Legend Metropole Hanoi cũng như cỏc khỏch sạn khỏc, mỗi bộ phận hoạt động riờng biệt với nhau nhưng bổ sung, liờn quan chặt chẽ với nhau để phục vụ khỏch hàng.
Bộ phận lễ tõn: cú vai trũ quan trọng trong khỏch sạn, tạo ấn tượng đầu
tiờn đối với khỏch trước khi đến khỏch sạn, trong thời gian lưu trỳ và sau thời gia lưu trỳ tại khỏch sạn. Sau đõy là một số nhiệm vụ của bộ phận lễ tõn:
Chào và đún tiếp khỏch
Giao phũng và đưa chỡa khúa phũng cho khỏch
Trả lời những cõu hỏi của khỏch và giải quyết những thắc mắc của khỏch
Thu tiền mặt, thu đổi ngoại tệ hoặc thu nhận qua tớn dụng
Lưu giữ chứng từ hành chớnh
Chuyển lời nhắn và phõn loại thư từ giao dịch của khỏch và khỏch sạn
Xõy dựng mối quan hệ tốt đẹp với khỏch hàng,…
Tại bộ phận lễ tõn cả khỏch sạn Sofitel Legend Metropole Hanoi, cỏc nhiệm vụ được chia nhỏ ứng với từng vị trớ riờng:
- Giỏm đốc bộ phận lễ tõn: quản lý chung cụng việc của cả bộ phận lễ tõn bao gồm tất cả cỏc cụng việc của lễ tõn sảnh, bàn bỏn tour, conciegr, quan hệ khỏch hàng, bellman, doorgirl…
- 02 trợ lý giỏm đốc lễ tõn
- 01 giỏm đốc lễ tõn tầng đặc biệt (tầng 7)
- Giỏm sỏt của bộ phận lễ tõn: bao quỏt cỏc cụng việc hàng ngày của nhõn viờn
- Butler: là người phục vụ khỏch tại tầng đặc biệt, phục vụ ăn uống cho khỏch tại phũng và tại khu vực ăn uống dành riờng cho khỏch đặc biờt tại tầng 7
- Nhõn viờn lễ tõn: đún tiếp, làm nhiệm vụ nhận phũng, trả phũng, giải quyết cỏc phàn nàn của khỏch
- Nhõn viờn tổng đài: là người trực tổng đài, cú nhiệm vụ nối mỏy lờn phũng cho khỏch, ghi lai lời nhắn khi khỏch khụng cú mặt ở khỏch sạn, phục vụ dịch vụ điện thoại trong và ngoài nước cho khỏch và khỏch sạn
- Bellman và Doorman (nhõn viờn vận chuyển hành lý lờn phũng cho khỏch): mở của và mang vỏc hành lý cho khỏch đến và rời khỏch sạn
Bộ phận buồng
Bộ phận buồng của khỏch sạn Sofitel Legend Metropole Hanoi cú 1 giỏm đốc bộ phận, 1 trợ lý giỏm đốc, 10 giỏm sỏt viờn, 2 nhõn viờn trực điện thoại, 1 tổ trưởng tổ Linen, 1 tổ trưởng tổ giặt là, nhiều nhõn viờn buồng và thợ may.
Nhõn viờn buồng lờn đến gần 250 người được giao làm cỏc cụng việc khỏc nhau:
Room (Buồng)
Public (cụng cộng)
Linen (đồ vải)
Nhõn viờn bộ phận buồng cú trỏch nhiệm lau dọn và bảo dưỡng cỏc khu vực trong khỏch sạn. Bảo dưỡng là kiểm tra cỏc khu vực, trang thiết bị của khỏch sạn để phỏt hiện cỏc hỏng húc, trục trặc hoặc cỏc điều kiện cú thể dẫn tới cỏc việc trờn để bỏo lại cho bộ phận sửa chữa và bảo dưỡng. Bộ phận buồng là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho cỏc bộ phận khỏc trong khỏch sạn như quản lý, cung cấp đồ dựng, vật dụng cho cỏc bộ phận khỏc giỳp, giảm khối lượng cụng việc của bộ phận an ninh, bảo dưỡng.
Bộ phận nhõn sự cú nhiệm vụ tham mưu cho ban giỏm đốc về cụng tỏc
tổ chức, quản lý nhõn lực, bố trớ lao động trong khỏch sạn. Lập kế hoạch và xõy dựng chiến lược nguồn nhõn lực, xỏc định và dự bỏo nhu cầu lao động cho mỗi loại cụng việc. Tạo động lực trong lao động, khen thưởng, kỷ luật, khuyến khớch lao động về cả vật chất lẫn tinh thần. Chịu trỏch nhiệm trong vấn đề làm bảo hiểm xó hội cho nhõn viờn, lo mọi thủ tục về hành chớnh cho đơn vị:
Tuyển chọn và bố trớ nhõn viờn
Đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực
Đỏnh giỏ quỏ trỡnh cụng tỏc và trả lương cho nhõn viờn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thu thập ý kiến của cỏn bộ cụng nhõn viờn để phản ỏnh lờn ban lónh đạo.
Bộ phận kinh doanh tiếp thị:
Chức năng chớnh của bộ phận này là chiếc cầu nối giữa người tiờu dựng với cỏc bộ phận dịch vụ của khỏch sạn. Bộ phận này tổ chức cỏc chương trỡnh xỳc tiến, tuyờn truyền, quảng cỏo, kớch thớch người tiờu dựng.
Bộ phận tiếp thị chịu trỏch nhiệm nghiờn cứu thị trường, ký kết cỏc hợp đồng phục vụ khỏch với cỏc hóng du lịch, văn phũng đại diện, cỏc cơ quan cú nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trỳ, ăn uống, hội nghị, hội thảo.
Bộ phận kế toỏn
Bộ phận kế toỏn thực hiện cụng việc chuyờn mụn là hạch toỏn mọi hoạt động kinh doanh của khỏch sạn, bỏo cỏo về tài chớnh của khỏch sạn và tham mưu cho ban giỏm đốc những biện phỏp về tài chớnh để phỏt triển hoạt động kinh doanh. Thao dừi, cập nhật hàng húa xuất nhập kho của khỏch sạn, thực hiện phần thu- chi của tổ chức. Cung cấp số liệu phục vụ cho việc phõn tớch hoạt động kinh doanh để so sỏnh hoạt động kinh doanh giữa cỏc kỳ để đưa ra phương ỏn kinh doanh hiệu quả nhất phự hợp với tỡnh hỡnh cụ thể của khỏch sạn.
Bộ phận bảo vệ
Trực 24/24, tuần tra bảo vệ tỡnh hỡnh an ninh trật tự trong nội bộ khỏch sạn. Kiểm tra, kiểm soỏt tư trang nhõn viờn khi ra vào khỏch sạn, trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt tài sản của nhõn viờn và khỏch sạn.
Tham mưu cho ban giỏm đốc về cụng tỏc tự vệ, phũng chỏy, chữa chỏy.
2.2.1.3 Phõn cụng lao động tại cỏc bộ phận
Phõn cụng lao động tại cỏc phũng ban chức năng
Cỏc phũng ban chức năng của khỏch sạn bao gồm: bộ phận hành chớnh nhõn sự, marketing, tài chớnh kế toỏn và ban giỏm đốc. Cỏc phũng ban chức năng làm việc theo giờ hành chớnh.
Lịch làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6: làm việc từ 8h đến 5h. Thứ 7 làm việc từ 8h sỏng đến 12h30 trưa. Chủ nhật nghỉ.
Phõn cụng lao động của cỏc bộ phận khỏc trong khỏch sạn
Cỏc bộ phận khỏc trong khỏch sạn như lễ tõn, buồng, F&B, bảo vệ, kỹ thuật, bộ phận bếp căng tin sẽ làm việc theo ca, nhõn viờn trong cũng bộ phận khụng được nghỉ trựng ngày đặc biệt vào những ngày lễ tết mà sẽ được nghỉ bự trước hoặc sau ngày nghỉ.
Phụ thuộc vào cụng suất phũng cũng như số lượng khỏch lưu trỳ mà giỏm sỏt bộ phận sẽ xếp lịch cho phự hợp nhất. Một số ca làm việc cơ bản của bộ phận lễ tõn: Ca từ 6h30 sỏng đờn 3h chiều Ca từ 7h sỏng đến 3h30 chiều Ca từ 10h30 sỏng đến 7h tối Ca từ 2h chiều đến 10h30 tối Ca từ 10h tối đến 6h30 sỏng.
Mỗi nhõn viờn làm 8 tiếng một ngày khụng tớnh thời gian nghỉ ăn cơm.
2.2.1.4 Cơ cấu lao động của khỏch sạn Sofitel Legend Metropole Hanoi. Hanoi.