Điều tra xác minh thường được thực hiện khi chúng ta đã cĩ quyết định lựa chọn. Mục đích của việc này là để củng cố cho quyết định lựa chọn của các nhà tuyển dụng. Cĩ thể người phỏng vấn yêu cầu ứng viên cung cấp tên của một số người đã giới thiệu ứng viên đến với doanh nghiệp, những người cĩ thể cung cấp thơng tin về phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm và hiệu quả làm việc của ứng viên. Một trong những người giới thiệu này là cấp trên hiện tại hoặc trước đây của ứng viên.
Điều tra xác minh phải được thực hiện ngay khi cĩ quyết định lựa chọn và trước khi mời ứng viên nhận việc. Nhiều doanh nghiệp khơng liên lạc với nơi làm việc hiện tại của ứng viên để xác minh điều tra cho đến khi đã chính thức nhận ứng viên đĩ. Nếu như vậy thì coi như xác minh điều tra trong trường hợp này khơng cịn ý nghĩa nữa. Thơng thường thì điều tra xác minh do bộ phận nhân sự làm nhưng cũng cần lưu ý rằng điều tra xác minh là vấn đề tế nhị, vì vậy cần cĩ sự đồng ý của ứng viên trước khi tiến hành.
Như vậy, cần phải xác minh điều tra để xác định cĩ đúng là ứng viên cĩ những kinh nghiệm như họ nĩi khơng, biết ứng viên cĩ trung thực, chấp hành nội quy, kỷ luật hay khơng, tìm hiểu thêm về những vấn đề chưa được làm sáng tỏ trong quá trình phỏng vấn.
Ngồi ra cần lưu ý thêm là khi đọc các thư giới thiệu, hầu như người ta khơng muốn viết quá xấu về một nhân viên cũ, hoặc ứng viên sẽ khơng bao giờ cung cấp một thư giới thiệu khơng tốt về mình. Những gì khơng được đề cập cĩ thể cịn quan trọng hơn. Chẳng hạn, một người giới thiệu cĩ thể nĩi rằng ứng viên “Vui vẻ, nhiệt tình, được mọi người yêu mến” nhưng lại rất ít đề cập đến năng lực làm việc. Và cũng cĩ những người sử dụng lao động vơ lương tâm, họ đưa ra những nhận xét rất tốt cho những ứng viên mà họ khơng muốn dùng nữa.
Nếu cĩ nghi ngờ về một thư giới thiệu nào đĩ chúng ta cĩ thể gọi điện cho người giới thiệu. Khi trả lời điện thoại người ta thường ít thận trong hơn viết. Một cuộc điều tra xác minh qua điện thoại khơng nên kéo dài quá 20 phút. Thơng thường quy trình xác minh điều tra qua điện thoại bao gồm 3 bước:
Bước 1: Giới thiệu về mình (tên, chức vụ, tên doanh nghiệp) và giải thích lý do của cuộc gọi. Người giới thiệu cĩ thể đề nghị gọi lại cho người tuyển dụng sau để đảm bảo rằng chúng ta đúng là người tuyển dụng như chúng ta đã nĩi.
Bước 2: Giải thích ngắn gọn về vị trí mà chúng ta đang tuyển người và những tiêu chí tuyển chọn và để làm rõ hoặc kiểm tra các thơng tin mà ứng viên cung cấp.
Bước 3: Gửi lời cảm ơn đến người giới thiệu.