Cụng tỏc kế toỏn ở đơn vị bao giờ cũng xuất phỏt từ chứng từ gốc và kết thỳc bằng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn định kỳ thụng qua quỏ trỡnh ghi chộp theo dừi, tớnh toỏn và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toỏn cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toỏn nào để phản ảnh cỏc đụớ tƣợng kế toỏn, kết cấu của từng loại sổ, trỡnh tự phƣơng phỏp ghi sổ và mụớ liờn hệ giữa cỏc loại sổ nhằm đảm bảo vai trũ, chức năng và nhiệm cụ kế toỏn gọi là hỡnh thức kế toỏn: Lịch sử phỏt triển khoa học kế toỏn đó trải qua cỏc hỡnh thức kế toỏn sau đõy:
ã Hỡnh thức nhật ký- sổ cỏi. ã Hỡnh thức nhật ký chung. ã Hỡnh thức chứng từ ghi sổ. ã Hỡnh thức nhật ký chứng từ. . Hỡnh thức kế toỏn mỏy.
Việc ỏp dụng hỡnh thức nào tựy thuộc vào quy mụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trỡnh độ quản lý của cỏc doanh nghiệp.
1.2.4.1. Hỡnh thức nhật ký- sổ cỏi:
* Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng:
- Ƣu điểm: dễ ghi chộp, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu
- Nhƣợc điểm: khú phõn cụng lao động, khú ỏp dụng phƣơng tiện kỹ thuật tớnh toỏn, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lƣợng phỏt sinh lớn thỡ Nhật ký – sổ cỏi sẽ cồng kềnh, phức tạp.
- Phạm vi sử dụng: trong cỏc doanh nghiệp quy mụ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh ớt và sử dụng ớt tài khoản nhƣ cỏc doanh nghiệp tƣ nhõn quy mụ nhỏ.
Sinh viờn: Nguyễn Thị Linh – Lớp: QT1202K 31
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày: Ghi cuối thỏng, định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.3: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ theo hỡnh thức Nhật ký – sổ cỏi
1.2.4.2. Hỡnh thức nhật ký chung.
* Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng:
- Ƣu điểm: Sổ kế toỏn gọn nhẹ, việc ghi sổ kế toỏn khụng trựng lắp, lờn cõn đối số phỏt sinh cỏc bỏo cỏo tài chớnh rất thuận lợi, dễ đối chiếu.
- Nhƣợc điểm: Dễ phỏt sinh lệch dũng, việc ghi sổ lóng phớ, ghi sổ cỏi quỏ chi tiết, mất thời gian, việc tổng hợp để phõn tớch số liệu kế toỏn khú khăn, thiếu khoa học.
- Phạm vi sử dụng: Chỉ thớch hợp với quy mụ doanh nghiệp nhỏ, kinh doanh ngành thƣơng mại.
Chứng từ kế toỏn
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cỏi
Sinh viờn: Nguyễn Thị Linh – Lớp: QT1202K 32
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày: Ghi cuối thỏng, định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.4: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ theo hỡnh thức Nhật ký chung
1.2.4.3. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
* Ưu, nhược điểm, phạm vi sử dụng:
- Ƣu điểm: dễ ghi chộp do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phõn cụng cụng việc và cơ giới húa cụng tỏc kế toỏn.
- Nhƣợc điểm: ghi chộp cũn trựng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thƣờng bị chậm. - Phạm vi sử dụng: thớch hợp cho cỏc doanh nghiệp cú quy mụ vừa và lớn, cú nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Chứng từ kế toỏn Chứng từ kế toỏn
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ Nhật Ký
đặc biệt
Sổ cỏi
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Sinh viờn: Nguyễn Thị Linh – Lớp: QT1202K 33
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày: Ghi cuối thỏng, định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.5: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ
1.2.4.4. Hỡnh thức nhật ký chứng từ.
* Ưu, nhược điểm, phạm vi sử dụng:
- Ƣu điểm: giảm bớt khối lƣợng ghi chộp, cung cấp thụng tin kịp thời thuận tiện cho việc phõn cụng cụng tỏc.
- Nhƣợc điểm: kết cấu sổ phức tạp, khụng thuận tiện cho cơ giới húa. Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sinh viờn: Nguyễn Thị Linh – Lớp: QT1202K 34 - Phạm vi sử dụng: ở cỏc doanh nghiệp cú quy mụ lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, trỡnh độ nghiệp vụ của kế toỏn vững vàng.
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày: Ghi cuối thỏng, định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.6: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ
1.2.4.5. Hỡnh thức kế toỏn mỏy:
Đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn đƣợc thực hiện theo một chƣơng trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối số phỏt sinh Sổ cỏi
Sinh viờn: Nguyễn Thị Linh – Lớp: QT1202K 35 Cỏc loại sổ của Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo Hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhƣng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày: Ghi cuối thỏng, định kỳ:
Sơ đồ 1.7: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ theo hỡnh thức kế toỏn mỏy
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
Sổ kế toỏn -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
-Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo quản trị
MÁY TÍNH Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại
Sinh viờn: Nguyễn Thị Linh – Lớp: QT1202K 36
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CễNG TY TNHH