc nhau thỡ sẽ lựa chọn cho mỡnh một hỡnh thức kế toỏn, phương phỏp kế toỏn khỏc nhau (phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho, phương phỏp tớnh giỏ vốn xuất kho...) để đảm sự phự hợp đú. Nếu doanh nghiệp chỉ ỏp dụng cứng nhắc một hỡnh thức, một phương phỏp kế toỏn nào đú khụng thớch hợp với tỡnh hỡnh thực tế của doanh nghiệp tất yếu sẽ tạo ra sự bất hợp lý trong khi hạch toỏn và khụng đem lại hiệu quả cụng tỏc kế toỏn như mong muốn. Tuy vậy việc lựa chọn này dự linh động đến đõu vẫn phải đảm bảo cỏc chế độ, chuẩn mực của nhà nước.
- Cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo cung cấp thụng tin đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc. Yờu cầu này cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng trong việc đưa ra cỏc quyết định
yờu cầu cơ bản này thỡ quyết định kinh tế của doanh nghiệp sẽ khụng đảm bảo được tớnh thớch hợp, đỳng đắn, sỏt với thực tế. Hơn nữa thụng tin kế toỏn được cung cấp cũn là một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. Nú là căn cứ để thuyết phục cỏc chủ đầu tư, cỏc ngõn hàng... trong việc ký kết cỏc hợp đồng đấu thầu lớn, thực hiện cỏc khoản vay, cỏc dự ỏn lớn... vỡ thế thụng tin kế toỏn được cung cấp như thế nào sẽ quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp trong cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.
- Hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu phải trong mối quan hệ thống nhất với cỏc phần hành kế toỏn khỏc, giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết, kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị. Kế toỏn nguyờn vật liệu cũng như cỏc phần hành kế toỏn khỏc chỉ là một bộ phận trong toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp, giữa chỳng cú mối quan hệ mật thiết, khăng khớt với nhau, bổ sung cho nhau, khụng thể thiếu một bộ phận kế toỏn nào. Vỡ vậy bất kỳ một phần hành kế toỏn nào yếu kộm sẽ đều ảnh hưởng tới cỏc phần hành kế toỏn khỏc và do đú tỏc động xấu tới cả hệ thống kế toỏn của doanh nghiệp.
Chỉ cú trờn cơ sở đảm bảo cỏc yờu cầu trờn thỡ kế toỏn vật liệu mới thực hiện tốt vai trũ của mỡnh và trở thành cụng cụ quản lý hữu ớch của doanh nghiệp.
3.2.3 Nội dung hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh:
Qua thời gian thực tập tại cụng ty, trờn cơ sở lý luận được học kết hợp với thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm gúp phần hoàn thiện và sửa đổi cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh.
1: í kiến thứ nhất: Thành lập ban kiểm nghiệm vật tư
- Vật tư, hàng hoỏ núi chung và nguyờn vật liệu núi riờng cần phải được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi nhập kho để xem xột loại hàng nhập kho cú đỳng, đủ với những điều khoản ghi trờn hợp đồng mua hàng hay khụng, trỏnh tỡnh trạng nhập kho phải những hàng kộm chất lượng, sai quy cỏch hoặc là nhập khụng đủ số lượng so với thực mua. Do đú, tiến tới Cụng ty cần thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, hàng hoỏ. Ban kiểm nghiệm cần phải cú ớt nhất: Một đại diện phụ trỏch mua hàng, thủ kho, một đại diện phụ trỏch kỹ thuật sản xuất. Những người trong ban kiểm nghiệm
phải thành thạo về mẫu mó, phẩm chất và quy cỏch cuả hàng mua. Sau khi nhận hàng mua về, ban kiểm nghiệm cần lập “ Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoỏ” theo mẫu :
Biểu số 18
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số 03-VT
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
Ngày...thỏng... năm... Số:...
- Căn cứ ...Số ...Ngày...thỏng...năm...của... - Ban kiểm nghiệm gồm:
+ ễng/ bà...Chức vụ:...Đại diện:...Trưởng ban. + ễng/ bà...Chức vụ:...Đại diện:...Uỷ viờn.
+ ễng/ bà...Chức vụ:...Đại diện:... .. ...Uỷ viờn. Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư sản phẩm hàng hoỏ Mó số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chỳ Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất A B C D E 1 2 3 4
í kiến của ban kiểm nghiệm: ... ... ...
Đại diện kĩ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trƣởng ban
+ Đối với những chuyến hàng mua về cú giỏ trị lớn, nhiều chủng loại, thỡ nhất thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho và lập biờn bản kiểm nghiệm. Cỏch ghi chộp biờn bản kiểm nghiệm như sau:
- Cột D-Phương thức kiểm nghiệm: Ghi phương phỏp kiểm nghiệm toàn diện hay xỏc suất.
- Cột 1: Ghi số lượng theo hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho, hay phiếu giao hàng. - Cột 2 và cột 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
- í kiến của ban kiểm nghiệm: Ghi rừ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyờn nhõn đối với nguyờn vật liệu khụng đỳng số lượng, quy cỏch, phẩm chất và cỏch xử lý.
+ Biờn bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận phụ trỏch cung tiờu, 1 bản giao cho phũng kế toỏn.
+ Trong trường hợp nguyờn vật liệu khụng đỳng với số lượng, quy cỏch, phẩm chất so với chứng từ hoỏ đơn, thỡ lập thờm một liờn nữa và kốm theo cỏc chứng từ liờn quan để gửi cho đơn vị bỏn nhằm giải quyết.
2: í kiến thứ hai: Cụng ty cần phải xõy dựng hệ thống danh điểm vật tư hoàn chỉnh và thống nhất:
+ Hiện nay, nguyờn vật liệu của cụng ty được phõn loại thành từng nhúm khỏc nhau. Việc phõn loại như vậy thỡ đơn giản nhưng chưa khoa học, chưa thể hiện rừ đặc điểm cụng dụng của từng loại nguyờn vật liệu.
+ Xõy dựng danh điểm vật tư là việc quy định những ký hiệu riờng bằng hệ thống cỏc chữ số kết hợp với cỏc chữ cỏi thay thế tờn gọi, quy cỏch, kớch cỡ của chỳng. Hệ thống cỏc danh điểm vật tư cú thể được xỏc định theo nhiều cỏch thức khỏc nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, khụng trựng lặp. Nguyờn vật liệu của cụng ty là đa dạng về chủng loại nờn việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phũng kế toỏn là việc làm cần thiết. Xõy dựng sổ danh điểm vật tư sẽ giỳp cho việc quản lý vật liệu được tốt, hạch toỏn kế toỏn sẽ chớnh xỏc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tớnh hoỏ kế toỏn vật liệu, gúp phần giảm bớt khối lượng
cụng việc hạch toỏn kế toỏn, xử lý vật liệu nhanh chúng, cung cấp thụng tin kịp thời phục vụ yờu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
+ Việc xõy dựng danh điểm vật tư phải cú sự kết hợp chặt chẽ giữa phũng ban chức năng quản lý để đảm bảo khoa học, hợp lý phục vụ yờu cầu quản lý của cụng ty.
+ Về cỏch xõy dựng danh điểm đối với nguyờn vật liệu, cú thể thực hiện bằng việc mở tài khoản chi tiết theo nội dung kinh tế của nguyờn vật liệu.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU (1) Kớ hiệu Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật liệu ĐVT Ghi chỳ Nhúm Danh điểm vật liệu 1521 NL, VL chớnh 1521 – FA 1521 – A1 Xi măng Tấn 1521 – A2 Thộp Tấn 1521 – A3 Cỏt M3 1521 – A4 Đỏ M3 1521 – A4 Vụi M3 ... ... ... ... ... 1522 Nhiờn liờu, động lực 1522-01 Xăng Lớt 1522-02 Dầu điezen Lớt ... ... ... ... ... 1523 Phụ tựng 1523-01 Mỏy xỳc Cỏi
1523-02 Mỏy cẩu Cỏi
1524-03 Mỏy trộn bờ tụng Cỏi 1524-04 Phụ tựng thay thế ụtụ
1524 Phế liệu thu hồi
Một khi hệ thống danh điểm vật tư được xõy dựng và cụng ty ứng dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn thỡ sẽ phỏt huy được hiệu quả quản lý, hạch toỏn nguyờn vật liệu.
Sau khi tỡm hiểu thực tế nguyờn vật liệu em xin đề xuất sổ danh điểm vật tư (2) như sau nhằm gúp phần hoàn thiện và chi tiết hơn.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU (2) Kớ hiệu Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật liệu ĐVT Ghi chỳ Nhúm Danh điểm vật liệu 01 1521 NL, VL chớnh 1521 – A1 Xi măng Tấn 1521 – A2 Thộp Tấn 1521 – A21 Thộp Φ10 Tấn 1521 – A22 Thộp Φ12 Tấn 1521 – A23 Thộp Φ16 Tấn 1521 – A24 Thộp Φ18 Tấn 1521 – A3 Cỏt M3 1521 – A31 Cỏt vàng M3 1521 – A32 Cỏt mịn M3 1521 – A33 Cỏt đen M3 1521 – A4 Đỏ M3 1521 – A41 Đỏ 2x4 M3 1521 – A42 Đỏ 4x6 M3 1521 – A4 Vụi M3 ... ... ... ... 02 1522 Nhiờn liờu, động lực 1522-01 Xăng Lớt 1522-02 Dầu điezen Lớt ... ... ... ...
1523-01 Mỏy xỳc Cỏi
1523-02 Mỏy cẩu Cỏi
1523-03 Mỏy trộn bờ tụng Cỏi 1523-04 Phụ tựng thay thế ụtụ Cỏi
04 1524 Phế liệu thu hồi
3: í kiến thứ ba: Việc quản lý vật tư tại cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh hiện nay là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyờn tắc nhập - xuất vật liệu. Tuy nhiờn qua quỏ trỡnh thi cụng tại cụng trỡnh ta nhận thấy trong quản lý cũn một số thiếu sút, gõy lóng phớ nhất là cỏc loại vật tư mua được chuyển thẳng đến cụng trỡnh như: cỏt, sỏi, đỏ…để thuận tiện cho việc xuất dựng sử dụng. Do thường thi cụng ở những cụng trỡnh khỏc nhau nờn kho chứa vật liệu thường xuyờn di chuyển, việc giao nhận vật tư từ kho này sang kho khỏc khụng được cõn, đong, đo, đếm cẩn thận dẫn đến thất thoỏt một lượng tương đối lớn. Nhất là vật tư cú giỏ trị lớn chưa được bảo quản và kiểm nghiệm chặt chẽ trước khi di chuyển cụng trỡnh. Em xin cú hướng hoàn thiện như sau:
- Vật tư cần mua và sử dụng hết ngay trong ngày, trong tuần như cỏt, sỏi, đỏ khụng nờn mua lượng dữ trữ quỏ lớn để khi thi cụng xong cụng trỡnh vẫn cũn thừa một lượng quỏ nhiều trỏnh tổn thất giỏ trị vật tư hoặc khụng sử dụng được.
- Vật tư cú giỏ trị lớn hoặc cú ảnh hưởng lớn đến chất lượng cụng trỡnh như xi măng, sắt, thộp trước khi nhập kho nờn tiến hành kiểm nghiệm cả về số lượng và chất lượng và nờn mua cú số lượng phự hợp với tiến độ thi cụng cụng trỡnh khụng nờn mua đại trà ảnh hưởng đến chi phớ bảo quản, mất mỏt….
4: í kiến thứ tư: Cụng ty nờn ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý sản xuất núi chung và quản lý cụng tỏc kế toỏn núi riờng:
+ Hiện nay, cụng ty làm kế toỏn trờn mỏy theo phương phỏp đơn giản, thủ cụng chưa cú phần mềm kế toỏn riờng để hạch toỏn. Do vậy nhiều lỳc khối lượng cụng việc dẫn đến việc hạch toỏn chứng từ chưa được kịp thời, nhanh chúng.
+ Cụng ty nờn ỏp dụng phần mềm kế toỏn sẽ giảm thiểu khối lượng cụng việc, trỏnh được tỡnh trạnh thất thoỏt mang tớnh khỏch quan, tiết kiệm chi phớ, đảm bảo tổ chức cụng tỏc kế toỏn gọn nhẹ và hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn. Hơn nưa việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn phải ỏp dụng cho tất cả cỏc phần hành kế toỏn để tạo ra sự đồng bộ về hệ thống sổ sỏch, tài khoản sử dụng, giảm thiểu được những sai sút tớnh toỏn, tiết kiệm thời gian ghi chộp và cỏc tớnh năng của phần mềm đựơc phỏt huy hết tỏc dụng.
+ Hiện nay cú rất nhiều phần mềm kế toỏn nhưng em xin đề xuất cụng ty nờn sử dụng phần mềm kế toỏn MISA. Đõy là phần mềm kế toỏn đỏp ứng được hỡnh thức kinh doanh và phự hợp với việc hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty và phự hợp với chế độ kế toỏn theo quyết định của Bộ Tài Chớnh. Đõy là phần mềm kế toỏn cú thể tự in húa đơn, hủy bỏ, bỏo mất, sửa chữa sổ sỏch khi sai sút vỡ vậy sẽ cung cấp tài liệu kịp thời khi nhà quản lý yờu cầu.
+ Để chuẩn bị cho việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn, cụng ty nờn cú kế hoạch bồi dưỡng kỹ năng tin học và cỏch nhập số liệu vào trong phần mềm cho cỏn bộ kế toỏn. Điệu này sẽ giỳp cho việc làm kế toỏn trờn mỏy được dễ dàng hơn.
5: í kiến thứ năm: Tiến hành phõn tớch khoản chi vật liệu trong giỏ thành. Đối với doanh nghiệp xõy dựng thỡ chi phớ nguyờn vật liệu trong giỏ thành chiếm tỷ trọng lớn nờn một sự biến động nhỏ của khoản chi phớ này cũng làm ảnh hưởng khụng nhỏ đến giỏ thành sản phẩm. Để đạt được lợi nhuận tối đa trong sản xuất kinh doanh cụng ty cần tỡm cỏch giảm chi phớ nguyờn vật liệu trong khi vẫn