- Kỹ thuật tổ chức ghi chộp kế toỏn tại đơn vị
1.3.1.4.2: Phương phỏp ghi sổ đối chiếu luõn chuyển
_ Nội dung:
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chộp giống như phương phỏp ghi
thẻ song song.
+ Ở phũng kế toỏn:
Kế toỏn sử dụng “Sổ đối chiếu luõn chuyển” để ghi chộp cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. “Sổ đối chiếu luõn chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối thỏng, mỗi thứ vật tư được ghi một dũng trờn sổ.
Hằng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toỏn tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đú tiến hành phõn loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riờng, chứng từ xuất riờng. Hoặc kế toỏn cú thể lập “bảng kờ nhập”, “bảng kờ xuất”.
Cuối thỏng, tổng hợp số liệu từ cỏc chứng từ (hoặc từ bảng kờ) để ghi vào “Sổ đối chiếu luõn chuyển” cột luõn chuyển và tớnh ra số tồn cuối thỏng. Đồng thời kế toỏn thực hiện đối chiếu số liệu trờn sổ này với cỏc số liệu trờn thẻ kho và trờn sổ kế toỏn tài chớnh liờn quan (nếu cần).
Sơ đồ 1.2:Kế toỏnchi tiết nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp ghi số đối luõn chuyển
(Sơ đồ 1.2)
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu
Ưu điểm: Khối lượng ghi chộp của kế toỏn được giảm bớt do chỉ ghi một lần
vào cuối thỏng.
Nhược điểm:
+ Vẫn trựng lắp chỉ tiờu số lượng giữa ghi chộp của thủ kho và kế toỏn.
+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phũng kế toỏn chỉ được tiến hành vào cuối thỏng, vỡ vậy hạn chế việc kiểm tra của phũng kế toỏn.
Điều kiện ỏp dụng: Thớch hợp cho những doanh nghiệp cú chủng loại nguyờn vật liệu ớt, khụng cú điều kiện theo dừi, ghi chộp thường xuyờn tỡnh hỡnh nhập, xuất hàng ngày. Phương phỏp này thường được ỏp dụng ớt trong thực tế. 1.3.4.1.3: Phương phỏp ghi sổ số dư
_ Nội dung:
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Bảng kờ nhập Sổ đối chiếu luõn chuyển
Bảng kờ nhập
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chộp giống như hai phương phỏp
ghi trờn. Đồng thời cuối thỏng, thủ kho cũn ghi vào “sổ số dư” số lượng tồn kho cuối thỏng của từng thứ nguyờn vật liệu.
Sổ số dư do kế toỏn lập cho từng kho, được mở cho cả năm.Trờn số số dư nguyờn vật liệu được xếp theo thứ, nhúm, loại. Sau mỗi nhúm, loại cú dũng cộng nhúm, cộng loại. Cuối thỏng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho ghi chộp.
+ Ở phũng kế toỏn: Mở bảng kờ luỹ kế nhập và bảng kờ luỹ kế xuất. Cuối thỏng căn cứ vào cỏc bảng kờ này để cộng tổng số tiền theo từng nhúm nguyờn vật liệu để ghi vào bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trờn bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn với số liệu trờn sổ kế toỏn tổng hơp.
Trỡnh tự ghi sổ cú thể được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3:Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp ghi số số dƣ
(Sơ đồ 1.3) Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế nhập-xuất- tồn Sổ kế toỏn tổng hợp Chứng từ xuất Bảng luỹ kế xuất Thẻ kho Chứng từ nhập
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu
Ưu điểm:
+ Giảm bớt được khối lượng ghi chộp do kế toỏn chỉ ghi chỉ tiờu tiền của nguyờn
vật liệu theo nhúm và theo loại.
+ Phương phỏp này đó kết hợp chặt chẽ giữa hạch toỏn nghiệp vụ và hạch toỏn kế toỏn. Kế toỏn đó thực hiện kiểm tra được thường xuyờn việc ghi chộp và bảo quản trong kho của thủ kho.Cụng việc được dàn đều trong thỏng.
Nhƣợc điểm:
+ Kế toỏn chưa theo dừi chi tiết đến từng thứ nguyờn vật liệu nờn phải căn cứ vào thẻ kho thỡ mới cú được số liệu về tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyờn vật liệu.
Điều kiện ỏp dụng:
+ Nờn ỏp dụng trong cỏc doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyờn vật liệu, tỡnh hỡnh nhập xuất nguyờn vật liệu thường xuyờn. Doanh nghiệp đó xõy đựng được hệ thống giỏ hạch toỏn sử dụng trong hạch toỏn chi tiết vật tư và xõy đựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý.
1.3.2 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp:
Trong cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu cú nhiều phương phỏp được doanh nghiệp ỏp dụng như: Phương phỏp kờ khai thường xuyờn, kiểm kờ định kỳ. Và phương phỏp kờ khai thường xuyờn được nhiều doanh nghiệp ỏp dụng. Với đơn vị em thực tập là một vớ dụ.
1.3.2.1 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp ỏp dụng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn: phỏp kờ khai thường xuyờn:
+ Khỏi niệm: Là phương phỏp kế toỏn phải tổ chức ghi chộp một cỏch thường xuyờn liờn tục cỏc nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và
khoản kế toỏn hàng tồn kho + Đặc điểm:
Trị giỏ vốn thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho được xỏc định trờn cơ sở tổng hợp số liệu từ cỏc chứng từ xuất kho, phõn loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ỏnh trờn tài khoản và trờn sổ kế toỏn.
Giỏ trị của nguyờn vật liệu tồn kho cú thể tớnh được bất cứ lỳc nào.
1.3.2.1.2 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. xuyờn.
Tài khoản kế toỏn sử dụng:
Tài khoản 152- Nguyờn liệu vật liệu:
- Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:
+ Bờn Nợ ghi:
- Trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuờ ngoài gia cụng, chế biến, nhận vốn gúp hoặc từ cỏc nguồn khỏc.
- Trị giỏ nguyờn vật liệu phỏt hiện thừa khi kiểm kờ.
- Kết chuyển trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho cuối kỳ
+ Bờn Cú ghi:
- Trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho dựng vào sản xuất kinh doanh, để bỏn, thuờ ngoài gia cụng, chế biến, hoặc đưa đi gúp vốn
- Trị giỏ nguyờn liệu, vật liệu trả lại người bỏn hoặc được giảm giỏ hàng mua.
- Chiết khấu thương mại nguyờn liệu, vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giỏ nguyờn liệu, vật liệu hao hụt, mất mỏt phỏt hiện khi kiểm kờ. - Kết chuyển trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho đầu kỳ
+ Số dƣ Nợ: Phản ỏnh trị giỏ vốn thực tế nguyờn vật liệu tồn kho cuối kỳ.
TK 152 cú thể được mở theo dừi chi tiết cỏc TK cấp 2 theo từng loại nguyờn vật liệu phự hợp với nội dung kinh tế và yờu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm:
- TK 1522 - Vật liệu phụ - TK 1523 - Nhiờn liệu
- TK 1524 - Phụ tựng thay thế
- TK 1525 - Thiết bị xõy dựng cơ bản - TK 1528 - Vật liệu khỏc
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đƣờng
+ Tài khoản này phản ỏnh trị giỏ vốn thực tế cỏc loại nguyờn vật liệu mà doanh nghiệp đó mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tỡnh hỡnh hàng đang đi đường đó về nhập kho.
- Kết cấu tài khoản này như sau:
+ Bờn Nợ ghi: Trị giỏ vật tư đang đi đường
+ Bờn Cú ghi: Trị giỏ vật tư đang đi đường thỏng trước, thỏng này đó về
nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
+ Số dƣ Nợ: Phản ỏnh trị giỏ vật tư đang đi đường cuối kỳ.
Ngoài cỏc tài khoản trờn, kế toỏn cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan khỏc như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 ....
Phương phỏp kế toỏn cỏc nghiệp vụ chủ yếu:
- Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn được biểu diễn dưới sơ dồ sau.
Sơ đồ 1.4: Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn (Tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ)
TK152 TK: 621, 627,
641,642, 241
Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB
TK 111,112,331...
Nhập kho NVL mua ngoài
TK 133 Nhập kho NVL do nhập khẩu TK3333, 33312 TK 133 thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng NK TK 331 TK 154 Nhập NVL do tự sản xuất, Thuờ ngoài gia cụng
TK 411
Nhập kho NVL do nhận vốn gúp
TK 711
Nhập kho NVL do dược biếu tặng
TK 621, 627, 641
Nhập kho NVL đó xuất dựng nhưng khụng hết
TK 1388, 1368
Xuất NVL cho vay tạm thời
TK 1381
Nguyờn vật liệu thiếu khi kiểm kờ
kờ chưa rừ nguyờn nhõn
TK111,112,331
Chiết khấu TM, giảm giỏ hàng mua,hàng mua trả lại
TK 133
Giảm thuếGTGT hàng mua
TK128,222
Gúp vốn liờn doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soỏt,cty liờn kết
TK811 TK711 Chờnh lệch đỏnh giỏ tăng Chờnh lệch đỏnh giỏ giảm TK 128,222
Thu hồi vốn gúp vào cớ sở kinh doanh đồng kiểm soỏt,
Ghi chỳ: Nếu doanh nghiếp sản xuất kinh doanh mặt hàng khụng thuộc đối tượng
chịu thuế GTGT hoặc doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp thỡ sơ đồ trờn khụng cú TK133.
1.3.2.2 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp ỏp dụng theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ: phỏp kiểm kờ định kỳ:
Tài khoản sử dụng: Phương phỏp hạch toỏn
1.3.3 Kế toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
1.3.3.1 Quy định trong chuẩn mực kế toỏn về giảm giỏ hàng tồn kho
Dự phũng là khoản dự tớnh trước để đưa vào chi phớ sản xuất, kinh doanh phần giỏ trị bị giảm xuống thấp hơn giỏ trị đó ghi sổ kế toỏn của hàng tồn kho.
1. Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được lập khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện của hàng tồn kho nhỏ hơn giỏ gốc và được ghi nhận vào giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
2. Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toỏn năm khi lập bỏo cỏo tài chớnh. Khi lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải thực hiện theo đỳng cỏc quy định của chuẩn mực kế toỏn “ hàng tồn kho” và cỏc quy định của chế độ tài chớnh hiện hành.
3. Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải tớnh theo từng thứ tự vật tư, hàng húa, sản phẩm hàng tồn kho.
4. Cuối niờn độ kế toỏn căn cứ vào số lượng, giỏ gốc, giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của từng thứ tự vật tư, hàng húa, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xỏc định khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập cho niờn độ kế toỏn tiếp theo.
1.3.3.2 Tài khoản sử dụng và phương phỏp hạch toỏn
+ Khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phản ỏnh trờn tài khoản 159 “ Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho” sử dụng để điều chỉnh giỏ gốc hàng tồn kho của cỏc tài khoản hàng tồn kho.
+ Kết cấu và nội dung phản ỏnh TK 159 - Bờn Nợ:
Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
- Bờn Cú:
Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập tớnh vào giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
- Số dƣ bờn Cú:
Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho hiện cú cuối kỳ.
1.3.4 Tổ chức sổ sỏch kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo cỏc hỡnh thức kế toỏn. toỏn.
+ Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cú thể sử dụng một trong năm hỡnh thức kế toỏn sau: - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. - Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ. - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký sổ cỏi. - Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy tớnh.
Dưới đõy em xin trỡnh bày về hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ (đõy là
hỡnh thức kế toỏn được sử dụng tại đơn vị thực tập)
Đặc điểm: Cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh được phản ỏnh ở chứng từ gốc
đều được phõn loại, tổng hợp số liệu, lập chứng từ ghi sổ, sau đú sử dụng chứng từ ghi số để ghi vào sổ cỏi cỏc tài khoản. Trong hỡnh thức này việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tỏch rời việc ghi sổ theo nội dung kinh tế trờn hai loại sổ kế toỏn tổng hợp khỏc nhau.
Căn cứ để trực tiếp ghi sổ kế toỏn tổng hợp là sổ chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toỏn bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi tài khoản.
+ Sổ chứng từ ghi sổ- sổ nhật ký tài khoản.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- sổ nhật ký tổng quỏt. + Sổ cỏi tài khoản.
+ Sổ( thẻ) chi tiết.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện cho
phõn cụng cụng việc kế toỏn.
Nhược diểm:ghi chộp trựng lặp, khối lượng cụng việc nhiều.
Điều kiện ỏp dụng: Áp dụng với mọi loại quy mụ đơn vị sản xuất kinh
doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chớnh sự nghiệp.
Trỡnh tự ghi sổ:
Sơ đồ 1.5: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn nguyờn vật liệu theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ.
(Sơ đồ 1.5)
Ghi chỳ: : Ghi thường xuyờn trong kỡ bỏo cỏo : Ghi ngày cuối quý, năm
: Đối chiếu số liệu cuối kỡ : Ghi cuối thỏng.
1.3.5 Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn nguyờn vật liệu.
Trong quỏ trỡnh điều hành hay tiến hành cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh để cú được những quyết định kinh tế chớnh xỏc, kịp thời đũi hỏi phải cú những thụng tin mang tớnh tổng quỏt, khỏi quỏt, cú hệ thống và tương đối toàn diện về tỡnh hỡnh và hoạt động, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kỡ nhất định. Những thụng tin này phải là những thụng tin kinh tế chớnh xỏc do kế toỏn thu thập, tổng hợp và cung cấp. Vỡ vậy, sau mỗi kỡ kế toỏn cỏc doanh nghiệp nhất thiết phải lập và lưu hành cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối TK Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ
Bỏo cỏo tài chớnh
+ Bỏo cỏo tài chớnh. + Bỏo cỏo quản trị.
1.3.5.1. Bỏo cỏo tài chớnh.
+ Bỏo cỏo tài chớnh là những bỏo cỏo phản ỏnh tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp bằng cỏch tổng hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh cú cựng tớnh chất kinh tế thành cỏc yếu tố của bỏo cỏo tài chớnh. Cỏc yếu tố liờn quan trực tiếp đến đỏnh giỏ tỡnh hỡnh và kết quả kinh doanh trong bỏo cỏo kết quả kinh doanh là doanh thu, thu nhập khỏc, chi phớ và kết quả hoạt động kinh doanh. Bỏo cỏo tài chớnh cũng phản ỏnh tỡnh hỡnh tạo tiền và lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp.Núi cỏch khỏc,bỏo cỏo tài chớnh là phương tiện trỡnh bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chớnh của doanh nghiệp cho cỏc đối tượng quan tõm.
+ Đối với nguyờn vật liệu, bỏo cỏo tài chớnh phải trỡnh bày cỏc chỉ tiờu liờn quan đến nguyờn vật liệu bao gồm: Cỏc quy định kế toỏn ỏp dụng trong việc đỏnh giỏ nguyờn vật liệu bao gồm cả phương phỏp tớnh giỏ trị nguyờn vật liệu, tổng số giỏ gốc cuả nguyờn vật liệu và giỏ gốc của từng loại nguyờn vật liệu được phõn loại phự hợp với đơn vị, tổng số giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của nguyờn vật liệu đó dựng thế chấp, cầm cố như sự đảm bảo cho cỏc khoản nợ.
1.3.5.3 Bỏo cỏo quản trị.
+ Bỏo cỏo quản trị là những bỏo cỏo chi tiết phục vụ yờu cầu quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh cuả quản lý trong doanh nghiệp. Cỏc doanh nghiệp cú thể sử dụng cỏc bỏo cỏo quản trị khỏc nhau tuy nhiờn chỳng đều tập trung vào việc phản ỏnh và cung cấp cỏc thụng tin cho mục tiờu quản lý doanh nghiệp.
+ Đối với nguyờn vật liệu, bỏo cỏo kế toỏn quản trị phản ỏnh chi tiết tỡnh hỡnh biến động nguyờn vật liệu của doanh nghiệp theo từng loại, từng thứ để phục vụ yờu cầu quản trị doanh nghiệp. Bỏo cỏo nguyờn vật liệu thường được lập cho từng kho, từng đơn vị, từng bộ phận của doanh nghiệp và toàn doanh nghiệp.
Bỏo cỏo kế toỏn cung cấp thụng tin toàn diện, cú hệ thống về tỡnh hỡnh sản