Trường hợp thanh toán ngay cho người bán: Tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng (TGNH) khi thanh toán kế toán tiền kiêm thủ quỹ sẽ vào sổ chi tiết, định kỳ sẽ cộng tổng số tiền rồi vào bảng kê số 1, bảng kê số 2,đồng thời vào NKCT số 1-ghi Có TK 111 và vào NKCT số 2-ghi Có TK 112, giá trị nguyên vật liệu, CCDC mua bằng tiền mặt được ghi vào cột “ghi Có TK 111 và ghi Nợ TK 152, 153” trong NKCT số 1. Nếu thanh toán bằng TGNH thì sẽ vào NKCT số 2- “ghi Có TK 112” ghi Nợ TK 152, 153 trong NKCT số 2.
Cuối tháng xác định số tổng cộng phát sinh Có TK 111, 112 đối ứng với Nợ TK 152, 153 ở NKCT số 1, NKCT số 2 để chuyển vào sổ cái TK 152 (Biểu số 18).
Biểu số 18
Công ty sản xuất và thương mại Hoàng Minh
Nhật ký Chứng từ số 1
Ghi Có TK 111-Tiền mặt Tháng 12/2006
Đơn vị tính: 1000đ Ngày Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các TK Tổng Có
152 153 133 ….
01/12-10/12 99396 9939,6 109335,6 11/12-20/12 42740 21000 6374 70114 21/12-31/12 13344 56370 6971,4 76685,4
Cộng 155480 77370 23285 256135
Nếu trường hợp chưa thanh toán với người bán: Hiện nay tại Công ty các hàng hoá nguyên vật liệu, CCDC được mua chủ yếu theo hình thức trả chậm. Để theo dõi tình hình công Nợ kế toán sử dụng TK 331-Phải trả người bán. Căn cứ vào hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho, thuế GTGT đầu vào kế toán ghi số tiền phải trả nhà cung cấp gồm giá trị nguyên vật liệu, CCDC nhập kho, thuế GTGT đầu vào tương ứng cột phát sinh Có TK 331, đồng thời ghi phát sinh Nợ TK 152, 153, 133. Khi thanh toán căn cứ vào hình thức thanh toán, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ kế toán ghi số tiền trả nhà cung cấp vào bên phát sinh Nợ vào TK 331 đối ứng với TK 111, 112 vào bên Có.
Cuối tháng kế toán lập bảng cân đối phát sinh công Nợ căn cứ vào sổ chi tiết công Nợ với từng nhà cung cấp. Từ sổ chi tiết công Nợ và bảng cân đối phát sinh công Nợ, kế toán tổng hợp số liệu vào NKCT số 5 mỗi đối tượng ghi một dòng. Số tổng cộng ở cột ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152, 153 trên NKCT số 5 sẽ được chuyển vào sổ cái TK 152, 153 vào:
- Bảng cân đối phát sinh công Nợ - NKCT số 5