Việc lựa chọn hình thức đào tạo nào để đạt được mục tiêu đặt ra cần phải xem xét đến nhiều yếu tố khác nhau để lựa chọn nhưng những yếu tố chính sau đây cĩ thể giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức đào tạo cho phù hợp, đĩ là những yếu tố sau:
Nhu cầu đào tạo: Như đã nĩi ở trên, cĩ một sốâ nội dung đào tạo sẽ đạt hiệu quả tốt nhất với hình thức đào tạo tập trung, nhưng cùng cĩ những kỹ năng chỉ cần áp dụng hình thức đào tạo tại chỗ.
Ngân sách dành cho đào tạo. Ngân sách sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến cách chúng ta triển khai hình thức đào tạo nào. Nếu cĩ ngân sách dồi dào, thì khơng lo ngại việc đầu tư phát triển nội dung đào tạo, mời các chuyên gia về giảng dạy cho nhân viên hay gởi nhân viên đi học những khĩa học cĩ chất lượng nhưng khơng phải ngân sách hạn chế thì khơng tổ chức đào tạo được, mà cĩ thể sử dụng những nguồn lực cĩ sẵn trong cơng ty để triển khai hình thức tại chỗ.
Giảng viên. Ai sẽ tham gia dạy hay hướng dẫn cũng ảnh hưởng khá nhiều đến
quyết định chọn hình thức đào tạo của chúng ta. Ví dụ như chúng ta khĩ cĩ thể áp dụng hình thức đào tạo tại chỗ nếu những cấp trên trực tiếp của người học hay những nhân viên lành nghề phải đảm nhận những cơng việc khác quan trọng hơn hay khơng cĩ khả năng kèm cặp. Mặt khác, nếu sản phẩm hay dịch vụ trong cơng ty khá đặc thù thì sẽ gặp những hạn chế khi chọn những giảng viên bên ngồi.
Nhận xét: Khi chọn lựa những hình thức đào tạo khơng nhất thiết là chúng ta chỉ chọn một hình thức duy nhất. Một cách hiệu quả hơn cả là phối hợp các hình thức đào tạo.
2.3.7.4. Chuẩn Bị Áp Dụng Nội Dung Học Tập Vào Cơng Việc Thực Tế Của NhânViên. Viên.
Chúng ta cĩ thể nhận thấy rằng trong quá trình đào tạo, nhân viên sẽõ đạt được những kiến thức và kỹ năng như mong đợi. Nhưng đây chưa phải là kết quả cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp khi đầu tư và việc đào tạo nhân viên. Kết quả mà doanh nghiệp mong muốn là tăng kết quả thực hiện cơng việc. Rõ ràng kết quả này chỉ cĩ thể đạt được khi nhân viên thể hiện những thay đổi qua cách thức thực hiện cơng việc thơng qua áp dụng những điều đã học được vào thực tế. Như vậy chúng ta vẫn khơng tránh khỏi những thắc mắc liệu nhân viên cĩ dễ dàng áp dụng những điều đã học. Vẫn cĩ những tình huống xảy ra với người học là họ thấy mình nắm bắt một kỹ năng mới nào đĩ rất tốt trong khĩa học nhưng khi quay về làm việc trong doanh nghiệp thì lại thực hiện khơng tốt bằng. Mơi trường làm việc cĩ những hạn chế gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc áp dụng cái mới mà chúng ta đã đào tạo cho họ vào thực tế. Do đĩ cần chú ý những khĩ khăn sẽ gặp phải sau đây:
Cấp trên khơng ủng hộ: “Cấp trên của tơi khơng thích tơi làm theo cách mà tơi đã học được vì sợ rủi ro.”
Kỹ năng học được khơng thích ứng với thiết bị, quy trình hay phương thức hiện hành trong cơng ty. “Tơi học về quản trị nhân sự nhưng ở cơng ty của tơi, sếp tơi là người quyết định hết mọi việc về nhân sự.”
Xung đột giữa các thứ tự ưu tiên trong mục tiêu cơng việc. “Tơi được dạy về các phương pháp để đảm bảo chất lượng nhưng ở bộ phận tơi làm việc thì số lượng được coi trọng hơn là chất lượng.”
Áp lực từ phía đồng nghiệp trong cùng phịng ban hay ở những phịng ban khác. “Những đồng nghiệp của tơi cho rằng tơi đang chơi trội khi muốn làm khác đi.”
Khơng khen thưởng tương xứng. “Tơi làm khác đi thì sẽ được gì.”
Chính vì những khĩ khăn nêu trên, chúng ta cần phải đưa ra những giải pháp, đề nghị cấp trên trực tiếp của người học cĩ kế hoạch “sau đào tạo” như sau:
Giao cho nhân viên một cơng việc hay một dự án mới trong đĩ cho phép nhân viên sử dụng những kiến thức, kỹ năng mà người này học được;
Cho nhân viên cơ hội “thử và sai” khi triển khai những điều đã học được trong cơng việc;
Tổ chức những buổi báo cáo thu hoạch để cùng nhân viên điểm lại những gì đạt được khi áp dụng những cách thức thực hiện cơng việc mới và đúc kết thành những chuẩn mực trong thực hiện cơng việc;
Ở tầm quản lý cao hơn, chúng ta nên đề nghị cơng ty đặt ra tiêu chí khen thưởng và tạo ra cơ chế duy trì việc chia sẻ và áp dụng những điều đã được học vào cơng việc để tạo ra thĩi quen “học hỏi và áp dụng” ở nhân viên. Cĩ như thế thì nhân viên mới cĩ động lực đưa ra những điều đã học vào thực tế và tạo ra những thay đổi tích cực trong kết quả cơng việc.
Nhận xét: Trong thực tế cho thấy những cơng ty áp dụng song song việc tạo điều kiện để nhân viên áp dụng những điều đã được đào tạo vào cơng việc và cĩ những tiêu chí khen thưởng thì lợi nhuận thu được so với chi phí bỏ ra để đào tạo nhân viên là rất lớn.
2.3.7.5. Chuẩn Bị Đánh Giá Hiệu Quả Đào Tạo.
Hoạt động đào tạo cũng cần được đánh giá để xem kết quả thu được là gì và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Chúng ta sẽ tìm được câu trả lời cho những điều mà chúng ta biết sau khi tổ chức những hoạt động đào tạo như:
Các hoạt động đào tạo cĩ đạt mục tiêu đặt ra hay khơng?
Nhân viên học được những gì từ chương trình đào tạo?
Cĩ gì trong chương trình đào tạo cần được cải thiện, bổ sung hay thay đổi?
Cĩ những thay đổi gì cần thực hiện trong những kế hoạch đào tạo trong tương lai về nội dung, phương pháp, chi phí?
Kết quả cuối cùng mang lại cho doanh nghiệp là gì?
Hiệu quả đào tạo được đánh giá ở những mức độ khác nhau ứng với từng khía cạnh và cơng cụ tương ứng. Dưới đây là một bảng ví dụ:
Mức độ Khía cạnh đánh giá Vấn đề quan tâm Cơng cụ Một (1) Phản ứng của người học Người học thích chương trình học như thế nào? Bản câu hỏi đánh giá Hai (2) Những kiến thức kỹ năng học được Người học học những gì?
Bài kiểm tra, tình huống giả
Ba (3) Ứng dụng
vào cơng việc
Người học áp dụng những điều
đã học vào cơng việc như thế nào?
Những đo
lường về kết quả cơng việc
Bốn (4) Kết quả mà
doanh nghiệp đạt được
Doanh nghiệp thu được gì từ việc đầu tư vào đào tạo?
Phân tích chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được
Mơ hình đánh giá của tiến sĩ Donald Kir Patrich
Chúng ta thấy rằng mức độ Một và Hai cĩ thể so sánh ngay trong quá trình đào tạo. Trong khi đĩ mức độ Ba và Bốn chỉ thực hiện được sau quá trình đào tạo.
Điều này dẫn chúng ta đến trọng tâm của việc đánh giá. Nếu chỉ quan tâm đến nội dung khĩa học và giảng viên tiến hành đào tạo như thế nào để cung cấp kỹ năng, kiến thức hay thay đổi thái độ của người học thì chúng ta chỉ cần đánh giá hiệu quả đào tạo ở mức độ Một và Hai. Tuy nhiên nếu chúng ta muốn đo lường hiệu quả đào tạo thể hiện như thế nào tại nơi làm việc, chúng ta sẽ chọn mức độ Ba và Bốn. Đối với hai mức độ này, cần nhiều thời gian và cần nhiều người tham gia hơn.
Một số phương pháp đánh giá đơn giản thường thực hiện:
Bản câu hỏi đánh giá
Thảo luận nhĩm.
Quan sát nhân viên tại chỗ.
Phỏng vấn cấp trên trực tiếp về biểu hiện và kết quả cơng việc của người học sau khi được đào tạo.
Đối với những kỹ năng cĩ thể áp dụng ngay lập tứ chẳng hạn như kỹ năng bán hàng, vận hành máy, chăm sĩc khách hàng.. Nên đưa ra những tiêu chí thực hiện cơng việc, hay những hành vi mong muốn sau khoa học. Việc đánh giá hiệu quả đào tạo sẽ dựa trên việc liệu người học cĩ tuân theo các tiêu chí hay cĩ những biểu hiện mong muốn trong thực tế cơng việc hay khơng.
Đối với những kỹ năng mà người học cần phải cĩ điều kiện phù hợp hay nhiều thời gian dài mới áp dụng và phát triển được như kỹ năng lãnh đạo nhĩm, làm việc theo nhĩm… Nên cĩ gợi ý giúp người học áp dụng.
2.3.7.6. Đạt Sự Cam Kết Của Những Người Cĩ Liên Quan.
Đây là bước cuối cùng trong hoạt động đào tạo và nĩ cũng cĩ ảnh hưởng nhiều đến sự thành cơng trong triển khai kế hoạch đào tạo đĩ là cĩ được sự cam kết của những người cĩ liên quan. Như vậy để triển khai kế hoạch đào tạo một cách suơn sẻ, chúng ta cần sự cam kết của những người cĩ liên quan sau:
Ban giám đốc. Cụ thể là giám đốc cơng ty. Người này sẽ hỗ trợ cho chúng ta về mặt kinh phí đồng thời tạo cho chúng một số quyền hạn để thực thi kế hoạch đào tạo.
Cấp trên trực tiếp của người học. Những người này đĩng vai trị khá quan trọng trong suốt quá trình học tập đặc biệt là giai đoạn ứng dụng kỹ năng của nhân viên. Trước khi nhân viên học, cấp trên của nhân viên hiểu rõ mục tiêu là lý do của chương trình đào tạo. Trong quá trình học, cấp trên cần cam kết tạo điều kiện về thời gian (đối với thức đào tạo tập trung) để đảm bảo nhân viên tham gia đầy đủ các khĩa học. Nếu cấp trên trực tiếp đĩng vai trị là người kèm cặp (hình thức đào tạo tại chỗ) thì sự cam kết tham gia nghiêm túc, kiên nhẫn là rất cần thiết. Sau thời gian học, cấp trên trực tiếp cũng phải cĩ trách nhiệm khuyến khích, tạo cơ hội cho nhân viên áp dụng những điều đã học vào cơng việc.
Bản thân người học. Là tâm điểm của suốt quá trình đào tạo. Vì vậy chúng ta cần đảm bảo rằng người học cam kết tham gia chương trình đào tạo đầy đủ đạt mục tiêu học tập đặt ra ban đầu và phải cĩ ràng buộc về thời gian làm việc lâu dài tại cơng ty và kí vào bản cam kết. Nếu khơng thực hiện đúng thì người học phải chịu hồn tồn trách nhiệm như đã nêu trong cam kết mà các bên cĩ liên quan đã thỏa thuận.
Như vậy chúng ta cĩ thể khẳng định rằng đào tạo là một trong những hình thức đầu tư mang lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp. Đầu tư đúng đắn vào đào tạo sẽ tạo ra một lực lượng lao động cĩ tay nghề cao, cĩ khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi trong doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn. Kéo theo kết quả là giúp tăng lợi nhuận và giảm chi phí cho doanh nghiệp.