B. Tài sản dài hạn 183.983.471 4.Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
3.2.3 Quản lý chặt chẽ nợ phải thu
Các khoản nợ phải thu của Công ty trong thời gian qua chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng Vốn lưu động, do đó làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty. Tính đến ngày 31/12/2009 các khoản nợ phải thu của Công ty là: 115.123.686 nghìn đồng, chiếm 14,48% trong tổng vốn lưu động, trong đó khoản phải thu khách hàng là 108.029.192 nghìn đồng (chiếm 93,83%). Đây là con số rất lớn gây ảnh hưởng đến hiệu quả của việc sử dụng vốn lưu động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Công ty cần chú trọng đến khâu tìm khách hàng: Công ty cần thận trọng hơn trong việc tìm kiếm khách hàng, Công ty không thể vì mục tiêu doanh thu đề ra mà quên đi yếu tố an toàn cần thiết khi lựa chọn bạn hàng. Điều này càng có ý nghĩa khi Công ty tiến hành giao dịch thương mại quốc tế vì nếu không lựa chọn khách hàng cẩn thận trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc phải nhờ đến pháp luật sẽ rất khó khăn và tốn kém nhất là với một công ty sản phẩm chủ yếu để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài như Công ty Cổ phần Dệt 10-10. Việc đôn đốc thu hồi nợ cũng gặp không ít trở ngại nếu khách hàng chây ì, có dấu hiệu trốn nợ. Do vậy biện pháp đầu tiên Công ty cần xem xét là thận trọng tìm kiếm và lựa chọn bạn hàng.
- Công ty cần có điều khoản rõ ràng về các điều khoản thanh toán trong hợp đồng như: phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán,... và yêu cầu các bên phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các khoản đã quy định trong hợp đồng phù hợp với chính sách tài chính quy định. Chẳng hạn nếu thanh toán chậm với thời hạn quy định sẽ chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn hoặc chịu lãi suất quá hạn của Ngân hàng,... Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu trong và ngoài Công ty, sắp xếp các khoản phải thu của khách hàng để tiện theo dõi và có biện pháp đôn đốc khách hàng trả tiền. Đồng thời lập quỹ dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi nhằm xử lý các khoản quá hạn đã lâu mà đối tượng nợ không còn hoặc không có khả năng thanh toán để đảm bảo cho tình hình tài chính của Công ty ổn định và an toàn. Quỹ dự phòng tài chính khó đòi có thể trích từ lợi nhuận để lại trên cơ sở căn cứ vào tính chất nghiêm trọng của các khoản phải thu khó đòi.
- Đối với những bạn hàng mà Công ty nhập nguyên vật liệu của họ, Công ty cần giữ đúng kỷ luật thanh toán nhằm nâng cao uy tín, từ đó sẽ giảm bớt được các khoản trả trước cho người bán. Ngoài ra Công ty cần xây dựng và giữ mối quan hệ tốt với các khách hàng để vừa tiêu thụ được hàng hóa vừa thu hồi được tiền hàng một cách nhanh chóng, có hiệu quả. Đặc biệt là những khách hàng thương xuyên mua hàng với khối lượng lớn, những khách hàng có mối quan hệ tốt trong thanh toán đối với Công ty, Công ty cần ưu tiên bằng cách giao hàng trước thời hạn, hỗ trợ một phần chi phí vận chuyển, thực hiện khuyến mại giảm giá, áp dụng chiết khấu bán hàng,...
- Công ty nên có các khoản ưu đãi với những khách hàng thanh toán sớm. Công ty nên đặt ra tỷ lệ chiết khấu và thời hạn chiết khấu với từng nhóm khách hàng:
+ Đối với khách hàng lớn, có uy tín tín dụng, khách hàng truyền thống của Công ty thì Công ty có thể cấp tín dụng thương mại mức độ ổn định có thể thỏa thuận để giảm bớt khối lượng tín dụng đồng thời có những biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm.
+ Đối với khách hàng mới, Công ty cần thẩm định uy tín tín dụng của khách hàng trên cơ sở kinh nghiệm của các ngân hàng, các công ty đã từng có giao dịch hay là từ phía các cơ quan Nhà nước. Khi thực hành chính sách bán chịu, tùy tình hình cụ thể mà Công ty có thể thương lượng nhằm giảm bớt tiền trả chậm cũng như thời gian trả chậm sao cho ở mức độ có thể chấp nhận được.
- Công ty cần xác định một tỷ lệ chiết khấu hợp lý hơn nữa nhằm khuyến khích các khách hàng có khả năng và điều kiện thanh toán sớm hơn cho Công ty. Xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý phải đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay vốn hiện nay của ngân hàng. Bởi khi khách hàng thanh toán chậm, Công ty phải đi vay vốn ngân hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Do đó, việc Công ty giảm cho khách hàng một tỷ lệ chiết khấu nhất định tính trên tổng số tiền thanh toán mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay ngân hàng để thu hồi vốn vay vẫn có lợi hơn là không thực hiện chiết khấu để khách hàng nợ vốn trong thời gian dài và trong thời gian đó Công ty đi vay vốn ngân hàng với lãi suất cao hơn. Để thấy rõ hơn cách xác định tỷ lệ chiết khấu ta xét ví dụ sau:
Ví dụ: Giả sử Công ty có khoản phải thu cuối năm 2009 là 115 tỷ đồng, Công ty cho khách hàng chậm trong vong 1 tháng, lãi suất vay ngắn hạn của ngân hàng là 1%/tháng.
Nếu khách hàng thanh toán ngay cho Công ty thì Công ty sẽ không phải chịu số lãi là:
115 x 1% = 1,15 (tỷ đồng)
Công ty có thể đưa ra tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng khi họ thanh toán ngay một tỷ lệ nhỏ hơn 1%, giả sử là 0,75% giá trị thanh toán. Khi đó thì số tiền mà Công ty chiết khấu cho khách hàng là:
Như vậy so với việc phải trả lãi ngân hàng khi khách hàng trả chậm, việc Công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu 0,75% giúp cho Công ty không phải bỏ ra khoản tiền là 0,2875 tỷ đồng.
- Công ty cần lập ra một bộ phận thanh toán công nợ phụ trách việc đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn đồng thời có chính sách khen thưởng bộ phận này tích cực hoàn thành công việc được giao.
- Đối với những sản phẩm đã hoàn thành thì Công ty nên sớm xuất khẩu, tránh tình trạng ứ đọng vốn. Thu hồi nợ nhanh sẽ làm các khoản phải thu giảm, vòng quay các khoản phải thu tăng lên, vòng quay vốn tăng lên, vốn lưu động sẽ ít bị tồn đọng trong các khoản phải thu, nhanh chóng chuyến sang các khoản vốn bằng tiền giúp Công ty chi trả các khoản cần thiết.
Thu hồi nợ là vấn đề lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Dệt 10-10 nói riêng cần hết sức chú trọng nhằm làm cho tốc độ luân chuyển vốn lưu động nhanh hơn, sử dụng vốn tiết kiệm hơn và qua đó việc sử dụng vốn lưu động sẽ hiệu quả hơn.
