Hiệu quả hoạt động của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp.
1.4.1. Các tiêu chí của chất lượng thông tin thị trường.
Việc đánh giá mức độ của chất lượng thông tin nói chung và thông tin thị trường nói riêng phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu tiếp nhận ( mức độ cần thiết, cấp bách…), yêu cầu về nội dung, tính chất của thông tin tiếp nhận (Thông tin gì? số liệu thuần tuý hay có phân tích, tổng hợp?), năng lực tiếp thu (gồm: năng lực chuyên môn, kiến thức, nhận thức, kĩ năng, kinh nghiệm...), năng lực ứng dụng (gồm: phương pháp xử lí, cách thức sử dụng và hiệu quả sử dụng thông tin) của đối tượng tiếp nhận thông tin. Nhìn chung, nếu thông tin thị trường đến được với người sử dụng đúng lúc cần nhất, có đủ các nội dung theo yêu cầu, dễ hiểu và nắm bắt được, sử dụng được thì thông tin đó được coi là có chất lượng. Nói cách khác chất lượng thông tin cơ bản phải được đánh giá từ góc độ của người có yêu cầu về sử dụng thông tin. Với cách tiếp cận, coi thông tin đến tay người sử dụng như là một sản phẩm hoàn chỉnh nên khi thông tin là một sản phẩm tri thức - kết tinh của lao động khoa học, sáng tạo trong lĩnh vực chuyên môn đặc biệt thì - thông tin thị trường
cũng phải có các tiêu chí về chất lượng. Đặc điểm cơ bản về các tiêu chí chất lượng của thông tin thị trường là: các tiêu chí chất lượng của các thành tố thông tin thị trường hoặc của các thông tin thành phần trong một sản phẩm thông tin cụ thể đều có quan hệ hữu cơ mật thiết với nhau và là điều kiện đủ để hình thành một sản phẩm thông tin thị trường hoàn chỉnh.
Xét theo tính hữu dụng khách quan của sản phẩm thông tin thị trường đối với người sử dụng thì về cơ bản thông tin thị trường phải đảm bảo được những tiêu chí chủ yếu sau đây:
• Chính xác • Dễ ứng dụng
• Đầy đủ • Được bảo vệ
• Kịp thời.
Chính xác : Độ chính xác tạo ra “uy tín” hay độ tin cậy của thông tin,
thể hiện được tính trung thực khách quan của sự vật được phản ánh. Đây là tiêu chuẩn số 1 – quan trọng nhất. Những thông tin ít tin cậy sẽ tạo ra những sản phẩm thông tin chất lượng kém, có thể gây cho cơ quan, tổ chức sử dụng thông tin những hậu quả xấu, nặng nề. Tuy nhiên, trong một sản phẩm thông tin hoàn chỉnh, thường gồm nhiều thông tin thành phần. Vì vậy, tiêu chí chính xác ở đây phải gắn liền với tiêu chí “đầy đủ” các thông tin thành phần trong một sản phẩm thông tin hoàn chỉnh. Trên cơ sở đảm bảo được sự đầy đủ và mức độ chính xác của các thông tin thành phần thì sản phẩm thông tin mới được coi là có chất lượng; mới cho thấy được tính đơn chiều, đa chiều và tính phụ thuộc của thông tin vào các yêu tố liên quan riêng biệt của mỗi thông tin thành phần và từ đó mới đủ cơ sở khoa học và khách quan để rút ra xu hướng của yếu tố thị trường và giúp cho việc ra được quyết định đúng đắn. Đây cũng là điều thể hiện quan hệ hữu cơ mật thiết giữa các tiêu chí của chất lượng thông tin đã nêu ở trên.
Đầy đủ : Tính đầy đủ thông tin trước hết thể hiện ở sự bao quát (đủ)
các nội dung cần thiết theo yêu cầu của đối tượng nhận tin và giúp cho việc sử dụng tiếp theo hoặc ra quyết định; đáp ứng yêu cầu cho một mục tiêu, ví dụ, cho điều hành, duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh trước mắt, lâu dài của DN.
Sự đầy đủ thể hiện trước hết ở các thông số, dữ liệu của một nội dung thông tin theo một mục tiêu nhất định (ví dụ, mục tiêu của một nội dung thông tin là: giá xuất khẩu một loại Cà phê nào đó, tuần qua của các DN Việt nam sang Italia. Như vậy, trước hết về thông số cơ bản phải có đầy đủ thông tin về giá thấp nhất, giá cao nhất, giá trung bình của một loại Cà phê đó đã được xuất khẩu sang Italia tuần qua).
Tiếp theo, các thông số phụ của tiêu chí đầy đủ cũng phải thể hiện được khả năng có được đủ thông tin theo hệ thống để khái quát được các vấn đề, hay tính toàn diện của vấn đề. (ví dụ, thấy được sự tăng giá trung bình hay xu hướng giá tăng, giá giảm của loại Cà phê đã nêu và của các loại khác, so với thời gian trước; các tác động, chi phối của các yếu tố thị trường liên quan (nêu ở dưới đây) trong thời gian xác định sắp tới để từ đó nhận biết được xu hướng giá, xu hướng cầu và ra quyết định trong kinh doanh.
Sự đầy đủ cũng thể hiện đối với một nhóm thông tin theo mục tiêu; trong đó nhất thiết phải có các thông tin liên quan (ví dụ, mục tiêu thông tin là đánh giá tình hình xuất khẩu Cà phê tuần qua của các DN Việt nam sang Italia và xu hướng giá trong các tuần tới thì cần phải có đủ: tên hàng hoá, đơn vị tính, giá trị kim ngạch xuất khẩu chung, giá trị và lượng của từng lô hàng, thuộc từng DN, chú ý tới các lô hàng khối lượng lớn, đơn giá theo phẩm cấp từng loại trong các lô hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán trong tuần đó và nhất thiết phải có các thông tin liên quan như: thời tiết, sản lượng mùa vụ của các nước sản xuất, xuất khẩu Cà phê khác, xu hướng tiêu dùng...); để đáp ứng tối đa yêu cầu của nhà quản lý (các cấp quản lí, ra quyết
định tại DN hay cơ quan Nhà nước...). Như vậy, tiêu chí đầy đủ của thông tin thị trường có hai loại thông số: thông số cơ bản và thông số phụ. Thông số cơ bản là chủ yếu mà nếu có được đầy đủ là đã dáp ứng được các yêu cầu cơ bản rồi. Các thông số phụ là cần thiết, góp phần tạo ra được sản phẩm thông tin hoàn chỉnh và có tính hữu ích, chất lượng cao hơn. Trên thực tế, các thông số phụ đóng góp chủ yếu làm tăng giá trị gia tăng của một sản phẩm thông tin. Nhà quản lý nói chung, sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định và hành động sai, kém chất lượng, không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
Kịp thời : thông tin cần phải đảm bảo tính kịp thời. Đó là đảm bảo
tính thời sự của thông tin và nhanh chóng được truyền tải đến người có nhu cầu nhận thông tin. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, dễ ứng dụng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó được gửi chậm hoặc không tới được nguởi sử dụng vào lúc họ cần biết.
Trên thực tế việc đảm bảo được cả tính đầy đủ và tính kịp thời thường mâu thuẫn nhau. Vì vậy, đối với thông tin thị trường tính “thời” ở đây được hiểu là thời điểm giao thoa, chấp nhận được cả theo thực tế khách quan của sự phản ánh và thu nhận thông tin từ thị trường trong một nền kinh tế thị trường cụ thể (phụ thuộc đặc tính của xã hội thông tin) vừa theo thực tế chủ quan đối với cả cơ quan cung cấp thông tin và đối tượng tiếp nhận thông tin. Cụ thể, trong quan hệ hữu cơ của tính kịp thời với tính đầy đủ của thông tin dễ xảy ra hai trường hợp không đồng bộ như sau:
Một là, nếu để đảm bảo được tính kịp thời thì có thể không đảm bảo tính đầy đủ được mọi thành tố của một thông tin hoặc mọi thông tin thành phần của sản phẩm thông tin tổng hợp hoàn chỉnh đều được cặp nhật thông số kịp thời và ngược lại. Đây là điều thường hay xảy ra. Trong những trường hợp này người xử lí thông tin và cả người tiếp nhận thông tin đều phải chấp
nhận sử dụng độ “thời sự” cao nhất có thể có của các thông số thông tin. Đó là các thông số được cặp nhật ở kì gần nhất, ngay trước đó.
Hai là, giá trị của thông tin trong tương quan với tính kịp thời của thông tin. Việc đảm bảo vừa thoả mãn tính đầy đủ vừa tính kịp thời là một yêu cầu khó khăn mà cả cơ quan xử lí, cung cấp thông tin, cả đối tượng yêu cầu thông tin phải chấp nhận phương án, thời điểm tối ưu, hợp lí nhất có đủ dữ liệu thông tin mà vẫn thoả mãn được yêu cầu mục tiêu. Sẽ không thể có việc thoả mãn tuyệt đối cả hai yêu cầu đồng thời tối ưu về tính đầy đủ và tính kịp thời của thông tin nói chung và thông tin thị trường nói riêng.
Dễ ứng dụng (thích hợp và dễ hiểu): Trong một sản phẩm thông tin
nhận được có thể vừa thừa, vừa thiếu các phần tử, thành tố của một thông tin; nội dung thông tin hoặc có những phần tử không thích ứng với người nhận và/hoặc thiếu lôgic, khoa học…; ví dụ: có quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc các phần tử thông tin có kết cấu, bố trí chưa hợp lý. Điều đó dẫn đến hoặc là thông tin không dùng được hoặc là sử dụng thì dẫn đến các quyết định sai; hoặc qua ví dụ Cà phê ở trên: điều kiện giao hàng của các hợp đồng XK Cà phê khác nhau đều được quy chung về FOB, giá trị kim ngạch được quy thống nhất về USD thì sẽ rất dễ ứng dụng, xử lí v.v... Trong thời đại phát triển IT hiện nay, tiêu chí dễ ứng dụng rất quan trọng, vì quyết định khả năng tích hợp, truyền dẫn, xử lí nhanh chóng … của thông tin.
Được bảo vệ : Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cung
cấp thông tin, vừa của đối tượng tiếp nhận thông tin. Thông tin tương tự cũng như nguồn vốn và nguyên vật liệu để sản xuất và tăng giá trị sản phẩm. Vì vậy, thông tin cũng như vốn hoặc nguyên liệu cần được bảo vệ, giữ gìn, không thể dễ dàng tiếp cận được.
- Đối với cơ quan cung cấp thông tin: có thông tin không cần “được bảo vệ” ở mức độ cao vì là thông tin miễn phí và có thông tin thu phí rất cần “được bảo vệ “.
+ Thông tin miễn phí được cung cấp và khai thác tự do, càng rộng, càng nhiều càng tốt. Các thông tin này đều có bản quyền được pháp lí hoá và đem lại uy tín cho các cơ quan chủ quản. Từ đây, hình thành các nguồn lực vật chất, tài chính khác thông qua các hình thức như quảng cáo, phí thành viên v.v…
+ Thông tin có thu phí được cung cấp theo yêu cầu riêng thông qua hợp đồng hoặc thoả thuận của đối tượng sử dụng thông tin. Yêu cầu được bảo vệ cần thực hiện để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cơ quan cung cấp và đối tượng tiếp nhận và cần được ghi trong hợp đồng.
- Đối với cơ quan, đối tượng tiếp nhận thông tin.
+ Thông tin miễn phí được tự do khai thác, sử dụng và không có ràng buộc trách nhiệm pháp lí giữa cơ quan cung cấp và đối tượng sử dụng thông tin.
+ Thông tin có thu phí được thoả thuận trong hợp đồng kể cả về điều kiện “được bảo vệ” giữa cơ quan cung cấp và đối tượng sử dụng thông tin.
Chất lượng của thông tin thị trường là phạm trù rộng, có các tiêu chí định tính cơ bản đã nêu ở trên và được thoả mãn với đa số các dạng sản phẩm thông tin thị trường. Trên thực tế chất lượng thông tin thị trường được đánh giá theo yêu cầu của đối tượng sử dụng cụ thể, theo hiệu quả ứng dụng, sử dụng thông tin thị trường đó. Chất lượng của một số dạng thông tin thị trường như các báo cáo phân tích đánh giá tổng quan, các dự báo tổng hợp cả ngắn hạn, trung và dài hạn còn có thêm các tiêu chí về tính khái quát, quy luật, tổng hợp, chuyên gia, đáp ứng được hiệu quả, kinh tế trong sử dụng và ứng dụng thông tin được cung cấp.
1.4.2. Tiêu chuẩn chất lượng của hệ thống cung cấp thông tin
Theo quan điểm của nhà tin học quản lý Hoa Kỳ E.M Aad có thể sử dụng các tiêu chuẩn tổng quát sau đây để đánh giá độ tin cậy và chất lượng của hệ thống cung cấp thông tin:
1. Tiêu chuẩn 1: Độ chính xác của thông tin cung ứng cho DN 2. Tiêu chuẩn 2: Thời gian đáp ứng yêu cầu thông tin của DN
3. Tiêu chuẩn 3: Năng lực xử lý khối lượng thông tin của cơ quan cung cấp
4. Tiêu chuẩn 4: Độ an toàn, tin cậy của thông tin cung cấp cho DN 5. Tiêu chuẩn 5: Có tài liệu hướng dẫn cụ thể và rõ ràng
Trong thực tế, ở một số nước người ta dùng một hệ thống các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá chất lượng của dịch vụ cung cấp thông tin như: Năng suất
(có xử lý được một khối lượng thông tin một cách nhanh chóng không); Đầy đủ (cung cấp dầy đủ thông tin cho các đối tượng có nhu cầu); Kịp thời (đảm bảo về tiến độ, thời gian); Chính xác (độ chính xác tuyệt đối của các thông tin); Bảo mật (đảm bảo tính bí mật của các dòng thông tin).
Các tiêu chuẩn trên về cơ bản là thống nhất với các tiêu chí chất lượng thông tin thị trường mà tác giả đưa ra.