- Cần đào tạo thêm kỹ năng quản lý và trình độ chuyên môn cho tổ trưởng, hiện
a. Trong khâu Chuẩn bị đào tạo, những côngviệc chính được cụ thể đó là:
Cán bộ phụ trách đào tạo nghiên cứu hình thức đào tạo phù hợp cho từng nội dung đào tạo:
• Đào tạo bên ngoài:
Có hai hình thức tổ chức đào tạo ngoài
Thứ nhất, Cử nhân viên tham gia các khóa học tại các tổ chức đào tạo (public)
- Liên hệ các tổ chức đào tạo lấy các thông tin như dưới đây và tiến hành lựa chọn theo Quy trình mua hàng (trừ các khóa học đã được chỉ định nhà cung cấp hoặc là một phần của một hợp đồng/ cam kết khác):
+ Nội dung khóa học
+ Phương thức giảng dạy: lý thuyết, thực hành, trò chơi... + Chi phí
+ Giảng viên: trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng giảng dạy... + Thời gian, địa điểm
- Liên hệ với học viên:
+ Gửi các thông tin về khóa học cho học viên, Cán bộ Quản lý trực tiếp
+ Nếu tham gia: lập Danh sách học viên, đăng ký tham gia với tổ chức đào tạo, thanh toán chi phí, thông báo khóa học cho học viên, CBQL trực tiếp và các cá nhân có liên quan
+ Nếu không tham gia: tiếp tục tìm hiểu khóa đào tạo khác
Thứ hai, Thuê giảng viên giảng dạy cho học viên (in - house)
- Tìm hiểu các thông tin sau đây về giảng viên và tiến hành lựa chọn theo Quy trình mua hàng (trừ các khóa học đã được chỉ định nhà cung cấp hoặc là một phần của một hợp đồng/ cam kết khác): trình độ, kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng giảng dạy....
- Cùng giảng viên xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với yêu cầu, đặc thù của Công ty
Hợp đồng đào tạo; Danh sách học viên (Phụ lục)
=>> Những người chịu trách nhiệm chính bao gồm: Cán bộ phụ trách đào tạo và các trưởng bộ phận; cán bộ hành chính (để chuẩn bị phong học, nếu là đào tạo in-house)
•Đào tạo nội bộ:
- Các nội dung đào tạo bắt buộc:
Đào tạo định hướng (đào tạo lại sau 2 năm) Đào tạo an ninh
Đào tạo an toàn lao động + PCCC + tình huống khẩn cấp (Nhà máy)
Đào tạo về công nghệ, qui trình sản xuất, sản phẩm (thẻ, ACS, Biz Form...) đối với nhân viên kinh doanh và nhân viên sản xuất
Đào tạo về kỹ năng bán hàng đối với nhân viên kinh doanh - Chuẩn bị đào tạo
Lựa chọn giảng viên trong Danh sách giảng viên Kiểm tra lại tài liệu đào tạo
Chuẩn bị phòng học, công cụ dụng cụ, nước uống, tea-break Lập danh sách học viên
(Trích Nội dung quy trình Đào tạo MK Smart 2008)
Như vậy có thể thấy trong khâu chuẩn bị đào tạo của công ty đã bao gồm lồng ghép những nội dung sau:
- Lựa chọn đôi tượng đào tạo
- Lựa chọn chương trình đào tạo và phương pháp đào tạo - Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Về lựa chọn đối tượng đào tạo: Ở Công ty, đối tượng đào tạo có thể là cá nhân người lao động, là những người cùng trong một bộ phận – Tổ/nhóm, hoặc toàn bộ bộ phận lao động gián tiếp/toàn bộ bộ phận lao động trực tiếp, hoặc toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty. Tùy thuộc vào từng mục tiêu, nội dung của khóa đào tạo mà đối tượng đào tạo cũng khác nhau. Ví dụ nếu khóa đào tạo những kỹ năng về thuyết trình, kỹ năng đàm phán, hoặc tiếng Anh cho người đi làm v.v... thì đối tượng được đào tạo ở đây là bộ phận lao động gián tiếp. Hay nếu khóa đào tạo về một số thay đổi trong các
qua Phiếu yêu cầu đào tạo năm và Phiếu yêu cầu đào tạo theo đợt). Ở đây có những chương trình đào tạo là bắt buộc, đó là Đào tạo nội bộ (Internal training) có những nội dung là bắt buộc mà bất cứ thành viên nào cũng đều phải được tham gia (đào tạo định hướng, đào tạo an ninh, đào tạo an toàn lao động + PCCC tại nhà máy... ); và cũng có những nội dung tùy thuộc vào nhu cầu đào tạo được xác định từ đầu (đã phân tích ở trên)
Phương pháp đào tạo được lựa chọn cũng được lựa chọn sao cho phù hợp với từng chương trình đào tạo đã lựa chọn. Ví dụ những chương trình đào tạo nội bộ thì phương pháp đào tạo có thể là kèm cặp và chỉ bảo (cán bộ quản lý trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng cho những nhân viên mới vào; những người lao động thuyên chuyển công việc... ); phương pháp thảo luận, thuyết trình và làm việc nhóm... Còn với những chương trình đào tạo học tại các nhà cung cấp bên ngoài thì có những phương pháp như Mô hình hóa hành vi; học thông qua các hội thảo, chuyên đề; học theo các Module; học trực tuyến E-learning; học từ xa v.v... Tuy nhiên có một thực tế là không phải các phương pháp đào tạo được cho là hay và có nhiều ưu điểm, và những khóa đào tạo là bắt buộc thì đều được thực hiện hiệu quả. Ví dụ chương trình đào tạo định hướng đối với nhân viên mới hiện nay của công ty tồn tại những nhược điểm như:
Hình thức đào tạo khá đơn điệu:
Đối với những nhân viên mới làm việc tại văn phòng thường sau khi được cán bộ đào tạo giới thiệu tới các nhân viên khác trong công ty thì sẽ được đào tạo định hướng về văn hóa doanh nghiệp, về thời gian làm việc, nội quy quy định chung tại nơi làm việc v.v... bằng slide và mang tính chất độc diễn nhiều hơn.
Còn đối với nhân viên làm việc tại nhà máy, có nhiều nội dung cần đào tạo thêm như đào tạo về an ninh, bảo mật, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động song hình thức đào tạo lại đơn điệu, không trực quan. Lẽ ra cần được thực hành nhiều hơn nhưng những nội dung đó chỉ được thể hiện dưới dạng lý thuyết.
Nội dung đào tạo chưa được cập nhật thay đổi sao cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh mới của công ty, chưa phong phú, đa dạng và hấp dẫn...
Đây là những nhược điểm cần phải khắc phục bởi đào tạo định hướng đối với mỗi nhân viên mới chính là đem đến cho họ ấn tượng đầu tiên về công ty nơi họ sẽ
sẽ không tốt, có thể sẽ rời bỏ công ty nếu không phù hợp. Sự mất ổn định về nhân sự là điều không một công ty nào mong muốn cả.
Bên cạnh đó, chương trình và phương pháp đào tạo trong quá trình thực hiện còn nhiều hạn chế do chất lượng của nhà cung cấp đào tạo không tốt do người cán bộ phụ trách đào tạo tiến hành lựa chọn và xem xét chưa kỹ càng. Điều này gây nên sự lãng phí về thời gian tham gia, chi phí tham gia khóa đào tạo, lãng phí và ảnh hưởng tới nhịp độ công việc và tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty.
Về lựa chọn và đào tạo giáo viên:
Đối với các khóa đào tạo nội bộ, giáo viên (giảng viên) đào tạo ở đây chính là người quản lý trực tiếp, hoặc người có chuyên môn tay nghề cao, có vốn kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhất định. Khi có kế hoạch về một khóa đào tạo nội bộ liên quan, người giáo viên được lựa chọn sẽ trực tiếp là người truyền đạt và đào tạo. Thực tế cho thấy ở Công ty Cổ phần Thông Minh MK, do tính chất đặc thù của lĩnh vực sản xuất kinh doanh và đặc thù trong sản phẩm nên việc đào tạo nội bộ được ưu tiên là một chính sách và chủ trương đúng đắn. Tuy nhiên, những người giáo viên này mặc dù có kiến thức và kinh nghiệm vững nhưng họ lại không có kỹ năng sư phạm – hay kỹ năng truyền đạt, thuyết trình còn kém. Hơn nữa, chính sách hỗ trợ dành cho những người giảng dạy này (bao gồm phụ cấp chỉ bảo/kèm cặp + số tiền 50.000 vnd cho một tiếng dạy) chưa thực sự có tác dụng khuyến khích, tạo động lực người dạy. Vì quỹ hỗ trợ thấp nên người dạy thường có tâm lý không hào hứng chuẩn bị kỹ càng cho bài giảng cả về nội dung lẫn phương thức truyền đạt. Còn người tham gia học thì cũng không mấy hứng khởi và tiếp thu những lợi ích từ khóa học là không nhiều. Điều này gây nên một sự lãng phí cả về thời gian, chi phí bỏ ra, mà hiệu quả thu về không như mong muốn được. Đây là một hạn chế mà thực sự công ty cần có những giải pháp nhằm thay đổi, nâng cao chất lượng các khóa học nội bộ.
Đối với các khóa học mà nhà cung cấp đào tạo là bên ngoài, việc xem xét giáo viên giảng dạy cũng là một tiêu chí được công ty xem xét kỹ lưỡng và có sự thỏa thuận sao cho phù hợp với tình hình thực tiễn, đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm... của công ty. Sử dụng giảng viên hay chuyên gia đững lớp đào tạo có những ưu
đào tạo về một khóa học, công ty cũng thường trao đổi kỹ càng để người dạy có thể dạy khối lượng kiến thức cũng như kỹ năng sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm nguồn nhân lực của công ty.
Trong quy trình Đào tạo của công ty chưa bổ sung hay đề cập tới, nhưng bước dự trù và xác lập chi phí đào tạo cũng được thực hiện luôn ở giai đoạn chuẩn bị cho đào tạo. Khi xem xét quyết định lựa chọn một khóa đào tạo thì người cán bộ phụ trách đào tạo sẽ xem xét luôn tất cả các yếu tố: Nội dung đào tạo, phương pháp, giảng viên, chi phí cho một người/khóa học, hình thức đào tạo bên ngoài hay tại công ty, thời gian đào tạo... Sau đó người cán bộ phụ trách đào tạo sẽ lập nên danh sách từ 2-3 nhà cung cấp đào tạo trở lên cho khóa học đó, rồi đưa lên cho Giám đốc nhân sự và giám đốc tài chính phê quyệt. Còn kinh phí đào tạo hàng năm đều dựa trên sự cân đối giữa mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty trong năm kế hoạch, chi phí cho các khoản chi tiêu khác, và mức độ ưu tiên đối với bộ phận nào để lên chi phí đào tạo cho năm đó.
(Phụ lục: Kế hoạch đào tạo năm 2008)