Công ty Cổ phần A là khách hàng mới của AFC Sài Gòn và thành lập chưa được một năm. KTV gặp gỡ, thảo luận với Ban Giám đốc, Kế toán trưởng của khách hàng về tình hình kinh doanh, tình trạng tài chính, lý do mà khách hàng muốn mời kiểm toán và các vấn đề liên quan khác mà KTV quan tâm. Công ty A mới được thành lập, nên KTV đưa ra các câu hỏi chi tiết về lý do thành lập và ảnh hưởng của môi trường bên ngoài tới sự thành lập. KTV ghi lại những thông tin này trên giấy tờ làm việc của mình. Đồng thời, KTV cũng thu thập các giấy tờ pháp lý như điều lệ công ty, giấy phép thành lập công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước là khách sạn Cây Xoan và trung tâm dịch vụ vận tải thuộc Liên hiệp Đường sắt Việt Nam thành công ty cổ phần… và lưu lại bản sao trong hồ sơ kiểm toán. Nghiên cứu những tài liệu này giúp KTV hiểu được quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động và các lĩnh vực kinh doanh hợp pháp của đơn vị cũng như nắm bắt được những vấn đề mang tính nội bộ của đơn vị như cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, thủ tục phát hành cổ phiếu và trái phiếu.
KTV thu thập các biên bản họp Hội đồng quản trị, Quyết định của Hội đồng quản trị về việc ban hành Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát, báo cáo của Ban Giám đốc, bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Các tài liệu này cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, thực trạng hoạt động trong một năm qua và trên cơ sở đó, KTV nhận định xu hướng phát triển của công ty A. Hơn nữa, nó còn
hỗ trợ KTV xác định các yếu tố có ảnh hưởng quan trọng đến việc hình thành và trình bày trung thực các thông tin trên BCTC.
KTV thu thập các hợp đồng mua bán, hợp đồng tín dụng và các cam kết quan trọng nhằm xác định các mối quan hệ của khách hàng trên thị trường, vị trí của khách hàng trên thị trường, khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường của Công ty.
Ngoài ra, KTV còn tìm hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ về Tiền mặt, Bán hàng - Thu tiền, Mua hàng - Thanh toán, Tài sản cố định, Hàng tồn kho, Giá vốn hàng bán…. KTV mô tả các thủ tục này thông qua các sơ đồ, mô hình luân chuyển chứng từ và hàng tồn kho, nhằm có được sự hiểu biết ban đầu về các phần hành sẽ làm trong cuộc kiểm toán sắp tới, và cũng giúp KTV có thể dễ dàng so sánh, đối chiếu với những thay đổi bất thường trong những năm kiểm toán sau.
Bên cạnh việc nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn Ban lãnh đạo, KTV còn tiến hành quan sát trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách hàng. Qua việc quan sát cung cấp cho KTV cái nhìn tổng quát về công việc kinh doanh của khách hàng, cách thức tổ chức, sắp xếp công việc và phong cách quản lý của Ban Giám đốc.
Biểu số 03: Thông tin về hoạt động của Khách hàng A (1)
Khách hàng: Công ty A Người lập: PMH Ngày: 4/02/2005 Nội dung thực hiện: Thông tin về hoạt động khách hàng
Năm tài chính: 31/12/2004 Khách hàng:
Năm đầu Thường xuyên Năm thứ 2
- Tên khách hàng: Công ty A - Trụ sở chính:
- Điện thoại: - Fax:
- Giấy đăng ký kinh doanh số 0103000776 ngày 25 tháng 01 năm 2004, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ nhất ngày 12 tháng 03 năm 2004, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ hai ngày 26 tháng 04 năm 2004.
- Lĩnh vực hoạt động:
Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá trong nước và ngoài nước; Đại lý vận chuyển hàng hoá băng container;
Kinh doanh thương mại;
Kinh doanh khách sạn nhà hàng;
Kinh doanh du lịch lữ hành trong nước và quốc tế;
Dịch vụ đưa đón, ăn nghỉ, thăm quan, nghỉ mát, visa, hộ chiếu;
Xây dựng các công trình dân dụng, kỹ thuật, kinh doanh bất động sản, quảng cáo thương mại và quảng cáo phi thương mại.
- Tổng số vốn đầu tư:
Tổng số vốn pháp định: 5.500.000.000 đồng
- Tổng số vốn vay………. Tài sản thuê tài chính………. - Thời gian hoạt động:
- Hội đồng quản trị: gồm 05 người - Ban Giám đốc: gồm 04 người - Kế toán trưởng: 1 người - Công ty mẹ, đối tác
- Tóm tắt các quy chế kiểm soát nội bộ của khách hàng
Công ty có Ban kiểm soát nội bộ gồm 03 thành viên do Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thành lập ngày 25/12/2003.
Tuy nhiên tại thời điểm kiểm toán, bộ phận kiểm soát chưa hoạt động.
Công ty có 3 mảng kinh doanh chủ yếu gồm: Nhà hàng – khách sạn, du lịch và vận chuyển hàng hoá do 3 Phó Giám đốc tương ứng phụ trách, ký duyệt theo ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của các mảng kinh doanh này.
- Năng lực quản lý của Ban Giám đốc:
Công ty mới đi vào hoạt động do đó còn một số vướng mắc trong khâu quản lý, BGĐ chưa thực sự nắm bắt được hoạt động của bộ phận khách
sạn, nhà hàng, còn có sự chênh lệch giữa doanh thu ghi nhận của Công ty với số báo cáo của bộ phận nhà hàng (chênh lệch doanh thu khoảng 30 triệu chưa xác định được nguyên nhân).
- Hiểu biết chung về nền kinh tế có ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng: Trong năm 2004 không có ảnh hưởng gì lớn của nền kinh tế đến hoạt động của Công ty.
- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và các biến đổi trong công nghệ sản xuất kinh doanh.
+ Rủi ro kinh doanh: Dễ có khả năng bị khách hàng vận chuyển chiếm dụng vốn, chậm thanh toán do việc đối chiếu công nợ thường chậm sau thời điểm kết thúc vận chuyển (thường đối chiếu vào cuối tháng).
+ Thay đổi quy mô kinh doanh và các điều kiện bất lợi: Không - Tình hình kinh doanh của khách hàng
+ Thay đổi về nhà cung cấp: Không + Mở rộng các đại lý bán hàng: Không
(1): Hồ sơ kiểm toán năm của Khách hàng A
Sơ đồ số 03: Bộ máy tổ chức của Khách hàng A