Xác định rõ vấn đề của khoảng cách trong thực hiện cơng việc là gì.
Xác định đào tạo cĩ phải là giải pháp. Giúp tránh được tình trạng chạy theo
những đáp ứng nhu cầu đào tạo khơng cĩ thật mà các phịng ban đặt ra.
Xác định đúng phạm vi đào tạo. Đào tạo đúng những gì mà nhân viên cần thì mới cĩ thể bổ sung kịp thời cho họ những kỹ năng và kiến thức cần thiết để xố đi khoảng cách trong kết quả cơng việc.
Hạn chế những chi phí khơng cần thiết cho đào tạo. Chúng ta sẽ tránh được việc đào tạo mà khơng cĩ mục đích rõ rãng, hoặc đào tạo nhiều lần nhưng vẫn khơng giúp doanh nghiệp cải thiện tình hình.
Cĩ cơ sở để thuyết phục cấp trên trực tiếp hỗ trợ nhân viên áp dụng những điều đã học (nếu đào tạo là giải pháp) để thay đổi cách thực hiện cơng việc.
Ngồi ra, cĩ thể đưa ra những giải pháp hiệu quả hơn ngồi đào tạo để cải thiện cơng việc vì chúng ta biết được nguyên nhân là do đâu.
2.3.6.2. Những Phương Pháp Sử Dụng Trong Đánh Giá Nhu Cầu.
Cĩ rất nhiều phương pháp đánh giá nhu cầu, nhưng thơng thường sử dụng 3 phương pháp: Phỏng vấn, quan sát và xem xét tài liệu cĩ sẵn.
a. Phỏng Vấn.
Phỏng vấn là một trong những cách hữu hiệu mà chúng ta cĩ thể lấy được thơng tin cập nhật và chính xác trong quá trình đánh giá nhu cầu. Để thực hiện phỏng vấn, chúng ta cần chuẩn bị thật kỹ về nội dung câu hỏi, xắp xếp hẹn gặp những người tham gia phỏng vấn, trang bị kỹ năng giao tiếp trong quá trình phỏng vấn. Những câu hỏi phỏng vấn xoay quanh nội dung sau:
Phỏng vấn trưởng bộ phận:
Vấn đề mà người trưởng bộ phận đang gặp phải là gì?
Những biểu hiện gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) cho thấy nhân viên khơng thực hiên cơng việc đạt kết quả mong muốn? Biểu hiện xảy ra thường xuyên như thế nào? Gây ảnh hưởng/thiệt hại đến kết quả cuối cùng của phịng, ban/ doanh nghiệp như thế nào?
Mong muốn, yêu cầu, tiêu chuẩn mà trưởng bộ phận đặt ra cho nhân viên trong thực hiện cơng việc là gì? Biểu hiện tiêu biểu là gì?
Cĩ những lý do nào khác khiến trưởng bộ phận cho rằng đào tạo là cần thiết?
…
Song song với việc phỏng vấn trưởng bộ phận, chúng ta cũng sắp xếp thời gian trao đổi thêm với người thực hiện cơng việc. Khi phỏng vấn người thực hiện cơng việc, việc đầu tiên cần phải làm là thơng báo cho họ biết chúng ta đang làm gì và tại sao. Cần phải cĩ sự cam kết với họ ngay từ đầu và đảm bảo thơng tin nhận được là đầy đủ và rõ ràng cĩ chất lượng.
Phỏng Vấn Nhân Viên: Cần Quan Tâm Đến Những Vấn Đề Sau:
Cách thức mà họ thực hiện cơng việc hiện tại. Chúng ta cĩ thể kiểm tra xem liệu họ cĩ những biểu hiện mà cấp trên của họ địi hỏi nơi họ hay khơng.
Những khĩ khăn mà họ đang gặp phải khi thực hiện cơng việc. Tìm hiểu xem những gì cĩ thể cản trở đến việc đạt được kết quả trong thực hiện cơng việc của họ.
Chọn những mẫu đúng và tiêu biểu để phỏng vấn. Khi đánh giá nhu cầu đào tạo cho một phịng ban lớn hay cả cơng ty thì khơng thể nào phỏng vấn hết được tất cả các nhân viên. Vì vậy, chúng ta cần phải phối hợp các trưởng bộ phận/ giám đốc chức năng chọn ra một số nhân viên tiêu biểu trong số những người được xem là đang thật sự cĩ khoảng cách trong kết quả cơng việc. Trong trường hợp đào tạo cĩ quy mơ lớn, chúng ta cần tổ chức đánh giá dưới dạng bảng câu hỏi điều tra đi kèm với phỏng vấn trực tiếp.
Thiết kế câu hỏi mở. Đây là những câu hỏi mà người trả lời khơng thể chỉ đáp “cĩ” “khơng”. Những câu hỏi này khiến họ cung cấp thơng tin và tham gia trị chuyện. Thường bắt đầu như: Cái gì? Ở đâu? Tại sao? Ai? Khi nào? Như thế nào? Và cĩ thể đặt những câu hỏi như:
Anh (chị) cĩ ý kiến gì về..
Anh (chị) nghĩ như thế nào về…?
Để phỏng vấn cĩ hiệu quả, chúng ta cũng cần tìm hiểu trước cơng việc của người mà chúng ta sẽ phỏng vấn, đặc biệt là những cơng việc khơng thuộc chuyên mơn của chúng ta.