. Bồi thường tổn thất toàn bộ
2.2.4.2.Quy trình bồi thường
Quy trình bồi thường được xây dựng theo sơ đồ và tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Trường hợp nhận hồ sơ trực tiếp từ khách hàng, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thực hiện ngay các việc như: Viết biên nhận hồ sơ (theo mẫu); Kiểm tra hồ sơ, ký xác nhận các bản sao, yêu cầu bổ sung ; hẹn khách hàng việc giải quyết; Vào ssor phát sinh hồ sơ.
Trường hợp nhận hồ sơ từ cán bộ giám định, cán bộ nhận hồ sơ ký nhận hồ sơ.
Bước 2: Kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ:
Cán bộ xét bồi thường kiểm tra lại toàn bộ các tài liệu của hồ sơ, nếu thấy hồ sơ chưa đảm bảo đủ căn cứ để xét bồi thường thì phải thông báo lại cán bộ giám định trong vòng một ngày kể từ ngày nhận hồ sơ từ cán bộ giám định để bổ sung hoặc giải trình, trong các trường hợp:
_ Không đủ tài liệu theo quy định hoặc có nhưng chưa đảm baopr tính đúng đắn, hợp lệ.
_ Thực hiện không đúng quy trình giám định, quy trình đấu thầu.
_ Các khoản chi phí trong chứng từ không phù hợp với báo cáo của cán bộ giám định (thừa hoặc thiếu…)
_ Có sự mâu thuẩn, bất hợp lý về các tình tiết, nguyên nhân, diễn biến của sự việc tổn thất, cũng như trong toàn bộ quá trình từ khi xảy ra tai nạn đến khi hoàn thiện hồ sơ.
Bước 3: Tính toán bồi thường:
Trên cơ sở hồ sơ, căn cứ vào điều kiện bảo hiểm, Quy tắc bảo hiểm, báo cáo giám định tổng hợp của cán bộ giám định, cán bỗets bồi thường tiến hành xem xét các chi phí thuộc phạm vi bảo hiểm; kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và kiểm tra nguyên nhân tổn thất có thuộc phạm vi bảo hiểm hay không.
Phòng giám đinh – bồi thường có thể lấy ý kiến chuyên môn của các phòng khác như phòng Kế toán, Thanh tra – quản lý nghiệp vụ, phòng Cấp giấy chưengs nhận bảo hiểm …các phòng chức năng có liên quan có trách nhiệm trả lời ý kiến đóng góp trong vòng một ngày.
Căn cứ vào các quy định liên quan, cán bộ giải quyết bồi thường tiến hành tính toán lập tờ trình bồi thường, sau đó chuyển hồ sơ trình lãnh đạo duyệt theo phân cấp, thời gian lãnh đạo duyệt tờ trình là một ngày.
Bước 4: Trả tiền bồi thường
Phòng giám định - bồi thường (hoặc phong nghiệp vụ của chi nhánh) lập bản thông báo bồi thường gửi khách hàng trong vòng một ngày kể từ khi hồ sơ được lãnh đạo duyệt. Về nguyên tắc, mọi trường hợp bồi thường phải có giấy báo bồi thường. Tuy nhiên để đơn giản, giảm bớt công việc trong trươowngf hợp không cần thì có thể không cần phải làm giấy báo, nhưng phải nói cho khách hàng biết việc không làm giấy báo, trong trường hợp: Khách hàng ký biên nhận tiền trực tiếp và không yêu cầu làm giấy báo bồi thường.
Phòng kế toán làm thủ tục trả tiền cho khách hàng trong vòng 2 ngày.
Bước 5: Xử lý tài sản hư hỏng:
Đối với các trường hợpn tài sản hư hỏng mà công ty thu hồi thì sẽ được định kỳ tiến hành xử lý theo phương thức: Lập hội đồng xử lý gồm đại diện các Phòng Giám định – bồi thường (hoặc phòng nghiệp vụ chi nhánh), phòng tài chính – kế toán. Sauk hi lập bản kế chi tiết các tài sản đã được thu hồi, hội đồng xử lý được phép hũy đối với tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc bán thanh lý các tài sản còn giá trị sử dụng. Kết quả xử lý tài sản sau đó được báo cáo lên Lãnh đạo.
Bước 6: Đòi người thứ 3:
Đối với những khoản bồi thường vật chất nếu xác định trách nhiệm gây thiệt hại từ một bên thứ ba thì phải tiếp tục tiến hành việc đòi người thứ ba. Các vụ có giá trị đòi người thứ ba từ 20 triệu trở xuống, phòng giám định – bồi thường chịu trách nhiệm đòi. Các vụ lớn hơn, phòng giám định - bồi thường phải phối hợp với phòng Thanh tra tiến hành đòi người thứ ba.
Trường hợp pahir tiến hành các thủ tục khiếu kiện tới các cơ quan bảo vệ pháp luật (Công an, Tòa án, Viện kiểm sát): Các vụ do phòng Giám đinh – bồi thường tại công ty giải quyết sẽ chuyển hồ sơ về phòng thanh tra tiến hành; Các
vụ do chi nhánh giải quyết thì chi nhánh phải báo cáo về Công ty và thực hiện theo sự chỉ đạo của công ty.
Bước 7: Các hồ sơ trên phân cấp:
Các trường hợp trên phân cấp vẫn tiến hành theo tuần tự như trên. Các chi nhánh phải báo cáo nhanh công ty ngay khi ước tính được tổn thất vượt phân cấp của mình; Phòng giám định – bồi thường có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo công ty phương án chỉ đạo kịp thời. Chi nhánh hoàn thiện hồ sơ và gủi toàn bộ hồ sơ kèm theo văn bản đề xuất giải quyết gửi Công ty xét duyệt.