Việc dự trữ hàng tồn kho là nhu cầu thông thường đối với mỗi doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải xem xét để cân đối mức dự trữ. Việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là rất quan trọng không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho, dự trữ chiêm tỷ trọng cao trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp mà quan trọng hơn là nhờ có dự trữ tôn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong sản xuất, sử dụng tiết kiệm hợp lý vốn lưu động. Vì thế để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lao động thì rất cần thiết phải nghiên cứu cách thức quản lý hàng tồn kho của Công ty.
Hàng tồn kho của Công ty gồm: nguyên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ trong kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm tồn kho. Để thấy rõ hơn về tình hình quản lý hàng tồn kho của Công ty ta xem xét bảng số liệu.
Bảng 10: Cơ cấu hàng tồn kho của Công ty Dệt 10-10 năm 2009
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch
Lượng (nghìn đồng) Tỷ trọng (%) Lượng (nghìn đồng) Tỷ trọng (%) Lượng (nghìn đồng) Tỷ lệ (%) 1. Nguyên vật liệu tồn kho 76.528.401 27,80 157.852.277 30,22 81.323.876 106,27 2. Công cụ, dụng cụ 790.462 0,29 797.831 0,15 7.469 0,94 3. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 110.155.728 40,02 254.535.522 48,74 144.379.794 131,07 4. Thành phẩm tồn kho 87.773.552 31,89 149.076.280 28,54 61.302.728 69,84 Tổng 275.248.144 100 562.261.909 100 247.013.765 89,74
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán năm 2009)
Qua bảng số liệu ta thấy, hàng tồn kho trong năm 2009 tăng với số lượng lớn. Đầu năm lượng hàng tồn kho là 275.248.144 nghìn đồng, cuối năm 562.261.909 nghìn đồng, tăng 247.013.765 nghìn đồng ứng với tỷ lệ 89,74%. Chính việc này đã làm ứ đọng nguồn vốn lưu động của Công ty. Nhưng với một Công ty lớn với những đơn đặt hàng lớn của nước ngoài thì việc dự trữ tồn kho một khối lượng hàng lớn là việc cần phải làm. Trong khoản hàng tồn kho gồm có nguyên vật liệu tồn kho, công cụ, dụng cụ, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm tồn kho. Cụ thể như sau:
- Nguyên vật liệu tồn kho: Đây là khoản bắt buộc phải có để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, đều đặn. Khoản này luôn chiếm một tỷ trọng khá cao trong hàng tồn kho. Đầu năm 2009 chiếm 27,80% (ứng với lượng 76.528.401 nghìn đồng), cuối năm là 30,22% (ứng với lượng 157.852.277 nghìn đồng). Như vậy trọng năm 2009, nguyên vật liệu tồn kho đã tăng 106,27%. Nguyên nhân là do Công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên cần phải dự trữ nguyên vật liệu nhiều hơn năm trước.
- Công cụ, dụng cụ: đây là khoản chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ trong hàng tồn kho. Đầu năm 2009 chiếm 0,29% (ứng với lượng 790.462 nghìn đồng), cuối năm chiếm 0,15% trong tổng hàng tồn kho (ứng với lượng 797.831nghìn đồng). Như vậy xét về lượng thì công cụ, dụng cụ vẫn tăng thêm 0,94% (tương ứng 7.469 nghìn đồng) nhưng về tỷ trọng thì lại giảm. Điều đó chứng tỏ trong năm 2009, Công ty chỉ đầu tư một lượng nhỏ để mua thêm công cụ, dụng cụ.
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: đầu năm 2009, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của Công ty là 110.155.728 nghìn đồng (chiếm 40,02% hàng tồn kho), cuối năm là 254.535.522 nghìn đồng (chiếm 48,74% hàng tồn kho). Khoản này nhiều hay ít là tùy thuộc vào tiến độ sản xuất của Công ty. Cuối năm 2009 khoản này có số lượng rất lớn, chứng tỏ rằng đầu năm 2010 Công ty sẽ có lượng hàng rất lớn để giao dịch cho khách hàng.
- Thành phẩm tồn kho: đây là lượng hàng dự trữ mà Công ty dùng để đáp ứng những đơn hàng lớn của khách hàng. Khoản này chiếm tỷ trọng lớn trong hàng tồn kho, đầu năm 2009 chiếm 31,89% hàng tồn kho (ứng với lượng 87.773.552 nghìn đồng), cuối năm 2009 chiếm 28,54% hàng tồn kho (ứng với lượng 149.076.280 nghìn đồng) tăng 69,84% (ứng với lượng 61.302.728 nghìn đồng). Như vậy cũng giống với công cụ, dụng cụ thì thành phẩm tồn kho cũng tăng về lượng (tăng 69,84%) nhưng về tỷ trọng trong hàng tồn kho thì lại giảm.
Qua những phân tích ở trên, ta có thể thấy tỷ trọng thành phẩm tồn kho và nguyên vật liệu tồn kho chiếm phần lớn trong tổng vốn hàng tồn kho là một điều hợp lý đối với một công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh như Công ty Cổ phần Dệt 10-10. Dự trữ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, đều đặn. Dự trữ thành phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời và đảm bảo cho công tác bán hàng không bị gián đoạn nhất là với một Công ty mà sản phẩm chủ yếu là xuất khẩu như Công ty Cổ phần Dệt 10-10.
Để đánh giá cụ thể hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty ta sẽ đi phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho qua bảng sau.
Bảng 11: Tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dệt 10-10 năm 2009
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch
Lượng Tỷ lệ (%) 1. Giá vốn hàng bán (1000 đồng) 1.381.982.891 1.987.400.223 605.417.332 43,81 2. Hàng tồn kho bình quân (1000 đồng) 211.135.092 418.755.027 209.377.513 99,17 3. Vòng quay hàng tồn kho (vòng) 6,55 4,75 -1,8 -27,48