IV. Các phơng thức thanh toán quốc tế chủ yếu áp dụng
2.4.3. Quy trình nghiệp vụ của phơng thức tín dụng chứng từ
(1). Căn cứ vào hợp đồng mua bán ngoại thơng, ngời nhập khẩu làm đơn yêu cầu mở th tín dụng gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở th tín dụng cho ngời xuất khẩu hởng.
Hai bên phải có sự thống nhất về các điều khoản của L/C (bao gồm thanh toán phí ngân hàng và phơng thức gửi L/C cho ngời hởng), thống nhất về các yêu cầu của ngời hởng (nếu có), về ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo, ngân hàng xác nhận, ngân hàng chiết khấu và ngân hàng thanh toán.
(2). Căn cứ vào nội dung, yêu cầu đơn xin mở L/C, ngân hàng phát hành th tín dụng và gửi cho ngân hàng thông báo. Việc thông báo mở th tín dụng có thể thực hiện bằng đờng bu điện hoặc bằng điện (mạng SWIFT).
(3). Khi nhận đợc thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho ngời xuất khẩu về việc mở th tín dụng đó và khi nhận đợc bản gốc th tín dụng thì chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.
(4). Ngời xuất khẩu nhận đợc L/C do ngân hàng thông báo gửi đến, tiến hành kiểm tra đối chiếu với hợp đồng mua bán ngoại thơng đã ký kết trớc đây. Đây là khâu quan trọng đối với ngời xuất khẩu vì L/C có thể giống và có thể khác hợp đồng, nhng khi thanh toán thì phải thực hiện theo điều khoản L/C. Vì vậy, sau khi kiểm tra chặt chẽ, nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu có khoản nào trong L/C cha phù hợp thì tiến hành đề nghị sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồng.
(5). Sau khi giao hàng, ngời xuất khẩu tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C, xuất trình thông qua ngân hàng đợc chỉ định trong L/C để yêu cầu thơng lợng, chiết khấu hay gửi chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Hồ sơ chứng từ gồm có: phiếu xuất trình chứng từ thanh toán hàng hoá xuất khẩu và các chứng từ cho tiết phù hợp với các điều khoản ghi trong L/C.
(6). Sau khi nhận đợc bộ chứng từ hoàn chỉnh do ngời hởng lập , ngân hàng đ- ợc chỉ định sẽ kiểm tra chứng từ và thanh toán tiền hàng cho khách theo hai cách: chiết khấu truy đòi hoặc thanh toán tiền ngay. Nếu thấy bộ chứng từ không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.
(7). Ngân hàng đợc chỉ định làm thủ tục đòi lại tiền theo chỉ thị của L/C và gửi chứng từ cho ngân hàng mở L/C.
(8). Ngân hàng phát hành trong vòng 7 ngày từ ngày nhận chứng từ phải thông báo cho ngân hàng đợc chỉ định về việc chấp nhận thanh toán hay không.
(9). Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho ngời nhập khẩu chỉ sau khi ngời nhập khẩu chấp nhận thanh toán.
(10). Ngời nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền lại cho ngân hàng mở L/C theo thoả thuận hoàn trả đã ký kết nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.