4 BH TNDS chủ xe cơ giới 730.916 8,7 891.966 8,25 22,
2.2.4. Công tác giám định và bồi thường 1 Quy trình giám định bảo hiểm
2.2.4.1. Quy trình giám định bảo hiểm
Để làm tốt công tác này, các công ty đã xây dựn nên một quy trình giám định phù hợp với thực tế, hạn chế sai xót, nhầm lẫn và rut ngắn thời gian. Về cơ bản, quy trình của các công ty đang áp dụng đều theo các bước sau:
Bước 1: Nhận thông tin
Bộ phận có trách nhiệm trong việc nhận thông tin tổn thất là Phòng Giám định - Bồi thường, Phòng nghiệp vụ của chinh nhánh hay bộ phận được giao nhiệm vụ thực hiện công tác giám định bồi thường. Khi các bộ phận khác không có chức năng giám định nhận thông tin tổn thất thì phải hướng dẫn khách hàng báo về bộ phận giám định.
Người tiếp nhận thông báo vào số tiếp nhận thông tin tổn thất phải nắm được các thông tin về tình hình tai nạn (tên chủ xe, biển số xe, thời gian, địa điểm xảy ra tai nạn, sơ bộ thiệt hại về người, tài sản, vật chất xe, người thứ ba, hàng hoá, …); Tình hình tham gia bảo hiểm (Loại hình boả hiểm, nơi cấp giấy chứng nhận, thời hạn bảo hiểm); Tình hình giải quyết ban đầu của chủ xe với nạn nhân, với các cơ quan chức năng như công an giao thông, chính quyền địa phương …; Địa chỉ, điện thoại của đại diện chủ xe trực tiếp giải quyết tai nạn.
Sau khi nhận được thông tin, cán bộ giám định phải ngay lập tức tiến hành nhận định sơ bộ về mức độ bồi thường ban đầu theo loại hình bảo hiểm mà chủ xe đã tham gia. Sau đó hướng dẫn, yêu cầu chủ xe các công việc như bảo vệ hiện trường, tài sản; hạn chế thiệt hại phát sinh; khai báo Cảnh sát giao thông. Đồng thời cán bộ giám định thống nhất với chủ xe hoặc đại diện của chủ xe về thời gian, địa điểm giám định.
Trong những trường hợp có tổn thất nghiêm trọng hoặc tính chất vụ việc phức tạp, cán bộ giám định phải nhanh chóng báo cáo Lãnh đạo để xử lý thông tin ban đầu và phân công giám định. Khi tổn thất của vụ tai nạn ở mức độ trên phân cấp, các đơn vị báo cáo Tổng giám đốc và Phòng giám định - bồi thường ngay từ khi nhận được thông tin báo tổn thất hoặc sau khi đã giám định sơ bộ, qua mạng nội bộ (e-mail) hoặc bằng fax (theo mẫu).
Bước 3: Tiến hành giám định
Việc giám định phải tiến hành sớm nhất ngay từ khi nhận được thông báo tai nạn, tối đa không quá 24 giờ, nếu chậm trễ phải có lý do hợp lý. Mọi thiệt hại về tài sản đều phải giám định. Trường hợp đặc biệt không giám định được phải có lý do chính đáng. Mức độ thiệt hại sẽ căn cứ vào Biên bản của Cơ quan chức năng, ảnh chụp, hiện vật thu hồi, kết quả điều tra, thẩm định để xác định. Quá trình giám định phải có mặt và ký xác nhận của các bên liên quan đến tai nạn là đại diện của chủ xe, chủ tài sản bị thiệt hại.
Khi tiến hành giám định, cán bộ giám định phải thực hiện một số thao tác, nhiệm vụ sau:
_ Chuẩn bị các tài liệu, phương tiện phục vụ công việc: Biên bản giám định, máy ảnh, mẫu tờ khai.
_ Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ xe: giấy chứng nhận bảo hiểm, dăng ký xe, giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, bằng lái xe. Cán bộ giám định sao chụp và ký tên xác nhận đã kiểm tra sao y bản chính vào bản sao. Lưu ý rằng, trong trường hợp ngày cấp đơn bảo hiểm và
ngày xảy ra tai nạn cách nhau trong vòng 5 ngày phải kiểm tra xác minh xem ngày mua bảo hiểm có xảy ra sau khi xảy ra sự cố không.
_ Chụp ảnh tổn thất: bao gồm ảnh tổng thể có đầy đủ biển số xe và toàn bộ xe, ảnh hiện trường (nếu có thể) và ảnh chi tiết rõ thiệt hại, vết vỡ hỏng, dùng mực hay phấn đánh dấu. Những trường hợp có dấu hiệu do nguyên nhân kỹ thuật hay các nguyên nhân nằm trong diều loại trừ phạm vi bảo hiểm cần chụp ảnh các chi tiết liên quan để chứng minh nguyên nhân thiệt hại.
_ Kiểm tra số khung, số máy của xe cần giám định; nếu cần thiết chụp ảnh số khung, số máy lưu hồ sơ.
_ Hướng dẫn chủ xe thực hiện các công việc tiếp theo sau khi giám định như thu thập hồ sơ của công an, quyết định của tòa án …
Giám định thiệt hại vật chất xe
_ Trường hợp thiệt hại nhẹ, nguyên nhân đơn giản , rõ ràng, số lươongj bộ phận hư hỏng không nhiều, bằng quan sát bên ngoài có thể đánh giá, xác định được mức độ thiệt hại, chỉ cần lập Biên bản giám định một lần.
_ Trường hợp thiệt hại hư hỏng cho nhiều cụm, chi tiết và khó đánh giá đủ thittetj hại bằng quan sát thông thường, ngoài Biên bane giám định ban đầu còn có các Biên bản giám định bổ sung phát sinh trong quá trình sửa chữa. Biên bản giám định nên ghi chép theo trình tự hệ thống cấu tạo xe hoặc tổng thành.
_ Trường hợp hư hỏng nặng, có mức độ thiệt hại lớn, có gây hư hỏng cho cả chi tiết nằm trong những cụm tổng thành có giá trị lớn như động cơ, hộp số… việc giám định bổ sung được thực hiện khi tháo rời những bộ phận đó.
_ Cán bộ giám định phải giám sát quá trình tháo dỡ các hạng mục.
_ Trường hợp tai nạn có dấu hiệu từ nguyên nhân loại trừ bảo hiểm, phải căn cứ vào hiện trường; dấu hiệu vết hư hỏng để dự đoán, lựa chọn phương án giám định, xác định nguyên nhân. Nếu cần thiết phải trưng cầu giám định chuyên môn, điều tra.
_ Thông báo cho chủ xe và các bên liên quan tai nạn chuẩn bị kế hoach khắc phục sửa chữa như chọn các đơn vị sửa xe, lên phương án sửa chữa tổng thể cũng như các hạng mục.
Lập biên bản giám định
Biên bản giám định phải ghi nhận chính xác, trung thực đày đủ các mục tiêu theo mẫu. Mỗi lần giám định (sơ bộ, chi tiết, bổ sung) phải lập một biên bản và ghi lại các yêu cầu kiến nghị của các bên, kể cả trong trường hợp chưa thống nhất ý kiến. Biên bản giám định phải lập và hoàn thành tại chổ ngay khi giám định.
Bước 4: Báo cáo giám định
Các báo cáo giám định đều lập theo mẫu thống nhất của mỗi công ty. Tuy nhiên, việc thực hiện báo cáo giám định trong thời gian bao lâu sẽ phụ thuộc tổn thất thuộc loại phức tạp hay giản đơn.
Bước 5: Lựa chọn phương án khắc phục thiệt hại
Căn cứ vào thực tế tổn thất, quy tắc bảo hiểm, yêu cầu của chủ xe, để cùng dự kiến một trong ba phươnbg án bồi thường : Bồi thường theo chi phí sửa chữa thực tế, bồi thường theo đánh giá thiệt hại hay bồi thường theo tổn thất toàn bộ.
Trong vòng một ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu về phương thức bồi thường từ chủ xe, cán bộ giám định phải lập báo cáo xin ý kiến lãnh đạo.