Kế toán vật tư sẽ theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC bằng sổ chi tiết vật tư. Hàng ngày căn cứ vào thẻ kho của thủ kho chuyển đến kế toán tiến hành sắp xếp, phân loại theo số thứ tự của phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ kế toán chi tiết nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC. Sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được đóng thành từng quyển cho từng loại (nhóm) nguyên vật liệu, CCDC cho phù hợp (tuỳ thuộc vào tính chất của loại nhóm nguyên vật liệu, CCDC). Vì nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên việc nhập nguyên vật liệu, CCDC kế toán phải theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Đối với vật tư mua ngoài do mua của nhiều doanh nghiệp, nhập khẩu….nên yêu cầu phải phản ánh chi tiết cả giá mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, các khoản thuế không được hoàn lại, tình hình thanh toán với người bán…
Định kỳ kế toán phải tiến hành đối chiếu kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, nếu thấy số lượng trên sổ chi tiết khớp với số lượng trên thẻ kho thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời vì nguyên vật liệu, CCDC xuất cho nhiều đối tượng sản xuất, quản lý khác nhau nên yêu cầu phải hạch toán thật chi tiết cụ thể số nguyên vật liệu, CCDC xuất ra cả về mặt giá trị, số lượng và chủng loại làm cơ sở để tính toán
về giá thành sản xuất, chi phí liên quan (như quản lý doanh nghiệp, bảo hiểm…) và để tính ra lỗ, lãi cuối kỳ.
Căn cứ vào số nhập-xuất do thủ kho chuyển đến, kế toán tính ra được số tồn kho cuối tháng và ghi số tồn kho cuối tháng vào. Sau khi tính ra được số tồn kho cuối tháng chi tiết, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu với thủ kho số lượng nhập-xuất-tồn, số liệu hai bản này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. Việc đối chiếu cho phép kiểm tra việc xuất kho nguyên vật liệu, CCDC có chính xác với số lượng trên sổ sách hay không. Từ đó xác định chính xác được chi phí nguyên vật liệu, CCDC.
- Đối với chứng từ nhập kho: Kế toán mở “Sổ chi tiết nhập vật tư” theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ chi tiết nhập vật tư mở cho từng kho và từng tháng.
Biểu số 7
Sổ chi tiết nhập vật tư
Tháng 12 năm 2006 Kho: THU
Đơn vị tính: 1000 đồng
Chứng từ
Tên vật tư TKĐƯ ĐV Số
lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày
10N.THU 03/12 Đường 331 Kg 250 7.000 1.750.000 7P.THU 08/12 Váng sữa 331 Kg 3000 14.500 43.500 5P.THU 10/12 Sữa bột 331 Kg 3500 30.000 105.000 20P.THU 12/12 Bột cà phê 331 Kg 25 121 3050
- Đối với chứng từ xuất kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào “Sổ chi tiết xuất vật tư” chỉ tiết số lượng số ngày được dùng để theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu, CCDC cho các mục đích khác nhau.
Biểu số 8
Sổ chi tiết xuất vật tư
Tháng 12 năm 2006 Kho: THU Vật tư Số lượng Đơn giá (1000đ) Thành tiền Ghi Có TK 152, Ghi Nợ các TK Mã Tên TK 621 TK 627
(1000đ) SL Tiền (1000đ) SL Tiền (1000đ) Đường 80 7 560 60 420 20 140 Váng sữa 2900 14,5 12.050 2175 31537,5 725 10512,5 Sữa bột 1200 30 36.000 950 28500 250 7500 Bột cà phê 8 122 976 6 732 2 244 … … … …. …. … …. ….
Ngoài ra, Công ty sẽ mở thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại vật tư cụ thể theo cả hai phương thức số lượng và giá trị (Biểu số 9) việc mở cả ba loại sổ trên sẽ phục vụ cho việc theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC. Theo dõi tình hình nhập kho có sổ chi tiết nhập vật tư, theo dõi tình hình xuất kho có sổ chi tiết xuất vật tư và theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của mỗi loại vật tư có thẻ kế toán chi tiết.
Biểu số 9
Thẻ kế toán chi tiết
Kho: THU 12 Vật tư: Váng sữa (ĐV: kg) Tháng 12 năm 2006 Đơn vị tính: 1000đ Số lượng Thành tiền Tồn ĐK 250 3625 Nhập kho 3000 43500 Xuất kho 2900 42050 Tồn CK 350 5075 Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ
Số Ngày SL Tiền
(1000đ) SL
Tiền (1000đ) THU
Số Mua của Công ty CP sữa Việt Nam
331 3000 43.500
THU 10/12 Xuất để sản xuất bánh quy kem
621 2900 42050
Để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của tất cả các loại nguyên vật liệu, CCDC kế toán vật tư mở sổ, lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn bảng này có thể theo dõi từng kho hoặc ở tất cả các kho (Biểu số 9)
Ngoài ra để theo dõi chi tiết kế toán lập (Sổ chi tiết) cho từng sản phẩm, sổ chi tiết sẽ theo dõi tổng giá trị nguyên vật liệu, CCDC được dùng để sản xuất từng loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm ghi trên một dòng của sổ. Để lập sổ chi tiết vật tư, kế toán còn lập sổ chi phí vật liệu, lấy số tổng cộng của các tổ chi phí nguyên vật liệu, CCDC để ghi vào sổ chi tiết vật tư.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh Địa chỉ: 52 Trương Định-Hà Nội
Biểu số 10
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho
Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tất cả các kho
Mã Tên ĐV
Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền (1000đ) SL Thành tiền (1000đ) SL Thành tiền (1000đ) SL Thành tiền (1000đ) 12CHI Axít chanh Kg 87,5 1026,9 241 6602,88 191 5245,82 87,5 1026,9 86ANH Bơ Kg 188,75 3207 1291 22119,66 1336,77 21535,9 142,98 3790,76 13ANH Chống ẩm Kg 10 456,86 17 759,05 18,21 812,33 8,79 403,57 THU36 Váng sữa Kg 250 3625 3000 43500 2900 42050 350 5075 THA18 Sữa bột béo Kg 2564,6 35439,6 2266,6 67093,3 1874,3 55296,19 2956,9 87236,71
…. …. …. …. …. …. …. …. …. …. ….