Sinh viờn: Tụ Bớch Ngọc – Lớp QT1103K 42
- Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức Nhật ký chứng từ:
+ Tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn cú của cỏc tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rói việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
+ Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiờu quản lý kinh tế, tài chớnh và lập bỏo cỏo tài chớnh.
- Cỏc sổ sỏch sử dụng: + Nhật ký chứng từ + Bảng kờ
+ Sổ cỏi
+ Sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết .
Sơ đồ: Hạch toỏn theo hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ.
Sinh viờn: Tụ Bớch Ngọc – Lớp QT1103K 43
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra - Trỡnh tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký chứng từ hoặc bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan.
Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng tư gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc bảng kờ và Nhật ký chứng từ cú liờn quan .
Đối với cỏc Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký chứng từ.
(2) Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cỏi.
Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ, thẻ chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cỏi.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kờ và cỏc bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
1.5.4.Hỡnh thức Nhật ký - sổ cỏi
- Đặc trưng: Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh được ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp
Sinh viờn: Tụ Bớch Ngọc – Lớp QT1103K 44
duy nhất là Nhật ký - Sổ cỏi. Căn cứ để ghi vào Nhật ký-sổ cỏi là cỏc chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại.
- Sổ sỏch sử dụng: + Nhật ký- sổ cỏi
+ Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết - Trỡnh tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào sổ Nhật ký sổ cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trờn một dũng ở cả hai phần nhật ký
và phần sổ cỏi. Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn được lập cho những chứng từ cựng loại phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toỏn và bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi đó ghi sổ Nhật ký-sổ cỏi được dựng để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Nhật ký sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột số phỏt sinh ở phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng tài khoản ở phần sổ Cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cỏc thỏng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số phỏt sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối thỏng này. Căn cứ vào số dư đầu thỏng và số phỏt sinh trong thỏng kế toỏn tớnh ra số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn Nhật ký sổ cỏi.
(3) Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối thỏng trong sổ Nhật ký sổ Cỏi phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phỏt sinh Tổng số phỏt sinh Cú “phỏt sinh” ở phần = Nợ của tất cả cỏc = của tất cả cỏc
Sinh viờn: Tụ Bớch Ngọc – Lớp QT1103K 45
Tổng số dư Nợ cỏc tài khoản = Tổng số dư Cú cỏc tài khoản
(4) Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải được khoỏ sổ để cộng số phỏt sinh Nợ, cộng số phỏt sinh Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng.
Căn cứ vào số liệu khoỏ sổ của cỏc đối tượng lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu trờn Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn Nhật ký sổ cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký sổ cỏi và trờn Bảng tổng hợp chi tiết sau khi khoỏ sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đỳng sẽ được sử dụng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Sinh viờn: Tụ Bớch Ngọc – Lớp QT1103K 46