1.7.1. Phối, kết hợp sử dụng đa dạng các nguồn thông tin để có các nguồn tin đầy đủ, đa dạng, thiết thực đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
Trong hoàn cảnh mới của nền văn minh công nghiệp và thế giới đa cực với nhiều biến động không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm, các quy luật truyền thống hoặc các mô hình toán kinh tế...để dự báo từ ngắn hạn đến dài hạn. Thực tế cho thấy thi trường còn bị chi phối của các yếu tố phi thị trường; hay nói cách khác là bị chi phối của các yếu tố liên quan đến các yếu tố thị trường. Chính vì vậy đòi hỏi phải có từ sách lược đến chiến lược thích ứng nhanh để
hội nhập với tình hình và tận dụng được các cơ hội mới xuất hiện. Trong bối cảnh mới của thị trường rất đa dạng và luôn biến động, ngoài nguồn tin do các cơ quan Nhà nước cung cấp, việc đẩy nhanh quá trình xã hội hóa, đa dạng hoá các nguồn cung thông tin kinh tế, xã hội là việc làm cần thiết và ngày càng trở nên cấp bách. Như vậy, việc phối kết hợp sử dụng đa dạng các nguồn thông tin nhằm làm phong phú thêm nguồn tin thị trường cung ứng cho DN là việc làm có ý nghĩa quan trọng, tạo điều kiện cho DN có thêm được nhiều lựa chọn khi xây dựng và quyết định các phương án, kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Có các kênh dẫn khác nhau là: cơ quan Nhà nước trung ương và địa phương, cơ quan Hải quan, Thống kê, Thông tin Thương mại, thị trường, Xúc tiến thương mại, thông tin từ các doanh nghiệp FDI, từ các cuộc triển lãm và mạng lưới Thương vụ, Sứ quán Việt Nam ở nước ngoài, các Tổ chức phi chính phủ, các Hiệp hội ngành hàng, công ty, doanh nghiệp tư vấn tư nhân, ngoại kiều, kết quả nghiên cứu của WB, IMF… đã góp phần làm phong phú và đa dạng hóa nguồn tin.
1.7.2. Tổ chức thu thập, xử lý thông tin một cách hệ thống trên cơ sở ứng dụng kĩ năng, chuyên môn ngành kinh tế và CNTT, tạo ra các sản phẩm thiết thực.
- Đầu tư thích đáng, ứng dụng CNTT để xây dựng cơ sở dữ liệu về thông tin thị trường phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.
- Tổ chức thu thập, phân loại, xử lý thông tin thị trường; đặc biệt chú ý: + Xu hướng phát triển của môi trường kinh doanh; dự báo và nắm bắt đầy đủ thông tin dự báo về thị trường và các yếu tố thị trường.
+ Theo dõi chặt chẽ, sâu sát, xác định các cơ hội thị trường, luật pháp, qui định pháp luật về kinh doanh trong nước cũng như các thị trường xuất khẩu tiềm năng;
+ Tìm hiểu kĩ càng thông tin về đối thủ cạnh tranh, bao gồm: các đối thủ cạnh tranh chủ yếu hiện có và tiềm năng, các nhà cung cấp lớn trên thị trường, năng lực của các đối thủ cạnh tranh hiện hữu và tiềm năng;
+ Quan tâm và nắm bắt thông tin phân tích rủi ro: những rủi ro trong kinh doanh và môi trường chính trị, xã hội, thiên nhiên... liên quan đến các mặt hàng, các thị trường mà doanh nghiệp hoạt động
- Tổ chức thu thập, phân loại, xử lý thông tin bên trong doanh nghiệp: có quá trình xử lý sơ bộ để lựa chọn những loại thông tin cần thiết phục vụ cho các cấp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Sau đó tiếp tục quá trình phân tích bằng các phương pháp khác nhau, kể cả việc sử dụng phương pháp chuyên gia, các mô hình toán kinh tế, các phần mềm tin học v.v…
1.7.3. Phân tổ nhằm quản lý tốt hệ thống thông tin.
Thông tin thu thập được phân tổ thành ba mức: - Thông tin tác nghiệp;
- Thông tin sách lược; - Thông tin chiến lược.
Cách phân tổ như vậy, khi cung cấp sẽ tạo ra sự thuận tiện cho DN trong quá trình tiếp nhận, phân tích và xử lý nguồn tin được cung cấp.
Tổ chức hệ thống thông tin thị trường tác nghiệp gồm các hệ thống hỗ trợ việc bán hàng hoá và dịch vụ như hệ thống thương mại điện tử, thông tin khách hàng tiềm năng, hệ thống thông tin liên hệ với khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa, hệ thống thông tin thư trực tiếp, hệ thống cung cấp sản phẩm và hệ thống thông tin phân phối. Hệ thống thông tin được các hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp hỗ trợ như hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống hàng tồn kho, và hệ thống công nợ khách hàng.
Tổ chức hệ thống thông tin thị trường sách lược như: hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc ra các quyết định, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và kiểm tra lượng bán, các kỹ thuật xúc tiến bán hàng giá cả, phân phối và cung cấp hàng hoá và dịch vụ
Tổ chức hệ thống thông tin thị trường chiến lược như: hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhất: lập kế hoạch và đầu tư, phát triển các sản phẩm mới, tiến hành dự báo dài hạn.... Ngoài ra có hai hệ thống thông tin hỗ trợ là hệ thống thông tin nghiên cứu thị trường và hệ thống thông tin theo dõi các đối thủ cạnh tranh.
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ như: phần mềm soạn thảo văn bản, chế bản điện tử, quản trị tệp dữ liệu, quản trị hệ cơ sở dữ liệu, phần mềm bảng tính, đồ hoạ, các phần mềm dự báo (các mô hình toán kinh tế hiện đại) các hệ thống đa phương tiện; phần mềm thống kê; phần mềm cơ sở dữ liệu trực tuyến... Các Công ty đã chú trọng ứng dụng CNTT và TMĐT để tổ chức thông tin thị trường phục vụ cho quản lý kinh doanh, tạo một Web site trên Internet phục vụ cho việc cung ứng, nhờ đó các nhà cung cấp và các nhân viên của họ có thể truyền thông tin hiệu quả hơn.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ CHẤT LƯỢNG CUNG CẤP CUNG CẤP THÔNG TIN THỊ