- Kỹ thuật tổ chức ghi chộp kế toỏn tại đơn vị
2.2.4.1Tổ chức kế toỏn tổng hợp nhập kho nguyờn vật liệu
Trong nền kinh tế hiện nay việc mua bỏn được diễn ra thường xuyờn trờn cơ sở thuận mua vừa bỏn. Đặc biệt đối với cỏc doanh nghiệp chuyờn về xõy dựng thỡ việc mua bỏn nguyờn vật liệu là một tất yếu. Đối với cụng trỡnh lớn, tiến độ thi cụng dài đũi hỏi phải cú nhiều đơn vị mua bỏn và cú trỏch nhiệm thanh toỏn với người bỏn sau một thời gian. Đối với những vật tư mua lẻ cú giỏ trị nhỏ cú thể thanh toỏn ngay bằng tiền mặt. Cũn đối với những vật tư cú giỏ trị lớn, cụng ty thường sử dụng hỡnh thức thanh toỏn bằng chuyển khoản hay tiền vay ngắn hạn. Bờn cạnh đú cụng ty cũng dựng hỡnh thức thanh toỏn trả chậm đối với những nhà cung cấp cú quan hệ thường xuyờn với cụng ty.
2.2.4.1.2 Đối với nguyờn vật liệu nhập kho do nguồn mua ngoài:
Khi cụng ty tiến hành thi cụng cụng trỡnh đồng thời tiến hành mua nguyờn vật liệu. Cụng ty xỏc định số tiền thanh toỏn khi mua một lượng vật liệu để trả ngay cho người bỏn hoặc tựy vào khả năng của cụng ty. Sau đú cụng ty thụng bỏo với đơn vị bỏn để khi hàng về thỡ húa đơn về cựng, trỏnh trường hợp hàng về mà húa đơn chưa về hoặc ngược lại. Như vật kế toỏn ghi sổ một trường hợp duy nhất hàng và húa đơn cựng về, do đú cụng tỏc ghi sổ kế toỏn đơn giản hơn.
Để theo dừi quan hệ thanh toỏn với người bỏn cụng ty sử dụng sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn trờn tài khoản 331- phải trả người bỏn. Đõy là sổ dựng để theo dừi chi tiết nguyờn vật liệu nhập kho và quỏ trỡnh thanh toỏn với người bỏn.
+ Trường hợp nhập kho nguyờn vật liệu nhưng chưa thanh toỏn cho người bỏn:
Mụ hỡnh nghiệp vụ:
- Vớ dụ: Ngày 15/12/2010 mua thộp cỏc loại của cụng ty TNHH Hũa An. Căn
cứ vào húa đơn GTGT số 0011378 cú:
+ Giỏ mua chưa cú thuế: 142.852.000
+ Thuế GTGT( thuế suất 10%): 14.285.200 + Tổng giỏ thanh toỏn: 157.137.200
- Theo thoả thuận, toàn bộ chi phớ vận chuyển bốc dỡ sẽ do bờn bỏn chịu. - Hỡnh thức thanh toỏn: Chưa thanh toỏn
- Khi nhận được hoỏ đơn GTGT trờn:
+ Kế toỏn nguyờn vật liệu căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, phiếu nhập kho, để ghi vào sổ chi tiết nguyờn vật liệu
TK 331 TK 152
Mua NVL
+ Cuối kỳ, Kế toỏn tổng hợp căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, phiếu nhập kho lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số 11 : Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Chứng từ ghi sổ
Số: 289
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010
Trớch yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chỳ Nợ Cú - Nhập mua thộp cỏc loại 152 331 142.852.000 - Thuế GTGT 1331 331 14.285.200 Cộng 157.137.200 ( Kốm theo 2 chứng từ gốc) Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người lập Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
+ Trường hợp nhập kho nguyờn vật liệu thanh toỏn ngay bằng tiền gửi ngõn hàng:
Mụ hỡnh nghiệp vụ:
- Vớ dụ: Ngày 23/12/2010 mua sơn cỏc loại của cụng ty TNHH Huệ Tõm .
Căn cứ vào húa đơn GTGT số 001938 cú:
+ Giỏ mua chưa cú thuế: 45.293.000
+ Thuế GTGT( thuế suất 5%): 2.264.650 + Tổng giỏ thanh toỏn: 47.557.650
- Theo thoả thuận, toàn bộ chi phớ vận chuyển sẽ do bờn bỏn chịu. - Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản
- Khi nhận được hoỏ đơn GTGT trờn:
+ Kế toỏn nguyờn vật liệu căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, phiếu nhập kho, để ghi vào sổ chi tiết nguyờn vật liệu.
+ Kế toỏn thanh toỏn căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, uỷ nhiệm chi của ngõn hàng để định khoản.
+ Cuối kỳ, Kế toỏn tổng hợp căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, phiếu nhập kho và ủy nhiệm chi lập chứng từ ghi sổ.
TK 112 TK 152
Mua NVL
Biểu số 12 : Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Chứng từ ghi sổ
Số: 293
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010
Trớch yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chỳ Nợ Cú - Nhập sơn cỏc loại 152 112 45.293.000 - Thuế GTGT 1331 112 2.264.650 Cộng 47.557.650 ( Kốm theo 3 chứng từ gốc) Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người lập Kế toỏn trưởng
+ Trường hợp nhập kho nguyờn vật liệu thanh toỏn ngay bằng tiền mặt: :
Mụ hỡnh nghiệp vụ:
- Vớ dụ: Lấy vớ dụ 1
+ Kế toỏn nguyờn vật liệu căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 0073020, phiếu nhập kho 69, để ghi vào sổ chi tiết nguyờn vật liệu
+ Cuối kỳ, Kế toỏn tổng hợp căn cứ vào hoỏ đơn GTGT , phiếu nhập kho, phiếu chi lập chứng từ ghi sổ
TK 111 TK 152
Mua NVL
Biểu số 13 : Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Chứng từ ghi sổ
Số: 284
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010
Trớch yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chỳ Nợ Cú - Nhập xi măng 152 111 16..920.000 - Thuế GTGT 1331 111 846.000 Cộng 17.766.000 ( Kốm theo 3 chứng từ gốc) Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người lập Kế toỏn trưởng
+ Đối với nguyờn vật liệu mua về nhưng khụng nhập kho mà đưa thẳng xuống cụng trỡnh như; cỏt, sỏi, đỏ… do khối lượng cụng trỡnh lớn, kho khụng chứa đủ nờn kế toỏn vật tư căn cứ vào húa đơn kiờm phiếu nhập kho của người bỏn để nhập kho của vật liệu như đối với trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn mua ngoài.
2.2.4.2 Tổ chức kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu xuất kho:
Tại cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh việc xuất kho nguyờn vật liệu chủ yếu phục vụ để xõy dựng cỏc cụng trỡnh kịp tiến độ thi cụng.
- Vớ dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 189
+ Kế toỏn nguyờn vật liệu để ghi vào sổ chi tiết nguyờn vật liệu. + Cuối kỳ, Kế toỏn tổng hợp lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số 14 : Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Chứng từ ghi sổ
Số: 285
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010
Trớch yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chỳ
Nợ Cú
- Xuất xi măng cho cụng trỡnh 154 152 7.508.163
- Xuất thộp cho cụng trỡnh 154 152 46.467.000
- Xuất cỏt mịn cho cụng trỡnh 154 152 18.120.000
Cộng 72.095.163
( Kốm theo 3 chứng từ gốc)
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người lập Kế toỏn trưởng
Biểu số 15 : Sổ Đăng Ký Chứng Từ
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S02b-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Sổ đăng ký chứng từ Năm 2010 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày thỏng ……. …… …….. 190 31/10 15.960.000 191 31/10 8.750.000 192 31/10 18.400.000 …… ….. ……… 284 31/12 17.776.000 285 31/12 72.095.163 ………. ……….. ……… 289 31/12 157.137.200 ………… ……… ………... 293 31/12 19.026.000 ……… ………. ………. Cộng 75.655.750.174 Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
Biểu số 16: Sổ Cỏi
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S02c1-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Sổ cái
Năm: 2010
Tờn tài khoản: Nguyờn vật liệu Số hiệu: 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
-Số dư đầu năm 1.889.155.524
-Số phỏt sinh
31/2 284 31/12 Nhập xi măng 111
17.776.000
31/12 285 31/12 Xuất vật tư cho cụng trỡnh 154 72.095.163
…… ….. ….. ………….. …… ………. ………. 31/12 289 31/12 Nhập thộp cỏc loại 331 157.137.200 …… …. ……. ……….. ….. ……….. ……….. 31/12 293 31/12 Nhập sơn cỏc loại 112 19. 026. 000 - Cộng số phỏt sinh 4.487.147.428 4.909.492.376
-Số dư cuối năm 1.466.810.576
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
2.2.5: Cụng tỏc kiểm kờ kho tại cụng ty:
Xuất phỏt từ quy định của nhà nước đối với cỏc doanh nghiệp ớt nhất phải kiểm kờ một năm một lần và yờu cầu thực tế của cụng ty. Vỡ vậy vào cuối năm cụng ty tiến hành kiểm kờ kho để kiểm tra số lượng, tỡnh trạng, chủng loại, chất lượng… của từng loại nguyờn vật liệu.
Cuối năm khi cụng ty kiểm kờ cú phỏt hiện cú sự chờnh lệch giữa sổ sỏch và thực tế, nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh cụng tỏc vật tư ở cụng ty.
Trước khi kiểm kờ, thủ kho phải tiến hành hoàn tất thẻ kho, tại phũng kế toỏn phải khúa sổ kế toỏn nguyờn vật liệu và tớnh toỏn giỏ trị tồn kho vật tư tớnh đến thời điểm cuối năm theo giỏ hiện hành.
Thụng qua việc cõn, đong, đo, đếm…hội đồng biờn bản kiểm kờ lập biờn bản kiểm kờ vật tư. Căn cứ vào biờn bản kiểm kờ hội đồng kiểm kờ cựng ban giỏm đốc cú quyết định xử lý, thớch hợp như sau:
- Thanh lý, nhượng bỏn quyết định xử lý bồi thường nếu cú nhõn viờn làm mất hoặc gõy hỏng trong quỏ trỡnh thu mua, vận chuyển hay bảo quản… Căn cứ vào biờn bản xử lý kết quả kiển kờ, kế toỏn tiến hành ghi sổ. + Vớ dụ: Cụng tỏc kiểm kờ kho tại cụng ty:
Ngày 31/12/2010 cụng ty tiến hành kiểm kờ kho tại cụng ty bao gồm nhà kho tại cụng ty, kho tại cụng trỡnh xõy dựng trụ sở làm việc xó Ngũ Đoan, xõy dựng tuyến đường xó Kiến Quốc, cụng trỡnh xõy nhà mầm non xó Đại Hợp.
- Trước hết cụng ty thành lập hội đồng kiểm kờ vật tư để tiến hành kiểm kờ kho bao gồm:
1: ễng Mạc Như Xoang – Chức vụ: Giỏm Đốc
2: ễng Vũ Duy Thiếu – Chức vụ: Đội trưởng đội thi cụng 3: ễng Vũ Duy Lỏm – Chức vụ: Thủ kho
4: Bà Nguyễn Thị Thựy – Chức vụ: Kế toỏn vật tư
+ Ngày 31/12/2010 thủ kho tiến hành khúa sổ thẻ kho của vật tư như: xi măng, sắt thộp, đỏ….đồng thời kế toỏn vật tư khúa sổ chi tiết nguyờn vật liệu của cỏc loại vật tư như xi măng, đỏ, sắt thộp…
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh Mẫu số S07-DNN
Địa chỉ: xó Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phũng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC)
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Biểu số 17:
BIấN BẢN KIỂM Kấ VẬT TƢ,SẢN PHẨM,HÀNG HểA
Thời điểm kiểm kờ: Bắt đầu vào 8h sỏng - kết thỳc 16h chiều ngày 31 thỏng12 Năm 2010. Ban kiểm kờ gồm:
ễng:……… Mạc Như Xoang………..Trưởng ban……….
ễng :……… ễng Vũ Duy Thiếu ………Uỷ viờn………
ễng ;……… Vũ Duy Lỏm ……….. …… Uỷ viờn………...
Bà: ……….Nguyễn Thị Thựy………. ……..Ủy viờn………...
S T T Tờn nhón hiệu,quy cỏch vật tư,sản phẩm.hàng húa Mó số Đơn vị tớnh Đơn giỏ Theo sổ kế toỏn Theo kiểm kờ Chờnh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Cũn tốt 100% Kộm phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 X măng XM Tấn 94.491,76 175 16.536.058 175 16.536.058 ì 2 Thộp Φ12 TΦ12 Tấn 16.550.750 2,75 45.514.563 2,5 41.376.875 0,25 4.137.688 .. ……… ….. … ……….. ….. ……….. ….. ……….. ….. ……. …… ……….. …. …… ……
Gớỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kờ
+ Sau khi kết quả hội đồng kiểm kờ chưa xỏc định rừ nguyờn nhõn làm thiếu mất 0,05 tấn thộp Φ12.
+ Cuối ngày kế toỏn tiến hành ghi sổ: Nợ TK 138: 4.137.688 đ
Chƣơng III:
CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN
TÂN THẾ HUYNH
3.1 Đỏnh giỏ chung về cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh: Tõn Thế Huynh:
Trong suốt quỏ trỡnh từ khi thành lập cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh luụn cố gắng phỏt triền để đứng vững trờn thị trường, song cú lỳc gặp khú khăn phức tạp và nhất khi xuất hiện nền kinh tế thị trường. Cụng ty cú bước tiến rừ rệt về nhiều mặt:
- Sản xuất kinh doanh cú hiệu quả
- Đảm bảo đời sống cụng nhõn viờn ngày một nõng cao - Làm trũn nghĩa vụ với nhà nước.
- Khụng ngừng tăng cường vốn đầu tư vào xõy dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị phục vụ cho cụng tỏc sản xuất ngày càng hoàn chỉnh hơn.
- Luụn luụn ỏp dụng biện phỏp khoa học kỹ thuật mới vào trong sản xuất để tạo hiệu quả kinh tế cao nhất.
Để cụng ty đứng vững và phỏt triển trờn thị trường như hiện cú sự cạnh tranh như hiện nay đũi hỏi nhà quản lý luụn cố gắng nỗ lực hết mỡnh để phự hợp với xu thế thị trường. Hạch toỏn kinh tế là bộ phận cấu thành của cụng cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của cỏc doanh nghiệp đồng thời là cụng cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lónh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Vỡ vậy trong cụng ty kế toỏn phải thực hiện đầy đủ những quy định cụ thể, thống nhất phự hợp với tớnh toỏn khỏch quan và nội dung yờu cầu kinh tế của một cơ chế nhất định. Việc nghiờn cứu cải tiến và hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu ở cỏc doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cần thiết đối với cụng ty cổ phần Tõn Thế Huynh là một đơn vị kinh doanh hoạt động độc lập thỡ điều này càng trở nờn bức thiết hơn và cần thực hiện đỳng cỏc nguyờn tắc sau:
sản xuất kinh doanh, kế toỏn nguyờn vật liệu phải thực hiện đồng thời hai chức năng là phản ỏnh quỏ trỡnh nhập, xuất nguyờn vật liệu nhưng phải nhanh chúng cung cấp thụng tin chớnh xỏc và kịp thời cho quản lý doanh nghiệp.
Thứ hai: Xuất phỏt từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toỏn vật liệu cú hiệu quả và tiết kiệm, kế toỏn phải ghi chộp hạch toỏn đỳng quy định và vận dụng đỳng nguyờn lý vào đơn vị.
Thứ ba: Kế toỏn phải căn cứ vào mụ hỡnh chung trong hạch toỏn, những quy định về luõn chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện cỏc sơ đồ hạch toỏn ghi chộp sổ sỏch kế toỏn.
Thứ tư: Đảm bảo nguyờn tắc phục vụ yều cầu hạch toỏn nguyờn vật liệu theo quy định và ban hành luật kế toỏn mới của nhà nước.
3.1.1 Ưu điểm:
+ Về cụng tỏc tổ chức kế toỏn núi chung:
- Trong cụng tỏc kế toỏn, cụng ty đó xõy dựng cho mỡnh một đội ngũ kế toỏn viờn vững vàng, cú kinh nghiệm trong cụng tỏc kế toỏn, luụn ỏp dụng chế độ kế toỏn hiện hành kịp thời. Cụng việc kế toỏn được phõn cụng cụ thể, phự hợp với trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn, từ đú tạo điều kiện phỏt huy và nõng cao trỡnh độ kiến thức cho từng người. Chớnh điều này tạo ra một bộ mỏy kế toỏn được tổ chức một cỏch gọn nhẹ, chặt chẽ, khoa học, tận dụng được hết khả năng của từng nhõn viờn kế toỏn đồng thời tăng thờm thu nhập cho từng người.
- Việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung là mụ hỡnh đảm bảo sự lónh đạo tập trung, thống nhất đối với cụng tỏc kiểm tra, xử lý, cung cấp thụng tin giỳp ban lónh đạo ra quyết định nhanh chúng, chớnh xỏc.
- Cỏc quy định mới về kế toỏn do nhà nước ban hành đều được cụng ty cập nhật và vận dụng một cỏch phự hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị.
- Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sỏch tương đối đầy đủ phự hợp với quy mụ và đặc điểm sản xuất.
+ Về cụng tỏc tổ chức kế toỏn nguyờn vật liệu:
- Về cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu: cụng ty đó tổ chức hạch toỏn kế