- Bảng tra cứu (Search Sheet)
b. Chức năng tỡm kiếm
Tỡm kiếm thửa đất: Để bảo đảm nhất quỏn dữ liệu trờn toàn bộ hệ thống cần cú quy định về mú số để mỗi thửa đất được xỏc định duy nhất. Giải phỏp đề nghị là coi mú số xỏc định một thửa đất bao gồm 4 thành phần:
- Mú đơn vị hành chớnh từ tỉnh đến xú - Mú mảnh bản đồ
- Số thửa đất trờn mảnh bản đồ
Giải phỏp này dựa trờn cơ sở hệ thống đỏnh số tờ bản đồ địa chớnh hiện tại, theo từng địa phương và hiện được dựng trong hồ sơ địa chớnh và cỏc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đang lưu hành. Nếu mú mảnh bản đồ được đỏnh thống nhất trờn toàn quốc thỡ trong tương lai
chỉ cần mú phỏp danh mảnh bản đồ toàn quốc, số hiệu thửa.
Tỡm kiếm chủ sử dụng đất: Đối tượng quản lý quan trọng trong LIS là cỏc chủ sử dụng đất. Mỗi chủ sử dụng đất cú thể sử dụng nhiều thửa đất đồng thời và thậm chớ tại nhiều địa phương khỏc nhau.Trờn quy mụ toàn quốc việc xỏc định mú số đối với chủ sử dụng đất khụng thể thực hiện được dẫn tới một số khú khăn trong quản lý.
Mối liờn hệ giữa thửa đất và tài liệu gốc cú liờn quan đến nú - khả năng hỗ trợ khai thỏc kho lưu trữ.
Hồ sơ địa chớnh phục vụ quản lý bao gồm bản đồ địa chớnh, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, cỏc loại sổ sỏch,... là đối tượng đưa vào quản lý trong Hệ thống thụng tin đất đai.
Hồ sơ tài liệu gốc hỡnh thành trong quỏ trỡnh đăng ký ban đầu, đăng ký biến động
đất đai và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Cỏc tài liệu gốc đú bao gồm:
Cỏc giấy tờ do chủ sử dụng đất nộp khi kờ khai đăng ký như đơn kờ khai đăng ký, cỏc giấy tờ phỏp lý về nguồn gốc đất đai,...
- Hồ sơ tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh thẩm tra xột duyệt đơn của cấp xú, cấp huyện.
- Cỏc văn bản phỏp lý của cỏc cấp cú thẩm quyền trong việc thực hiện đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập hội đồng đăng ký, quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý cỏc vi phạm đất đai,...
- Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xột cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trong khi một số thụng tin được đưa vào hệ thống quản lý thỡ cỏc hồ sơ gốc về căn cứ phỏp lý của thửa đất vẫn được lưu trờn giấy tờ. Hệ thống trờn mỏy tớnh phải cú chức năng liờn kết với Hệ thống Hồ sơ gốc để hỗ trợ cho cụng tỏc tra cứu đến tài liệu trong trường hợp cần thiết.
Việc quản lý cỏc thụng tin lịch sử cỳ nghĩa là hệ thống khụng chỉ thể hiện tỡnh trạng hiện tại của thụng tin mà cũn cho phộp thể hiện sự thay đổi của thụng tin.