a. Công tác kiểm kê: Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng
Minh, việc kiểm kê hàng tồn kho thường được tiến hành vào cuối năm cùng thời điểm khoá sổ kế toán. Mỗi năm Công ty chỉ kiểm kê một lần nếu không có sự cố gì lớn xảy ra (nếu xảy ra sự cố thì phải kiểm kê ngay thời điểm xảy ra sự cố). Mục đích của việc kiểm kê vật tư là kiểm tra lại nhằm xác định một cách chính xác về số lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có trong Công ty, mặt khác là nhằm đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các hao hụt, hư hỏng, mất mát vật tư từ đó có biện pháp xử lý và đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dụng vật tư, đưa công tác quản lý vào nề nếp.
Khi kiểm kê vật tư Công ty sẽ thành lập hội đồng kiểm kê, hội đồng kiểm kê được chia thành hai tổ: tổ kiểm kê TSCĐ và tổ kiểm kê TSLĐ. Các tổ kiểm kê sẽ thực hiện công việc dưới sự giám sát của Giám đốc.
- Công việc kiểm kê được tiến hành theo trình tự:
+ Tại các phòng ban như: Phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh…phải tiến hành đối chiếu sổ sách trước khi kiểm kê. Phòng kế toán sẽ cung cấp phiếu kiểm kê cho các bộ phận có liên quan và hướng dẫn thực hiện sổ kiểm kê.
+ Trước khi kiểm kê phải khoá sổ kế toán, xác định lượng nguyên vật liệu, CCDC tồn kho ở thời điểm kiểm kê trên sổ sách. Khi kiểm kê hội đồng kiểm kê sẽ lập “Biên bản kiểm kê vật tư” (Biểu số 19). Biên bản này ghi rõ từng loại vật tư được kiểm kê về số lượng, đơn giá, lượng tồn trên sổ sách. Sau đó căn cứ vào kết quả kiểm kê và biên bản kiểm kê vật tư xác định các nguyên nhân làm cho vật tư thừa, thiếu, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách để có biện pháp xử lý thích hợp. Công ty có áp dụng chế độ thưởng, phạt về công tác kiểm kê nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty.
- Việc kiểm kê được thực hiện với từng loại nguyên vật liệu, CCDC để tránh trùng lặp.
Biểu số 19
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá
Biên bản kiểm kê gồm:
Ông: Đỗ Doãn Việt-Trưởng ban Ông: Nguyễn Thái Hà-Uỷ viên Ông: Nguyễn Việt Quang-Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng:
STT Tên, quy cách vật tư ĐV Đơn giá
Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch tiền SL T.Tiền SL T.Tiền Thừa Thiếu Bột dẻo Kg 10000 300 3000000 300 3000000 0 0 Bột mỳ Kg 12000 300 3600000 300 3600000 0 0 Đường Kg 7000 200 1400000 200 1400000 0 0 Sữa bột Kg 3000 3500 1050000 3500 1050000 0 0 Váng sữa Kg 14500 3000 43500000 3000 43500000 0 0 Trứng gà Quả 1000 1000 1000000 1100 1100000 100000 Bơ Kg 19500 50 975000 40 780000 0 195000