là đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết. Tuy nhiên có nhược điểm là độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung của Công ty. Công ty làm kế toán bằng máy tính nên công việc dễ làm hơn, hàng tháng chỉ việc nhập số liệu căn cứ vào các chứng từ sau đó với chương trình, công thức đã lập trình sẵn trong máy, máy tính sẽ tự tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và từ đó tính ra giá trị xuất kho của từng loại nguyên vật liệu, CCDC khác nhau.
2.1.4. Công tác thu mua, bảo quản,sử dụng, dự trữ, cung cấp nguyên vật liệu, CCDC: CCDC:
Chất lượng nguyên vật liệu, CCDC có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm sản xuất, để có những sản phẩm ngon, tốt, đảm bảo chất lượng, thu hút được sự chú ý của khách hàng Công ty đã xây dựng một quy chế quản lý nguyên vật liệu, CCDC từ các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu, CCDC nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng những thông tin về chất lượng nguyên vật liệu, CCDC cho quá trình sản xuất.
a. Khâu thu mua:
Việc thu mua nguyên vật liệu, CCDC của Công ty do phòng vật tư trực tiếp chịu trách nhiệm và quản lý. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu dùng nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty; Căn cứ vào đặc điểm thời vụ của hàng hoá, số lượng hàng hoá sản xuất theo các đơn đặt hàng, chất lượng sản phẩm bán ra….đồng thời căn cứ vào các số lượng hàng hoá tiêu thụ của thời điểm trước bộ phận này sẽ được kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, CCDC nhằm đảm bảo kịp thời, đầy đủ về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, CCDC cho đợt sản xuất này.
Sau khi tham khảo giá và chất lượng hàng do các nhà cung cấp gửi đến, phòng vật tư sẽ lên kế hoạch dự toán chi tiết về giá trị và lượng nguyên vật liệu, CCDC cần mua rồi gửi lên Giám đốc. Sau khi có sự phê duyệt của Giám đốc nhân viên phòng vật tư sẽ được tạm ứng tiền để đi mua nguyên vật liệu, CCDC.
Khi nhập nguyên vật liệu, CCDC: Trước khi nguyên vật liệu, CCDC nhập kho sẽ có một bộ phận kiểm tra chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại…. sau đó mới cho nhập kho. Việc nhập kho nguyên vật liệu, CCDC phải có sự phê duyệt của
Giám đốc, kế toán trưởng mới được nhập. Hàng ngày thủ kho phải tiến hành công tác kiểm tra nguyên vật liệu, CCDC đặc biệt là đối với những nguyên vật liệu chính. Cuối tháng kế toán tổng hợp vật tư sẽ đối chiếu sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC với thủ kho. Cuối năm Công ty thành lập Hội đồng kiểm kê và tiến hành kiểm kê kho trên tổng thể và đưa ra các biện pháp xử lý đối với các trường hợp thừa thiếu nguyên vật liệu, CCDC. Trong quá trình kiểm kê sẽ được biên bản kiểm kê hàng tồn kho với các số liệu thực tế về số lượng, chất lượng, phẩm chất, đơn giá….Từ đó để xử lý và kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.
b. Khâu bảo quản:
Sau khi thu mua, nguyên vật liệu, CCDC được tổ chức bảo quản. Do nguyên vật liệu, CCDC của Công ty là các nguyên vật liệu, CCDC dễ bị ẩm mốc, mối mọt…nên yêu cầu được bảo quản chu đáo. Công ty đã đầu tư, xây dựng hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu, CCDC, hàng hoá…an toàn.
Hệ thống kho tàng, bến bãi của Công ty đạt tiêu chuẩn, hàng năm Công ty cho nâng cấp, sửa chữa kịp thời những hư hỏng trong quá trình sử dụng. Để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra, thủ kho trực tiếp quản lý có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ….tránh được những thất thoát, lãng phí tới mức tối thiểu, đồng thời đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu, CCDC tồn kho để kịp thời phục vụ cho sản xuất.
c. Khâu sử dụng:
Quá trình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận sản xuất, thủ kho. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, CCDC cho sản xuất bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư. Kế toán vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và giao cho nhân viên của bộ phận có nhu cầu sử dụng xuống kho lấy vật tư. Phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu sử dụng vật tư được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và căn cứ cho phòng vật tư xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, CCDC cho đợt sản xuất tiếp theo cũng như theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC.
- Nguyên vật liệu đưa vào sử dụng để chế biến ra các loại bánh kẹo phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại….nên cần phải được kiểm tra, quản lý chặt chẽ. Kết hợp với việc Công ty có định mức tiêu hao hợp lý của sản phẩm sao cho nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm là nhỏ nhất. Công ty có chế độ khen thưởng khi sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhưng đồng thời Công ty vẫn phải quản lý để không quá lạm dụng việc tiết kiệm mà cho ra những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Ngược lại Công ty có hình thức kỷ luật đối với việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu do trình độ và ý thức của công nhân sản xuất. Hướng dẫn nâng cao tay nghề cho công nhân sao cho thực hiện tốt việc tiết kiệm nguyên vật liệu.
d. Khâu dự trữ:
Nguyên vật liệu, CCDC đều là hàng tồn kho với những tính chất riêng và có những thay đổi bất thường, vì vậy việc xây dựng định mức hợp lý cho việc dự trữ nguyên vật liệu, CCDC là cần thiết.
Các định mức dự trữ này sẽ do phòng vật tư lập căn cứ vào đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC, căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ và những biến động thị trường. Việc lập định mức hàng tồn kho nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu, đồng thời tránh tình trạng dự trữ quá nhiều dẫn đến hư hỏng nguyên vật liệu, CCDC và ứ đọng vốn. Đặc biệt với những nguyên vật liệu mang tính chất thời vụ Công ty phải lập kế hoạch thu mua và dự trữ sao cho đảm bảo nhu cầu sản xuất cả năm.
Hàng tháng thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình tồn kho, thực trạng nguyên vật liệu, CCDC cho bộ phận kinh doanh và kế toán để có phương án kịp thời xử lý những tình huống trong việc dự trữ nguyên vật liệu, CCDC và những tình huống về hư hỏng nguyên vật liệu, CCDC để xử lý kịp thời đảm bảo cho sản xuất.
e. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty:
Hiện nay nguồn cung cấp nguyên vật liệu, CCDC chủ yếu cho Công ty là các doanh nghiệp trong nước, có một số ít loại vật tư được nhập khẩu từ nước ngoài. Nói chung vì nguồn nhập vật tư chủ yếu ở trong nước nên sẽ thuận tiện cho việc thua mua, vận chuyển, giá cả, thuế ít (không chịu thuế nhập khẩu). Nguyên vật liệu, CCDC nhập khẩu từ nước ngoài ít nhưng cũng rất cần thiết vì trong quá trình sản xuất nếu không đáp ứng kịp thời sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất mà nếu mua trong nước thì lại không mua được loại đúng chủng loại và không đạt tiêu chuẩn…Để đảm bảo các yêu cầu đặt ra Công ty luôn phải thực hiện việc mua nguyên vật liệu, CCDC qua các hợp đồng kinh tế với những điều khoản chặt chẽ cả trong việc mua bán trực tiếp các nguyên vật liệu, CCDC sản xuất trong nước và cả những nguyên vật liệu, CCDC sản xuất tại nước ngoài.