VII. Kế toán các loại vốn bằng tiền
1. Kế toán tiền mặt
Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngân phiếu. Việc nhập xuất hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi phải được ghi chép đúng nội dung.
Để phản ánh tình hình nhập (xuất) hoặc thu chi và sổ hiện có của tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111 "Tiền mặt" và theo dõi chi tiết trên TK cấp 2.
TK 111 Tiền Việt Nam TK 1112 Ngân phiếu * Trình tự hạch toán.
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2001 doanh nghiệp có các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến tiền mặt.
Ngày 1 tháng 1 năm 2002 chi mua xăng: 34.728.000. Ngày 7 tháng 1 năm 2002 thu tiền bán phụ tùng của chị Hạnh số tiền là 1.028.868.000.
Ngày 5/11 anh Cường tạm ứng 1.000.000.
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng kế toán lập các số sau:
Phiếu thu
Đơn vị: Phòng tài chính Ngày 7/12/2001
Công ty cổ phần đại ký Ford Hà Nội Nợ TK 111 - 1.028.868.000 Địa chỉ: Số 1 Cảm Hội Có TK 5112
1.028.868.000 Họ tên người nộp tiền: Chị Hạnh
Địa chỉ:
Lý do nộp tiền: Nộp tiền bán phụ tùng Số tiền: 1.028.868.000
Viết bằng chữ: Một tỷ, không trăm hai mươi tám triệu, tám trăm sáu mươi tám ngàn đồng chẵn
Kế toán trưởng Người lập phiếu
Ký Ký
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Một tỷ không trăm hai mưới tám triệu, tám trăm sau mươi tám ngàn đồng.
Ngày 7 tháng 12 năm 2001
Thủ quỹ
Phiếu Chi
Đơn vị: Công ty cổ phần Đại lý Ford Hà Nội Ngày 7/12/2001
Nợ TK 1521 - 34.728.000 Địa chỉ: Số 1 Cảm Hội Có TK 1111: 34.728.000 Họ tên người nhận: Anh Hùng
Địa chỉ: Phòng kế hoạch Lý do chi: Mua xăng Số tiền: 34.728.000
Viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, bảy trăm hai mươi tám ngàn đồng chẵn Kèm theo 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu
Ký Ký Ký
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Ba mươi tư triệu, bảy trăm hai mươi tám ngàn đồng chẵn
Ngày 7 tháng 12 năm 2001
Người nhận tiền
Đơn vị: ... Địa chỉ: ... Mẫu số: 04 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141 - TCQĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Số: ... - Họ tên người thanh toán: Nguyễn Anh Cường Nợ: 141
- Địa chỉ: Trạm bão dưỡng Có: 111 - Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây
Diễn giải Số tiền
A 1
I/ Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này: 1.000.000 - Phiếu chi số 1 ngày 5/11/2001 - Phiếu chi số 1 ngày 5/11/2001 II/ Số tiền đã chi: 500.000
1. Chứng từ số: 1 ngày 5/11/2001 2.
3. 4.
III/ Chênh lệch:
1. Số tạm ứng chi không hết (I - II) 500.000 2. Chê quá số tạm ứng (II - I)
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán
Phiếu chi Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Quyển số: ... Số: ... Nợ 141 Có 111 Mẫu số 02 - thị trường QĐ số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Anh Cường Địa chỉ: Trạm bảo dưỡng
Lý do chi: Tạm ứng
Số tiền: 1.000.000 (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn
Kèm theo: Giáy đề nghị tương ứng - Chứng từ gốc: Giấy đề nghị tạm ứng Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Ký Ký Ký Ký Ký
ỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) ... Số tiền quy đổi ...
Sở công nghiệp Hà Nội
Công ty giấy trúc bạch
Giấy đề nghị tạm ứng
Số: 1
Tên tôi là: Nguyễn Anh Cường Đơn vị: Trạm bảo dưỡng Đề nghị ông: Lê Cao Huy
Duyệt chỉ số tiền tạm ứng: 1.000.000 (Viết bằng chữ) Một triệu đồng chẵn. Lý do sử dụng: Mua que hàn
Thời hạn thanh toán: 30 ngày
Ngày 5 tháng 1 năm 2002
Giám đốc công ty Phụ trách đơn vị Người xin tạm ứng
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán lập sổ chi tiết tiền mặt, sổ này được hàng tháng mỗi một phiếu thu chi được phản ánh vào một dòng sổ khi có các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chi tiết tiền mặt.
Biểu số 97
Sổ chi tiết tài khoản
Tháng 12 năm 2001 TK 1111 - Tiền Việt Nam Chứng từ Diễn giải TK
Đ/ứ Số phát sinh Số dư
S N Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu tháng 653.126.93
2 01 1 Chi mua xăng 1521 34.728.000 02 7 Nộp tiền bán phụ trùng vào ngân hàng 112 737.000.000 8 - Thu tiền bán phụ tùng 111 1.028.868.000
- Chi mua Sơn 1521 37.563.500 05 Thu hồi tạm ứng 141 500.000
9 - Thu lại tiền do cắt HĐ máy nhắn tin
642 1.282.000
- Chi KP hội thi tìm hiểu hệ thống QLCL ISO 9000
642 5.000.000
20 - Chi thanh toán tiền phí khử mùi kho vật liệu (phụ
tùng)
... ... .... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 4.914.387.046 5.008.145.951
Biểu số 98 Chứng từ ghi sổ Tháng 1 năm 2002 Trích yếu Số tiền TK Số tiền Ghi chú Nợ Có - Thu tiền bán phụ tùng 111 1521 1.028.868.000 - Thu hồi tạm ứng 111 141 500.000 - Mua hệ thống đến báo bảo vệ
công ty
627 111 7.000.000
- Chi mua xăng 152 111 34.728.000 - Thu lại tiền do cắt hợp đồng
máy nhắn tin
111 642 1.282.000
- Nộp tiền bán vào ngân hàng 112 111 737.000.000
.... .... .... .... ....
Biểu số 99
Số đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2002
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
SH NT SH NT 1 30/01 702.812.890 2 30/01 894.052.361 3 30/01 624.508.734 4 30/01 3.780.562.432 5 30/01 789.312.840 Cộng 6.791.249.257
Người ghi sổ kế toán trưởng Giám đốc
(ký) ( ký) (ký)
Từ chứng từ ghi sổ kế toán dựa vào chứng từ ghi sổ làm căn cứ lập lên sổ cái và từ sổ cái lại đối chiếu lại với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Biểu số 100 Sổ cái Năm 2002 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoả n đối ứng Số tiền Gh i ch ú Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 473.473.392
01 01 - Chi mua xăng 152 34.728.000 02 04 - Nộp tiền bán
vào ngân hàng
112 732.000.000
03 05 Thu hồi tạm ứng 141 500.000 02 07 Thu lại tiền do cắt
hợp đồng máy nhắn tin 642 1.282.000 04 08 Nộp tiền bán vào ngân hàng 112 737.000.000 ... - Cộng phát sinh tháng x 6.791.249.25 7 1.503.770.0 00 - Số dư cuối tháng 5.760.925.6 49 Ngày 31 tháng 1 năm 2002
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Từ các chứng từ sổ sách trên kế toán lập lên sổ quỹ tiền mặt để nắm bắt rõ số liệu tiền mặt thực tế tại quỹ đã chi ra, thu về và còn tồn bao nhiêu kế toán căn cứ vào các chứng từ so sánh trên lập lên sổ quỹ tiền mặt.
Biểu số 101 Sổ quỹ tiền mặt ( biểu ngang đã đánh )
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 2 và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ số 2.
Cuối tháng kế toán tiền mặt và thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư trên sổ sách và thực tế có trong quỹ lập biên bản kiểm kê quỹ và lên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ số 2
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ số 2